Dejan Jasnic · Co-fondatore e Compliance Lead, Trusty · Oltre 20 anni in anti-frode & compliance · Consiglio Direttivo ACFE Swiss Chapter
Nell’ottobre 2019 è stata adottata ufficialmente la Direttiva Whistleblowing, che ha segnato una pietra miliare in ambito lavorativo stabilendo nuovi obblighi per l’implementazione di canali di segnalazione interna nelle aziende. L’obiettivo principale di questa normativa è garantire che ogni dipendente disponga di uno strumento che faciliti la divulgazione di possibili infrazioni o irregolarità all’interno dell’azienda, assicurando al contempo la protezione della riservatezza del segnalante.
Sebbene questa direttiva stabilisca linee guida generali per tutta l’Unione Europea, ogni paese ha dovuto recepirla, adattandola alle esigenze particolari del proprio tessuto aziendale.
La Direttiva Whistleblowing nella legge spagnola
In Spagna, questa direttiva trova quindi il suo recepimento nella Legge 2/2023, del 20 febbraio 2023, recante norme sulla protezione delle persone che segnalano violazioni normative e sulla lotta alla corruzione, pubblicata nel BOE del 21 febbraio 2023 e in vigore da marzo dello stesso anno, sebbene con particolarità a seconda delle dimensioni dell’azienda.
Chi è protetto dalla legge spagnola?
La Legge 2/2023 protegge chiunque, in un contesto lavorativo o professionale, abbia ottenuto informazioni su presunti illeciti, sia nel settore pubblico che in quello privato. Nello specifico, la protezione si estende ai seguenti segnalanti:
- Lavoratori dipendenti e autonomi.
- Azionisti, partecipanti, membri dell’organo amministrativo, di gestione o di vigilanza di una società.
- Personale di appaltatori, subappaltatori e fornitori.
- Volontari, stagisti e lavoratori in periodi di formazione, con o senza retribuzione.
- Oltre ai segnalanti, la legge protegge anche:
- Persone fisiche che assistono il segnalante all’interno dell’organizzazione.
- Persone fisiche legate al segnalante che potrebbero subire ritorsioni, come colleghi o familiari.
- Persone giuridiche per le quali il segnalante lavora, con le quali ha qualsiasi tipo di rapporto di lavoro o nelle quali detiene una partecipazione significativa.
Quali aziende sono interessate dalla Legge 2/2023?
Le aziende con 50 o più dipendenti, che avranno l’obbligo di implementare un sistema interno di segnalazione, garantendo simultaneamente la protezione dei segnalanti (che possono includere non solo i dipendenti).
Come redatto nel BOE, le aziende hanno avuto un periodo di 3 mesi per adeguarsi dall’entrata in vigore della legge, con due scadenze a seconda delle dimensioni della forza lavoro:
- Le aziende con più di 249 lavoratori dovevano essere adeguate a partire dal 13 giugno 2023.
- Le aziende con un numero di lavoratori compreso tra 50 e 249 dovevano essere adeguate a partire dal 1° dicembre 2023.
In altre parole, tutte le aziende devono già essere conformi a tutti i precetti della direttiva europea e della norma nazionale.
Quali sono le principali novità introdotte dalla legge rispetto alla direttiva?
Questa legge sviluppa le disposizioni della direttiva e incorpora alcune nuove caratteristiche.
- La legge amplia l’ambito delle comunicazioni protette (violazioni del diritto dell’Unione Europea; materie specifiche elencate nell’Allegato I della Direttiva Whistleblowing; materie che interessano gli interessi finanziari dell’Unione e il mercato interno; illeciti amministrativi gravi o molto gravi; o reati penali) e obbliga gli enti pubblici e privati con 50 o più dipendenti a implementare canali di segnalazione interna.
- Inoltre, richiede l’effettivo trattamento e l’integrazione di tutti i canali in un unico sistema interno, rispettando garanzie e diritti minimi e consentendo denunce anonime.
- Stabilisce la creazione di un’Autorità Indipendente per la Protezione del Segnalante e legittima la divulgazione pubblica delle violazioni in determinati casi.
- Richiede inoltre all’organo di gestione di designare un responsabile del sistema interno e offre misure di protezione, incluso il sostegno finanziario al segnalante.
Quali sono i principali obblighi delle aziende ai sensi di questa legge?
Le aziende dovrebbero informare e pubblicizzare l’uso del canale interno e i principi cardine della sua procedura di gestione. Se l’azienda dispone di un sito web, il canale dovrebbe essere visibile nella home page, in una sezione separata e facilmente identificabile.
Quali violazioni possono essere segnalate ai sensi di questa legge?
La legge spagnola va oltre la Direttiva Whistleblowing e, oltre alle infrazioni del diritto UE menzionate nella Direttiva, consente la segnalazione di qualsiasi infrazione penale o amministrativa grave o molto grave dell’ordinamento giuridico spagnolo, specialmente quelle che causano danni economici all’Erario e alla Previdenza Sociale.
L’informazione o la comunicazione deve essere effettuata in buona fede e onestamente, sulla base di ragionevoli motivi circa la veridicità della possibile infrazione, e deve rientrare nell’ambito di applicazione della Legge.
Tuttavia, la Legge 2/2023 esclude espressamente dal suo ambito di applicazione i casi regolati da normative specifiche, gli obblighi di protezione del segreto professionale e le informazioni classificate.
Qual è il termine massimo per l'indagine sulla denuncia?
L’azienda deve confermare la ricezione dell’informazione o della comunicazione al segnalante entro 7 giorni dal ricevimento.
L’indagine sulle denunce ricevute non dovrebbe superare i 3 mesi, anche se questo periodo può essere esteso a 6 mesi in casi eccezionalmente complessi.
Attraverso quali canali possono essere segnalate le violazioni?
Non esiste un unico canale di informazione, ma le comunicazioni su infrazioni o irregolarità possono essere canalizzate attraverso vari mezzi:
- Il canale interno dell’azienda.
- Il canale esterno, ovvero l’Autorità Indipendente per la Protezione del Segnalante (AIPI).
Divulgazione pubblica su piattaforme web, social network, media, ecc., quando i canali interni o esterni non hanno funzionato correttamente, vi è una minaccia imminente per l’interesse pubblico, o vi è il rischio di ritorsioni o mancanza di trattamento efficace.
Chi è responsabile della creazione di questo sistema all'interno dell'azienda?
L’organo di gestione dell’azienda è responsabile dell’implementazione del sistema, previa consultazione con la rappresentanza legale dei dipendenti.
Il sistema deve includere un responsabile nominato dall’organo di gestione, che deve essere un dirigente dell’azienda e agire in modo indipendente. Questa funzione può essere svolta dal compliance officer.
Qual è il regime sanzionatorio e quali sono le sanzioni previste?
Il regime sanzionatorio stabilito dalla Legge è specifico e contempla multe per persone fisiche o giuridiche che commettono infrazioni tipizzate, con l’Autorità Indipendente che ha il potere di imporre tali sanzioni.
Le infrazioni gravi includono la mancata implementazione del sistema interno di segnalazione o ritorsioni contro i segnalanti, con multe significative fino a 300.000 euro per le persone fisiche e fino a 1.000.000 di euro per le persone giuridiche (con una multa minima di 30.001 euro per le persone fisiche e 600.001 euro per le persone giuridiche). Le multe per infrazioni molto gravi superiori a 600.001 € imposte alle persone giuridiche potrebbero essere pubblicate nella Gazzetta Ufficiale dello Stato dopo che la risoluzione amministrativa diventa definitiva.
Allo stesso modo, possono essere applicate sanzioni accessorie come ammonizioni, divieto di ottenere sovvenzioni o benefici fiscali con un limite fino a 4 anni e divieto di contrattare con il settore pubblico per un massimo di 3 anni.
L’assenza del sistema interno di segnalazione può influire anche sulla responsabilità penale delle persone giuridiche ai sensi dell’articolo 31 bis del Codice Penale. Inoltre, l’inosservanza di queste normative potrebbe comportare sanzioni amministrative in termini di protezione dei dati.
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Domande frequenti
Chiunque ottenga informazioni su presunti illeciti in un contesto lavorativo o professionale: lavoratori dipendenti e autonomi, azionisti e membri del consiglio di amministrazione, personale di appaltatori, subappaltatori e fornitori, volontari, stagisti e tirocinanti, oltre a persone che assistono il segnalante, persone collegate che potrebbero subire ritorsioni e le persone giuridiche per cui lavorano.
Aziende con 50 o più dipendenti. Quelle con più di 249 lavoratori entro il 13 giugno 2023, quelle con 50-249 lavoratori entro il 1° dicembre 2023.
La ricezione deve essere confermata entro 7 giorni e l'indagine non deve superare i 3 mesi, prorogabili a 6 mesi in casi eccezionalmente complessi.
Per infrazioni gravi come la mancata implementazione del sistema o ritorsioni, multe fino a 300.000 euro per le persone fisiche e fino a 1.000.000 di euro per le persone giuridiche, con sanzioni accessorie come il divieto di sovvenzioni o benefici fiscali fino a 4 anni e di contratti pubblici fino a 3 anni.
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