Questi sono gli otto errori del programma di compliance che vediamo più spesso, e come evitare ciascuno di essi.

Un programma di compliance esiste per tenere l’azienda lontana dalla responsabilità penale e amministrativa e per dimostrare a clienti, revisori e autorità che l’attività rispetta le regole. La maggior parte dei programmi fallisce in silenzio: non perché le policy siano sbagliate, ma per una manciata di errori del programma di compliance che si ripetono.

1. Lasciare invecchiare il programma

Le leggi cambiano ogni anno: tutela del whistleblower, due diligence nella catena di fornitura, protezione dei dati, sanzioni. Un programma che non viene rivisto almeno una volta all’anno si allontana dagli obblighi per cui è stato costruito. Metta la revisione in calendario e registri che cosa è cambiato.

2. Policy che nessuno capisce

Le linee guida scritte in linguaggio giuridico non vengono lette. Usi parole semplici, policy brevi e una sintesi di una pagina per ogni documento. La Compliance App pubblica ogni policy con la sua sintesi e nella lingua del dipendente.

3. Saltare la valutazione dei rischi specifica dell’azienda

Uno degli errori del programma di compliance più gravi è una lista di rischi generica. Individui i rischi del Suo settore, dei Suoi mercati e dei Suoi processi, li classifichi e lasci che la classifica decida dove collocare i controlli.

4. Nessun impegno della direzione e dei responsabili di funzione

La direzione dà il tono dall’alto. I responsabili di funzione lo traducono in pratica nei loro reparti. Se uno dei due livelli tratta la compliance come una formalità legale, lo faranno anche i dipendenti.

5. Nessun canale di segnalazione

I dipendenti hanno bisogno di un modo sicuro per segnalare le irregolarità. Nell’UE, le aziende con 50 o più dipendenti devono gestire un canale interno ai sensi della direttiva (UE) 2019/1937 e del D.Lgs. 24/2023. Un canale di whistleblowing è il controllo che permette ai problemi di emergere prima all’interno dell’azienda.

6. Confondere la formazione con la sensibilizzazione

La formazione insegna le regole e le procedure. La sensibilizzazione costruisce la cultura che porta le persone ad applicarle. Servono entrambe: un corso con certificato e promemoria regolari sul perché è importante.

7. Trascurare la due diligence sulle terze parti

Fornitori, agenti e partner portano in azienda rischi di sanzioni, corruzione e diritti umani. Li verifichi prima di firmare e li ricontrolli con regolarità: QuickScreen360 esegue i controlli su sanzioni, PEP e adverse media in pochi minuti.

8. Affidarsi a una compliance di facciata

Un programma generico comprato a scaffale e mai adattato è l’ultimo degli errori del programma di compliance di questa lista, e il più comune. Un programma efficace è calibrato sui rischi propri dell’azienda, documentato e testato.

Evitare questi otto errori del programma di compliance non richiede un grande reparto. Richiede policy chiare, dipendenti formati, un canale di segnalazione funzionante e partner verificati, il tutto tenuto aggiornato.