Dejan Jasnic · Co-fondatore e Compliance Lead, Trusty · Oltre 20 anni di esperienza in antifrode e compliance · Membro del consiglio direttivo dell’ACFE Swiss Chapter
Nell’ottobre del 2019 è stata pubblicata ufficialmente la Direttiva Whistleblowing, che rappresenta un progresso significativo nell’ambito del lavoro, imponendo nuovi obblighi per la creazione di canali interni di segnalazione nelle aziende. Questa normativa mira principalmente ad assicurare che ogni dipendente disponga di un meccanismo per informare su possibili infrazioni o irregolarità all’interno dell’organizzazione, proteggendo al contempo la riservatezza del segnalante.
Sebbene la direttiva stabilisca linee guida comuni per tutta l’Unione Europea, ogni Paese deve recepirla a modo suo, adattandola alle caratteristiche specifiche del suo ambiente aziendale. Nell’articolo di oggi analizziamo la trasposizione della direttiva alla legge polacca.
La Direttiva Whistleblowing nella legge polacca
In Polonia, infatti, questa direttiva viene recepita dalla Ustawa o ochronie sygnalistów, legge che è stata pubblicata nella Gazzetta ufficiale il 24 giugno 2024. Ma quali novità porta questa legge rispetto alla direttiva europea? Abbiamo consultato alcuni studi legali polacchi per conoscere gli aspetti principali di questa normativa.
Chi tutela la legge polacca?
Così come recita l’articolo 4, la legge considera come “segnalanti” i dipendenti, il personale temporaneo, le persone che svolgono un’attività lavorativa su una base diversa da quella di un rapporto di lavoro, i datori di lavoro, i rappresentanti legali, i soci e gli azionisti, e persino i tirocinanti, i volontari e gli apprendisti, tra gli altri.
A quali imprese si applica la legge?
L’articolo 23 della legge stabilisce che tali disposizioni si applicano a un ente giuridico per il quale almeno 50 persone svolgono un’attività lavorativa retribuita al 1° gennaio o al 1° luglio di un determinato anno. Questa soglia minima di 50 dipendenti non si applica agli enti giuridici che svolgono attività nel campo dei servizi, prodotti e mercati finanziari, della lotta contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo, della sicurezza dei trasporti e della protezione ambientale, che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti giuridici dell’Unione Europea. Inoltre, non si applicherà nemmeno alle unità organizzative di un comune o distretto con meno di 10.000 abitanti.
Quali ambiti di tutela sono esclusi dalla Direttiva Whistleblowing?
Questa Legge non si applica alle informazioni coperte da norme sulla protezione delle informazioni classificate e ad altre informazioni non soggette a divulgazione ai sensi della normativa di applicazione generale per motivi di sicurezza pubblica. Non si applica nemmeno al segreto professionale nelle professioni mediche e legali, al segreto delle deliberazioni giudiziarie, né ai procedimenti penali per quanto riguarda la riservatezza delle indagini e delle udienze a porte chiuse. Allo stesso modo, non si applica nemmeno alle violazioni della normativa sui contratti di difesa e sicurezza.
Qual è la procedura per segnalare le violazioni?
Questa questione è disciplinata dall’articolo 24 della legge, che stabilisce che l’ente giuridico deve istituire una procedura interna per la segnalazione e il monitoraggio delle violazioni della legge. Pertanto, un ente con meno di 50 dipendenti può istituire una procedura interna di segnalazione. Tuttavia, prima di istituire la procedura interna di segnalazione, l’ente dovrà consultare:
1) Un’organizzazione sindacale dell’azienda o le organizzazioni sindacali se nell’ente giuridico è presente più di un’organizzazione sindacale, oppure
2) I rappresentanti delle persone che lavorano per l’ente giuridico, selezionati secondo la procedura adottata dall’ente giuridico, qualora non vi sia alcuna organizzazione sindacale dell’azienda.
Quanto dura la procedura?
Le suddette consultazioni devono durare almeno 5 giorni e non più di 10 giorni dalla data di presentazione della bozza della procedura interna di segnalazione. Tale procedura interna di segnalazione entra in vigore 7 giorni dopo essere stata resa nota alle persone che svolgono un’attività lavorativa secondo le modalità accettate dall’ente giuridico.
L’ente giuridico deve comunicare a una persona che fa domanda di assunzione sulla base di un rapporto di lavoro o di un altro rapporto giuridico che comporti la prestazione di lavoro o servizi o lo svolgimento di una funzione o servizio, le informazioni sulla procedura interna di segnalazione all’inizio
del processo di assunzione o delle trattative precontrattuali.
Quali sono i requisiti specifici della procedura interna di segnalazione?
La procedura interna di segnalazione deve specificare quanto segue:
1) Un ente interno o una persona all’interno della struttura organizzativa dell’ente giuridico, oppure un organismo esterno autorizzato dall’ente giuridico a ricevere le segnalazioni interne;
2) Le modalità per la trasmissione delle segnalazioni interne da parte del segnalante, insieme al suo indirizzo postale o indirizzo e-mail;
(3) Un ente o una persona imparziale all’interno della struttura organizzativa dell’ente giuridico, responsabile del monitoraggio, inclusa la verifica della segnalazione interna e l’ulteriore comunicazione con il
whistleblower;
4) La procedura per la gestione delle informazioni sulle violazioni segnalate in forma anonima;
5) L’obbligo di confermare la ricezione della dichiarazione interna entro 7 giorni dal ricevimento, a meno che il segnalante non abbia fornito l’indirizzo di contatto a cui inviare la conferma;
6) Un periodo massimo per il riscontro al segnalante, che non deve superare i 3 mesi dalla data di conferma della ricezione della segnalazione interna oppure, qualora la conferma di cui al punto 5 non venga fornita, 3 mesi dopo che siano trascorsi 7 giorni dalla data della segnalazione interna, a meno che il segnalante non abbia fornito l’indirizzo di contatto a cui deve essere inviato il riscontro;
7) Informazioni comprensibili e facilmente accessibili su come presentare segnalazioni esterne al Difensore civico o alle autorità pubbliche e, se del caso, alle istituzioni, agli organi, agli uffici o alle agenzie dell’Unione Europea.
Quali sono le modalità di trasmissione delle segnalazioni?
Possono essere orali o scritte.
Richiesta scritta: la richiesta scritta può essere presentata in formato cartaceo o elettronico.
Richiesta orale: la notifica orale può essere effettuata telefonicamente o tramite mezzi di comunicazione elettronici. Una segnalazione orale effettuata tramite una linea telefonica registrata o un altro sistema di
comunicazione vocale registrata deve essere documentata con il consenso del segnalante sotto forma di registrazione della conversazione che ne consenta il recupero, oppure di trascrizione completa e accurata della conversazione. Inoltre, una segnalazione orale effettuata tramite una linea telefonica non registrata o un altro sistema di comunicazione vocale non registrata deve essere documentata sotto forma di verbale della conversazione, che ne riproduca fedelmente lo svolgimento.
Il segnalante può verificare, correggere e contestare la trascrizione del colloquio o il verbale del colloquio firmandolo. Il segnalante può inoltre richiedere che la segnalazione orale venga effettuata in un incontro di persona, organizzato entro 14 giorni dal ricevimento di tale richiesta.
Come viene tutelato il whistleblower?
Il segnalante non sarà soggetto a ritorsioni o a tentativi o minacce di ritorsione. L’articolo 51 della legge stabilisce che un whistleblower che effettua una divulgazione pubblica è tutelato se effettua:
1) una segnalazione interna seguita da una segnalazione esterna, prima a un ente giuridico e poi a un’autorità pubblica, entro il termine stabilito nella procedura interna per fornire un riscontro, e successivamente in assenza di un adeguato seguito o riscontro entro il termine stabilito dalla procedura dell’autorità pubblica esterna, oppure
2) una segnalazione esterna immediata, nel caso in cui l’autorità pubblica non fornisca un adeguato seguito o riscontro entro il termine stabilito nella sua procedura esterna. Un whistleblower che effettua una divulgazione pubblica sarà tutelato anche quando ha fondati motivi di ritenere che:
1) la violazione possa costituire una minaccia diretta o manifesta per l’interesse pubblico, in particolare quando sussiste il rischio di un danno irreparabile, oppure
2) la segnalazione esterna possa comportare ritorsioni nei confronti del whistleblower, oppure
3) qualora venga effettuata una segnalazione esterna, la violazione difficilmente possa essere efficacemente contrastata a causa delle circostanze specifiche del caso, come la possibilità di occultare o distruggere le prove, l’esistenza di collusione tra l’autorità pubblica e l’autore della violazione, o il coinvolgimento dell’autorità pubblica nella violazione stessa.
Protezione dei dati e riservatezza
L’articolo 27 della legge stabilisce che l’ente giuridico deve garantire che la procedura interna di whistleblowing e il trattamento dei dati personali relativi alla ricezione delle segnalazioni impediscano l’accesso non autorizzato alle informazioni oggetto della segnalazione e garantiscano la tutela della riservatezza dell’identità del whistleblower, della persona interessata e del terzo identificato nella segnalazione.
Solo le persone autorizzate per iscritto dall’ente giuridico possono essere ammesse a ricevere e verificare le segnalazioni interne, monitorare e trattare i dati personali.
Le persone autorizzate sono tenute a mantenere la riservatezza riguardo alle informazioni e ai dati personali ottenuti nell’ambito della ricezione e verifica delle segnalazioni interne e nello svolgimento delle azioni di follow-up, anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro o di un altro rapporto giuridico nell’ambito del quale hanno svolto tale attività.
Il segnalante può presentare una segnalazione esterna?
Sì, il segnalante può presentare una segnalazione esterna senza aver precedentemente presentato una segnalazione interna. Le segnalazioni esterne possono essere accettate dal Difensore civico o da un’autorità pubblica.
Il Difensore civico e l’autorità pubblica sono responsabili in modo indipendente in relazione ai dati personali contenuti in una segnalazione esterna accettata da tali autorità. Queste figure agiranno in conformità con le disposizioni degli articoli 31 e seguenti della legge.
Inoltre, ai sensi dell’articolo 33, l’autorità pubblica deve istituire una procedura per la ricezione e il follow-up delle segnalazioni esterne, che determini, in particolare, la procedura per la gestione delle informazioni sulle violazioni segnalate in forma anonima. Ai sensi dell’articolo 35, per un follow-up e un riscontro efficaci, il segnalante deve fornire un indirizzo di contatto. Inoltre, la segnalazione esterna può essere effettuata anche in forma orale o scritta.
? Richiesta scritta: può essere effettuata su carta, all’indirizzo di corrispondenza indicato dal Difensore civico o dall’autorità pubblica che riceve la notifica. Anche per via elettronica, all’indirizzo e-mail o alla casella di posta elettronica, oppure all’indirizzo di servizio elettronico indicato dal Difensore civico o dall’autorità pubblica che riceve la notifica, o tramite
un modulo online o un’applicazione designata dall’autorità pubblica come competente a ricevere segnalazioni per via elettronica.
Il Difensore civico o l’autorità pubblica che ha accettato la segnalazione esterna deve, senza indugio, ma non oltre 7 giorni dal ricevimento della segnalazione, inviare al segnalante una conferma della sua accettazione, a meno che il segnalante non abbia espressamente richiesto diversamente o che il Difensore civico o l’autorità pubblica abbiano fondati motivi di ritenere che confermare il ricevimento della segnalazione comprometterebbe la tutela della riservatezza dell’identità del segnalante.
Da parte loro, il Difensore civico o un’autorità pubblica possono chiedere al segnalante, al suo indirizzo di contatto, chiarimenti o informazioni aggiuntive che potrebbero essere in loro possesso. Se il whistleblower si oppone o se ciò potesse compromettere la tutela della riservatezza della sua identità, il
Difensore civico o un’autorità pubblica si asterranno dal richiedere chiarimenti o informazioni aggiuntive.
Infine, il Difensore civico o un’autorità pubblica devono, senza indebito ritardo, inoltrare le informazioni contenute nella segnalazione esterna alle pertinenti istituzioni, organi, uffici o agenzie dell’Unione Europea ai fini del follow-up, come previsto da tali istituzioni, organi, uffici o agenzie, laddove ciò sia previsto dalle disposizioni pertinenti.
Come sono strutturati i canali di segnalazione esterna?
Questa questione è disciplinata dall’articolo 42 della legge. I canali di comunicazione adottati dal Difensore civico e da un’autorità pubblica per la gestione delle segnalazioni esterne devono essere indipendenti dai canali di comunicazione utilizzati nello svolgimento ordinario delle loro attività.
Inoltre, devono garantire l’integrità, la riservatezza e la protezione dei dati, compresa la protezione contro l’accesso da parte di persone non autorizzate. Allo stesso modo, devono consentire che le informazioni vengano conservate in modo durevole, per permettere eventuali ricerche successive.
Altri aspetti rilevanti relativi alle segnalazioni esterne
L’autorità pubblica deve, per ogni anno solare, predisporre una relazione contenente statistiche sulle segnalazioni esterne, tra cui:
1) il numero di segnalazioni esterne accettate;
2) il numero di indagini e procedimenti avviati a seguito di segnalazioni esterne accettate e i dati sui risultati di tali indagini;
3) il danno patrimoniale stimato, se presente, e gli importi recuperati a seguito di procedimenti relativi a violazioni della legge oggetto della segnalazione esterna, qualora l’autorità pubblica disponga di tali dati.
Inoltre, il Difensore civico, sulla base delle relazioni delle autorità pubbliche, predispone una relazione per l’anno solare in questione e la invia al Sejm, al Senato e alla Commissione Europea entro e non oltre il 31 dicembre dell’anno successivo a quello cui la relazione si riferisce.
La relazione verrà pubblicata sul sito web del Difensore civico nel Bollettino di Informazione Pubblica.
Il Consiglio dei Ministri, previa consultazione del Difensore civico, stabilisce, mediante regolamento, il modello del modulo per la relazione di cui al paragrafo 1, tenendo conto dell’ambito dei dati richiesti, della necessità di garantire che le informazioni presentate siano complete e trasparenti, e di semplificare l’aggregazione dei dati.
Come può essere presentata la segnalazione esterna?
Come previsto dall’articolo 48, l’autorità pubblica deve includere sul proprio sito web, nel Bollettino di Informazione Pubblica, in una sezione separata, facilmente accessibile e chiaramente individuabile e in modo comprensibile per il segnalante, in particolare, informazioni su:
1) i dati di contatto che consentono di presentare la segnalazione esterna, in particolare l’indirizzo postale, l’indirizzo e-mail, l’indirizzo per il servizio elettronico, l’indirizzo separato per la casella di posta elettronica, l’indirizzo Internet in cui si trova il modulo, oppure un numero di telefono, indicando se le conversazioni vengono registrate;
2) le condizioni per la tutela del whistleblower;
3) la procedura da seguire in caso di segnalazione esterna, compreso il modulo necessario per chiarire le informazioni oggetto della segnalazione o per fornire informazioni aggiuntive;
4) il termine per il riscontro e il tipo e il contenuto di tale riscontro;
5) le norme sulla riservatezza applicabili alla segnalazione esterna.
Qual è il regime sanzionatorio e quali sono le sanzioni previste?
Le sanzioni per l’inosservanza dei requisiti della legge sono disciplinate dall’articolo 54 della legge.
Stabilisce che chiunque, nel desiderio che un’altra persona non effettui una segnalazione, impedisca o ostacoli in modo significativo tale persona dal farlo, è soggetto a una multa, alla limitazione della libertà personale, o
alla reclusione fino a un anno.
E se, inoltre, a tal fine vengono utilizzati violenza, minacce o inganno nei confronti di un’altra persona, è punibile con la reclusione fino a tre anni.
Allo stesso modo, chiunque adotti ritorsioni nei confronti di un whistleblower, di una persona che assiste nella segnalazione o di una persona associata al whistleblower, è soggetto a una multa, alla restrizione della libertà personale o alla reclusione fino a due anni. Se l’autore dell’atto agisce in modo persistente, sarà punito con la reclusione fino a tre anni.
Chiunque, contrariamente alle disposizioni della Legge, riveli l’identità del segnalante, della persona che assiste nella segnalazione o di una persona associata al segnalante, è soggetto a una
multa, alla restrizione della libertà personale o alla reclusione fino a un anno.
Chiunque effettui una segnalazione o una divulgazione pubblica sapendo che non vi è stata alcuna violazione della legge, è soggetto a una multa, alla pena della restrizione della libertà personale o alla reclusione fino a due anni.
Chiunque, essendo responsabile dell’istituzione della procedura interna di segnalazione, contravvenga alle disposizioni della Legge, non la istituisca o la istituisca in grave difformità rispetto ai requisiti della Legge, sarà punito con una multa.
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Letture correlate: Nuova legge sul whistleblowing in Polonia: implicazioni e sfide per le aziende polacche e Il ruolo fondamentale dei canali di whistleblowing nella lotta alla corruzione.
Domande frequenti
La Legge del 14 giugno 2024 sulla protezione dei whistleblower (Ustawa o ochronie sygnalistów), pubblicata nella gazzetta ufficiale il 24 giugno 2024. Stabilisce chi è tutelato, quali enti devono adottare una procedura interna, come vengono gestite le segnalazioni e le sanzioni per la non conformità.
Ai sensi dell'articolo 23, gli enti giuridici per i quali almeno 50 persone svolgono un'attività lavorativa retribuita al 1° gennaio o al 1° luglio di un determinato anno. La soglia non si applica agli enti attivi nei servizi, prodotti e mercati finanziari, nella lotta al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo, nella sicurezza dei trasporti e nella protezione ambientale.
La ricezione deve essere confermata entro 7 giorni, a meno che il segnalante non abbia fornito alcun indirizzo di contatto, e il riscontro deve seguire entro 3 mesi dalla conferma. Prima dell'adozione della procedura, il sindacato o i rappresentanti dei lavoratori devono essere consultati per almeno 5 e al massimo 10 giorni, e la procedura entra in vigore 7 giorni dopo essere stata resa nota al personale.
Impedire o ostacolare in modo significativo una segnalazione è punibile con una multa, la restrizione della libertà personale o la reclusione fino a un anno, o fino a tre anni qualora vengano utilizzati violenza, minacce o inganno. Le ritorsioni comportano fino a due anni, o tre se persistenti. La divulgazione dell'identità di un whistleblower comporta fino a un anno, una segnalazione consapevolmente falsa fino a due anni, e la mancata istituzione di una procedura interna conforme è punibile con una multa.
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