Requisiti del canale di segnalazione secondo la CSDDD

La direttiva stabilisce diversi requisiti che le aziende devono soddisfare per garantire che il proprio canale di segnalazione sia efficace e allineato agli obiettivi di sostenibilità.

Ecco gli aspetti più importanti:

• Accessibilità. Il canale di segnalazione deve essere accessibile a tutti gli stakeholder (dipendenti, fornitori, ecc.).
• Protocollo d’uso. È necessario sviluppare regolamenti o protocolli che spieghino quali situazioni possono essere segnalate attraverso il canale, come farlo e cosa aspettarsi dal processo. Dovrebbero essere fornite informazioni anche su ciò che non può essere comunicato attraverso questo canale e sulle conseguenze di segnalazioni false.
• Riservatezza e anonimato del segnalante. Meccanismi per garantire che le informazioni fornite siano gestite con discrezione, al fine di evitare ritorsioni nei confronti del segnalante.
• Indipendenza e neutralità. È fondamentale che il canale di segnalazione sia gestito in modo indipendente, preferibilmente da un ente esterno o da un dipartimento specializzato all’interno dell’azienda, per garantirne l’imparzialità.
• Segnalazioni scritte e verbali. Il canale di whistleblowing deve consentire la presentazione di segnalazioni sia in forma scritta che verbale. A tal fine, è possibile predisporre un indirizzo email dedicato o una casella vocale, oppure utilizzare un software che integri queste funzioni.
• Registrazione e conferma di ricezione. I segnalanti devono sempre essere informati che la loro segnalazione è stata ricevuta e registrata, nel rispetto del termine di 7 giorni previsto a tale scopo. Il responsabile deve inviare la conferma di ricezione e trasmettere alla Procura della Repubblica le segnalazioni in cui vi siano indizi o certezza che sia stato commesso un reato previsto dal Codice Penale.
• Procedura per la cancellazione dei dati personali. È necessario stabilire un protocollo per l’eliminazione delle segnalazioni e la cancellazione dei dati personali in conformità con la normativa sulla protezione dei dati.
• Revisione periodica. Il canale di whistleblowing, insieme ai relativi protocolli e procedure, deve essere sottoposto a revisioni periodiche per valutarne l’efficacia, individuare eventuali problemi e correggerli. Queste revisioni possono essere interne, sebbene audit esterni garantiscano una maggiore indipendenza e obiettività.
• Sanzioni. L’organizzazione deve prevedere un sistema disciplinare collegato al canale di segnalazione per sanzionare condotte illecite o violazioni delle regole interne, sempre nei limiti consentiti dal diritto del lavoro.

In sintesi, la Direttiva relativa al dovere di diligenza delle imprese ai fini della sostenibilità (CSDDD) rappresenta un passo significativo verso la creazione di un ambiente imprenditoriale più responsabile e trasparente. L’istituzione di un canale di segnalazione efficace è uno degli elementi chiave di questa normativa, e la sua corretta implementazione può fare la differenza nella capacità delle aziende di gestire i rischi e rispettare i propri impegni in materia di sostenibilità.

Le aziende che adottano un approccio proattivo e allineano i propri canali di segnalazione ai requisiti della direttiva non solo adempiranno ai propri obblighi legali, ma rafforzeranno anche la propria reputazione e costruiranno relazioni più solide con i propri stakeholder. La sostenibilità non è solo una tendenza, è una necessità, e gli strumenti giusti possono rendere questa transizione efficace e vantaggiosa per tutti.