Dejan Jasnic · Cofundador e Responsável de Compliance, Trusty · Mais de 20 anos em antifraude e compliance · Membro da direção do ACFE Swiss Chapter
Uma política de denúncia que cumpra a legislação da UE deve abranger dez elementos: quem pode denunciar, o que pode ser denunciado, como denunciar, quem gere as denúncias, confidencialidade, prazos, proteção contra retaliação, denúncia externa, proteção de dados e conservação de registos. O modelo abaixo fornece-lhe o texto para cada um deles.
Copie-o, substitua o texto entre parênteses retos e adapte-o a cada país onde empregue 50 ou mais trabalhadores.
Uma política de denúncia é um documento escrito que explica às pessoas como denunciar irregularidades no trabalho e como a organização irá gerir a denúncia e proteger quem a fez. Também é designada por política de denunciantes, política de “speak-up” ou procedimento de denúncia interna.
Na prática, sim. A Diretiva (UE) 2019/1937 exige que os empregadores com 50 ou mais trabalhadores disponham de procedimentos de denúncia interna e seguimento, e que forneçam informações claras e facilmente acessíveis sobre os mesmos. Uma política escrita é a forma de cumprir ambos os deveres e provar que o fez.
Algumas leis nacionais são mais explícitas. A Ley 2/2023 de Espanha, por exemplo, exige uma política publicada e um procedimento para a gestão de denúncias. Para uma visão geral das regras, consulte o nosso guia sobre a legislação de denúncia na UE.
O que deve incluir uma política de denúncia?
Uma política de denúncia deve incluir dez elementos, cada um associado a um artigo da Diretiva da UE relativa à proteção de denunciantes. Utilize esta tabela como uma lista de verificação para a sua política atual.
funciona na prática
Cada promessa da sua política, integrada no canal. A Trusty oferece-lhe denúncias por escrito e por voz, uma caixa de entrada anónima bidirecional, acesso baseado em funções e acompanhamento de prazos, além de políticas de conformidade prontas a utilizar. O seu primeiro canal fica pronto em menos de cinco minutos.
Elemento | O que a política deve indicar | Diretiva |
|---|---|---|
1. Quem pode denunciar | Colaboradores e todos os outros com uma ligação profissional, incluindo prestadores de serviços, candidatos e ex-trabalhadores | Artigo 4.º |
2. O que pode ser denunciado | As infrações abrangidas, com exemplos, e o que deve ser encaminhado para os canais de RH | Artigo 2.º |
3. Como denunciar | Os canais disponíveis, por escrito, oralmente ou ambos, e o direito a solicitar uma reunião | Artigo 9.º, n.º 2 |
4. Quem gere as denúncias | A pessoa ou equipa imparcial que recebe e faz o seguimento das denúncias | Artigo 9.º, n.º 1, alínea c) |
5. Confidencialidade | Que a identidade do denunciante é protegida e quem pode aceder a uma denúncia | Artigo 16.º |
6. Prazos | Confirmação de receção em 7 dias e retorno de informação em 3 meses | Artigo 9.º, n.º 1, alíneas b) e f) |
7. Proteção contra retaliação | Que a retaliação é proibida e o que fazer se esta ocorrer | Artigos 19.º e 21.º |
8. Denúncia externa | Como denunciar à autoridade nacional competente | Artigo 9.º, n.º 1, alínea g) |
9. Proteção de dados | Como os dados pessoais são tratados ao abrigo do RGPD | Artigo 17.º |
10. Conservação de registos | Como as denúncias são documentadas e durante quanto tempo são conservadas | Artigo 18.º |
As empresas com 50 ou mais trabalhadores podem configurar o software de denúncias da Trusty em minutos, a partir de 49 € por mês.
Modelo de política de denúncia
Este modelo abrange todos os dez elementos. Substitua o texto entre parênteses retos e, em seguida, submeta-o a revisão face à legislação nacional de cada país onde o utilizar.
1. Objetivo
A [Nome da empresa] pretende ter conhecimento de irregularidades atempadamente para poder agir. Esta política explica como comunicar uma preocupação, como a gerimos e como o protegemos.
2. Quem pode denunciar
Esta política aplica-se a colaboradores, gestores, membros do conselho de administração, acionistas, estagiários, voluntários, candidatos a emprego, ex-trabalhadores, prestadores de serviços, fornecedores e respetivo pessoal.
3. O que pode denunciar
Pode denunciar uma infração da lei, real ou suspeita, de que tenha tido conhecimento através do seu trabalho com a [Nome da empresa]. Os exemplos incluem fraude, corrupção, branqueamento de capitais, infrações ao direito da concorrência, riscos para a saúde e segurança, danos ambientais, violações da proteção de dados, problemas de segurança dos produtos e infrações ao Regulamento da IA da UE.
As queixas laborais de cariz pessoal devem ser enviadas para [contacto de RH], a menos que também envolvam uma infração da lei.
4. Como denunciar
Pode denunciar por escrito ou por mensagem de voz em [URL do canal de denúncia]. Também pode solicitar uma reunião presencial com [função ou equipa], que organizaremos no prazo de [número] dias.
Pode denunciar anonimamente. Se o fizer, guarde o código de acesso que receber para que possamos colocar-lhe perguntas e dar-lhe uma resposta.
5. Quem gere a sua denúncia
As denúncias são recebidas e acompanhadas por [função ou equipa], que atua de forma independente e tem formação para as gerir. Se a sua denúncia disser respeito a essa pessoa ou equipa, será enviada para [função alternativa].
6. Confidencialidade
A sua identidade, e qualquer informação que a possa revelar, é partilhada apenas com as pessoas autorizadas a gerir a sua denúncia. Não a revelaremos a mais ninguém sem o seu consentimento explícito, a menos que a lei o exija.
7. O que acontece após a denúncia
Confirmamos a receção no prazo de 7 dias. Avaliamos a denúncia, investigamos onde for necessário e comunicamos-lhe que medidas tomámos ou planeamos tomar no prazo de 3 meses após essa confirmação.
8. Proteção contra retaliação
A [Nome da empresa] proíbe qualquer retaliação, ameaça ou tentativa de retaliação contra uma pessoa que denuncie ao abrigo desta política, ou contra qualquer pessoa que a ajude. A retaliação é uma infração disciplinar. Denuncie-a através do mesmo canal.
Está protegido se tiver motivos razoáveis para acreditar que as informações eram verdadeiras no momento da denúncia. A apresentação deliberada de uma denúncia falsa não está protegida.
9. Denúncia fora da empresa
Incentivamo-lo a denunciar internamente primeiro, mas pode denunciar diretamente à autoridade competente: [nome e contactos da autoridade nacional]. Também pode denunciar ao organismo da UE relevante, quando aplicável.
10. Proteção de dados e registos
Tratamos os dados pessoais em conformidade com o RGPD e a [lei nacional de proteção de dados]. Registamos todas as denúncias e conservamo-las durante [período de conservação], ou por mais tempo se a lei ou processos em curso o exigirem. Os dados que manifestamente não sejam relevantes são eliminados sem demora.
11. Responsável pela política e revisão
Esta política é da responsabilidade de [função]. Foi aprovada em [data] e é revista pelo menos uma vez por ano.
cada entidade
Uma plataforma, um canal de denúncia separado para cada entidade jurídica. A Trusty mantém as denúncias, os gestores de casos e os direitos de acesso de cada subsidiária à parte, oferece o formulário de denúncia em vários idiomas e aloja todos os dados em centros de dados com certificação ISO/IEC 27001 na Alemanha.
Como adaptar uma política de denúncia para cada país da UE?
Adapta-se uma política de denúncia alterando quatro aspetos por país: o âmbito, a regra de anonimato, a autoridade externa e o período de conservação. A legislação nacional também pode exigir que consulte os representantes dos trabalhadores antes de a política entrar em vigor.
País | O que alterar no modelo |
|---|---|
Alemanha (HinSchG) | Alargar o âmbito a infrações penais e certas infrações administrativas. Indicar o Serviço Federal de Justiça (Bundesamt für Justiz) como canal de denúncia externa. Eliminar os registos três anos após o encerramento do caso. Envolver a comissão de trabalhadores (Betriebsrat). |
Espanha (Ley 2/2023) | Indicar que as denúncias anónimas são aceites. Nomear o responsável pelo sistema e a Autoridade Independente de Proteção do Denunciante (AIPI). Publicar a política. Conservar os registos por um período não superior a dez anos. |
França (Sapin II e Decreto 2022-1284) | Alargar o âmbito a crimes, contraordenações e ameaças ao interesse geral. Consultar o comité social e económico (CSE). Confirmar a receção no prazo de sete dias úteis. Nomear o Défenseur des droits. |
Itália (Decreto Legislativo 24/2023) | Nomear a ANAC como o canal externo. Consultar os representantes sindicais. Conservar os registos por um período não superior a cinco anos após a comunicação do resultado. Alinhar com o seu Modelo 231, caso possua um. |
Um grupo pode manter uma política central e adicionar um anexo curto por país para cada um destes pontos. Traduza a política para a língua de cada força de trabalho. O nosso guia sobre denúncia para empregadores multinacionais abrange as estruturas de grupo com mais detalhe.
Quais são os erros mais comuns numa política de denúncia?
O erro mais comum é uma política que descreve um processo que a organização não consegue, na verdade, cumprir. Seis erros surgem repetidamente:
• Abranger apenas colaboradores. A lei também protege prestadores de serviços, fornecedores, candidatos e ex-trabalhadores.
• Exigir primeiro a denúncia interna. Um denunciante pode ir diretamente à autoridade, e a política deve dizer como.
• Exigir “boa-fé”. O critério legal são motivos razoáveis para acreditar que a informação é verdadeira, não o motivo do denunciante.
• Omitir os prazos. O aviso de receção de sete dias e o retorno de informação no prazo de três meses devem constar da política.
• Indicar um endereço de e-mail como canal. Uma caixa de correio partilhada é difícil de manter confidencial e não deixa um registo limpo do caso. Consulte software de denúncia vs. e-mail vs. linha telefónica.
• Publicar e esquecer. Uma política que ninguém leu não protege ninguém, por isso dê formação ao pessoal e reveja-a anualmente.
Uma política é apenas metade da conformidade. O canal por trás dela tem de cumprir as promessas que a política faz.
Como colocar uma política de denúncia em prática?
Coloca-se uma política de denúncia em prática associando-a a um canal de denúncia que aplique o que a política promete. A Trusty é um software de denúncia construído em torno da Diretiva da UE relativa à proteção de denunciantes, e um canal interno fica pronto em menos de cinco minutos.
O que a sua política promete | Como a Trusty o cumpre |
|---|---|
Denúncias por escrito ou por voz | Formulário online e mensagens de voz no navegador com distorção de voz |
Denúncia anónima com retorno de informação | Caixa de entrada anónima bidirecional aberta com um código de acesso |
Acesso apenas para gestores autorizados | Acesso baseado em funções, separado para cada entidade jurídica |
Prazos de 7 dias e 3 meses | Painel de casos que mostra cada denúncia e o seu estado |
Um registo fiável | Carimbo de data/hora eIDAS qualificado em cada denúncia e um registo de auditoria inviolável |
Tratamento em conformidade com o RGPD | Alojamento em centros de dados com certificação ISO/IEC 27001 na Alemanha |
A Trusty também inclui políticas de conformidade prontas a utilizar e formação para colaboradores, para que não tenha de começar do zero.
Perguntas frequentes sobre políticas de denúncia
Uma política de denúncia é um documento escrito que explica como denunciar irregularidades no trabalho, como a organização gere as denúncias e como protege a pessoa que denuncia.
As empresas privadas com 50 ou mais trabalhadores e os organismos do setor público na UE necessitam de procedimentos de denúncia interna e devem fornecer informações claras sobre os mesmos. Uma política de denúncia escrita é a forma padrão de cumprir ambos.
Deve incluir quem pode denunciar, o que pode ser denunciado, como denunciar, quem gere as denúncias, a confidencialidade, os prazos de 7 dias e 3 meses, a proteção contra retaliação, a denúncia externa, a proteção de dados e a conservação de registos.
Duas a quatro páginas são suficientes. Um leitor deve ser capaz de descobrir como denunciar, e o que acontece a seguir, em menos de um minuto.
Depende do país. A legislação da UE deixa a decisão para os Estados-Membros, e a Espanha exige que os empregadores aceitem denúncias anónimas. Permiti-las em todo o lado é a abordagem mais simples para um grupo.
Sim. Um grupo pode utilizar uma política central com um pequeno anexo para cada país que defina o âmbito local, a autoridade, a regra de anonimato e o período de conservação.
Reveja-a pelo menos uma vez por ano, e sempre que a lei mudar. O alargamento de 2026 às denúncias ao abrigo do Regulamento da IA da UE é uma dessas alterações.
Fontes
• Diretiva (UE) 2019/1937, EUR-Lex
• Artigo 87.º: Comunicação de infrações e proteção das pessoas que as comunicam, Regulamento da Inteligência Artificial da UE
• Trusty, informações sobre o produto
Este modelo e artigo constituem informação geral, não aconselhamento jurídico. Submeta a sua política final a revisão por um consultor jurídico local.
com a Diretiva da UE e o RGPD
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