Dejan Jasnic · Cofundador e Responsável de Compliance, Trusty · Mais de 20 anos em antifraude e compliance · Membro da direção do ACFE Swiss Chapter
Sim, um único sistema de denúncias pode abranger vários países da UE, desde que cada entidade jurídica com 50 ou mais trabalhadores tenha o seu próprio canal de denúncia dentro desse sistema e o processo siga a legislação nacional de cada país. Uma plataforma é permitida. Uma caixa de entrada única e indiferenciada para todo o grupo não é.
O problema é que a UE apenas estabeleceu um padrão mínimo. Cada Estado-Membro adotou a sua própria lei sobre essa base, pelo que o mesmo grupo pode enfrentar regras diferentes sobre anonimato, autoridades externas, conservação de registos e coimas em cada país onde emprega pessoas. Este guia explica a regra por entidade, compara as leis nacionais da Alemanha, Espanha, França e Itália, e apresenta um plano em sete passos para implementar um sistema único além-fronteiras.
cada entidade
Uma plataforma, um canal de denúncia separado para cada entidade jurídica. A Trusty mantém separadas as denúncias, os responsáveis pelos casos e os direitos de acesso de cada subsidiária, disponibiliza o formulário de denúncia em vários idiomas e aloja todos os dados em centros de dados certificados ISO/IEC 27001 na Alemanha. O seu primeiro canal fica pronto em menos de cinco minutos.
As empresas com 50 ou mais colaboradores podem configurar o software de denúncias da Trusty em minutos, a partir de 49 € por mês.
Porque é que as denúncias são mais difíceis para empregadores multipaís?
As denúncias são mais difíceis para empregadores multipaís porque a UE estabeleceu um padrão mínimo e cada um dos 27 Estados-Membros construiu a sua própria lei sobre essa base. A Diretiva (UE) 2019/1937 fixa os deveres essenciais: um canal interno seguro em cada entidade jurídica com 50 ou mais trabalhadores, confirmação de receção de cada denúncia no prazo de sete dias, retorno de informação no prazo de três meses e proteção contra retaliação.
Quase tudo o resto fica a cargo da lei nacional. Cada país decide se a proteção se estende a violações da lei nacional além da lei da UE, se as denúncias anónimas devem ser aceites, qual a autoridade que recebe as denúncias externas, durante quanto tempo os registos são conservados e qual o montante máximo das coimas. Vários países transpuseram a diretiva com atraso, pelo que muitas destas regras só entraram em vigor em 2023.
Um grupo com entidades em três países tem, por isso, três conjuntos de regras, três autoridades externas e normalmente três idiomas para gerir. Os denunciantes também podem recorrer diretamente a uma autoridade nacional em vez de usar o seu canal, pelo que um canal difícil de encontrar ou que não transmita segurança leva as denúncias para fora da empresa.
Pode um grupo empresarial usar um único canal central de denúncias?
Um grupo pode gerir um canal central, mas não se pode basear apenas nesse canal. Em duas declarações datadas de 2 e 29 de junho de 2021, a Comissão Europeia afirmou que cada subsidiária deve ter o seu próprio canal distinto, e que os denunciantes podem escolher entre a via local e a via central.
O raciocínio da Comissão é que o dever previsto no artigo 8.º, n.º 3, da diretiva se aplica a cada entidade jurídica, não ao grupo como um todo, e que uma empresa-mãe não pode ser considerada um terceiro subcontratado para as suas próprias subsidiárias. A regra depende então da dimensão de cada entidade jurídica:
Dimensão da entidade | O que significa a posição da Comissão |
|---|---|
Menos de 50 trabalhadores | Sem dever geral de ter um canal, salvo se regras setoriais ou a lei nacional determinarem o contrário |
50 a 249 trabalhadores | Deve ter um canal, mas pode partilhar recursos com outras entidades para receber e investigar denúncias, desde que o canal local se mantenha disponível |
250 ou mais trabalhadores | Deve ter o seu próprio sistema de denúncia, que funcione de forma independente de qualquer sistema central |
Para entidades com 50 a 249 trabalhadores, a Comissão associou três condições ao uso dos recursos da empresa-mãe:
• O canal local mantém-se aberto. O próprio canal de denúncia da subsidiária deve manter-se em funcionamento e disponível.
• O denunciante é informado e concorda. O denunciante deve ser informado e dar o seu consentimento antes de alguém ao nível do grupo ter acesso à denúncia. Um denunciante que recuse pode retirar a denúncia e dirigir-se à autoridade competente em alternativa.
• Os deveres essenciais mantêm-se ao nível local. A confidencialidade, o retorno de informação ao denunciante e qualquer medida corretiva ou sanção continuam a ser responsabilidade da subsidiária.
Como é que as leis nacionais aplicaram a posição da Comissão?
As declarações da Comissão não são juridicamente vinculativas, e as leis nacionais seguiram caminhos diferentes:
• Espanha permite que a empresa-mãe aprove uma política geral para todo o grupo, e o sistema interno de denúncia pode ser único para todas as empresas do grupo (artigo 11.º da Ley 2/2023).
• Alemanha permite que outra empresa do grupo atue como terceiro independente que recebe as denúncias das suas subsidiárias, segundo a exposição de motivos da HinSchG. Cada subsidiária continua a ser responsável por corrigir a infração.
• França permite que empresas do mesmo grupo partilhem um procedimento de denúncia, mas apenas após uma decisão concordante do órgão competente de cada empresa. Alguns profissionais interpretam o decreto como limitando esta possibilidade a empresas com menos de 250 trabalhadores.
• Itália permite que entidades com até 249 trabalhadores partilhem um canal interno, incluindo empresas associadas do grupo, mas não prevê regras específicas para grupos multinacionais.
• Irlanda é geralmente interpretada como seguindo a posição da Comissão, pelo que um canal central do grupo, por si só, não basta.
O que é que isto significa na prática?
Na prática, use uma única plataforma e atribua a cada entidade jurídica a sua própria página de denúncia, responsáveis pelos casos e direitos de acesso. Esta conceção satisfaz tanto a leitura estrita como a leitura flexível, pelo que não terá de a reconstruir sempre que uma regra nacional mude ou um regulador adote a posição da Comissão.
A função de compliance do grupo continua a ter um papel. Pode ser responsável pela política, formar os responsáveis pelos casos e apoiar investigações complexas, desde que uma denúncia chegue ao nível do grupo apenas com o consentimento do denunciante e a subsidiária mantenha a responsabilidade pelo retorno de informação e pelo acompanhamento.
Em que é que as leis de denúncias da UE diferem de país para país?
As leis de denúncias da UE diferem principalmente em cinco pontos: o que pode ser denunciado, se as denúncias anónimas devem ser aceites, qual a autoridade que recebe as denúncias externas, durante quanto tempo os registos são conservados e qual o montante máximo das coimas. As regras sobre canais a nível de grupo e sobre o envolvimento de representantes dos trabalhadores também variam.
Ponto | Alemanha | Espanha | França | Itália |
|---|---|---|---|---|
Lei | Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) | Ley 2/2023 | Sapin II, alterada pela Lei Waserman | Decreto Legislativo 24/2023 |
Em vigor desde | 2 de julho de 2023 (17 de dezembro de 2023 para 50 a 249 trabalhadores) | 13 de março de 2023 (canais obrigatórios até 13 de junho de 2023, ou 1 de dezembro de 2023 para 50 a 249 trabalhadores) | 1 de setembro de 2022 | 15 de julho de 2023 (17 de dezembro de 2023 para 50 a 249 trabalhadores) |
Âmbito para além do direito da UE | Crimes e certas contraordenações | Crimes e infrações administrativas graves e muito graves | Crimes, infrações e ameaças ou danos ao interesse geral | Para empresas com um Modelo 231, infrações relevantes ao abrigo do Decreto 231/2001 |
Denúncias anónimas | Devem ser tratadas; não há dever de disponibilizar um canal anónimo | Devem ser aceites | Podem ser aceites; não há dever geral | Podem ser tratadas; a proteção aplica-se se o denunciante for identificado mais tarde |
Autoridade externa | Serviço Federal de Justiça (Bundesamt für Justiz), além da BaFin e do Serviço Federal de Cartéis (Bundeskartellamt) nas respetivas áreas | Autoridade Independente de Proteção do Informante (AIPI) e autoridades regionais | Autoridades setoriais listadas por decreto, ou o Défenseur des droits | ANAC |
Conservação de registos | 3 anos após o encerramento do caso | Não mais de 10 anos | Apenas pelo tempo estritamente necessário | Não mais de 5 anos após o resultado final |
Canal a nível de grupo | Outra empresa do grupo pode atuar como terceiro | É permitido um sistema para o grupo | Procedimento partilhado com o acordo de cada empresa | Partilha permitida para entidades até 249 trabalhadores |
Representantes dos trabalhadores | Podem aplicar-se direitos de codeterminação do conselho de trabalhadores | Consulta dos representantes dos trabalhadores | Consulta do CSE | Consulta dos sindicatos |
Coimas máximas | 50.000 €, ou até 500.000 € para empresas | 1.000.000 € para empresas | 15.000 € e 1 ano de prisão por obstruir uma denúncia | 50.000 € (coimas administrativas da ANAC) |
As coimas às empresas na Alemanha podem chegar aos 500 000 €, porque a HinSchG aplica o multiplicador de dez vezes previsto no § 30 da Lei das Contraordenações (OWiG). Em Itália, as falhas também podem expor uma empresa a responsabilidade ao abrigo do Decreto 231/2001.
Verifique o texto atual de cada lei, ou consulte um advogado local, antes de finalizar a configuração. As regras nacionais continuam a ser alteradas.
com carimbo temporal, registado
Aplique a regra nacional mais exigente em todo o grupo. A Trusty aceita denúncias anónimas por escrito e mensagens de voz disfarçadas, com uma caixa de entrada bidirecional para acompanhamento. Cada denúncia recebe um carimbo temporal qualificado eIDAS e um registo de auditoria inviolável, e inclui políticas prontas a usar e formação de colaboradores. Ou marque uma demonstração.
O que deve fazer um sistema de denúncias multipaís?
Um sistema de denúncias multipaís deve manter as entidades separadas, falar cada idioma local e aplicar a regra mais rigorosa que enfrentar. Sete capacidades são essenciais:
• Separação por entidade. Cada entidade jurídica tem a sua própria página de denúncia e equipa de gestão de casos, e os responsáveis de uma entidade não podem ver os casos de outra.
• Idiomas locais. O formulário, a política e o retorno de informação estão disponíveis no idioma de cada força de trabalho, com traduções revistas dos termos jurídicos.
• Denúncia escrita e oral. A diretiva permite denúncias por escrito ou oralmente e exige uma reunião presencial a pedido. A Alemanha exige ambas as opções, escrita e oral, por isso disponibilize as duas em todo o lado.
• Denúncia anónima com acompanhamento. A Espanha exige a aceitação de denúncias anónimas, por isso aceite-as em todo o lado e mantenha uma forma de responder sem revelar a identidade do denunciante.
• Controlo de prazos. Cada denúncia exige um aviso de receção no prazo de sete dias e retorno de informação no prazo de três meses, em todas as entidades.
• Informação local. Cada página de denúncia indica a autoridade nacional competente para denúncias externas.
• Um único registo de auditoria. O compliance do grupo pode verificar que os prazos são cumpridos em todas as entidades sem abrir casos individuais.
A conservação de dados também requer planeamento, porque os prazos variam entre três anos na Alemanha e até dez em Espanha. Defina um calendário de eliminação por entidade na sua política.
A localização dos dados também é importante. As denúncias contêm frequentemente dados pessoais sensíveis, pelo que alojá-los dentro da UE ou do EEE evita questões de transferência internacional de dados ao abrigo do RGPD para cada entidade.
Como implementar um único sistema de denúncias em vários países?
Implementa-se um único sistema de denúncias em vários países em sete passos, começando com um mapeamento das suas entidades jurídicas e terminando com uma revisão anual.
1. Mapeie as suas entidades. Liste todas as entidades jurídicas da UE, o respetivo país e número de trabalhadores, e assinale as que têm 50 ou mais trabalhadores. Conte por entidade jurídica, não por grupo, e verifique as regras setoriais, porque entidades em áreas como os serviços financeiros são abrangidas independentemente da sua dimensão.
2. Defina a base de referência. Adote o requisito mais rigoroso em cada ponto e aplique-o a todo o grupo. Por exemplo, aceite denúncias anónimas em todo o lado porque Espanha o exige, e disponibilize a denúncia oral porque a Alemanha a exige.
3. Escreva uma única política central com anexos por país. Mantenha o processo idêntico e coloque o âmbito local, a autoridade e o período de conservação num breve anexo para cada país.
4. Nomeie responsáveis pelos casos por entidade. Nomeie uma pessoa ou equipa imparcial para cada entidade, sem conflitos de interesses e com tempo para cumprir os prazos. Decida quais as entidades com 50 a 249 trabalhadores que vão partilhar recursos.
5. Consulte os representantes dos trabalhadores. Envolva as comissões de trabalhadores, o CSE ou os sindicatos sempre que a lei nacional o exija, antes do arranque.
6. Configure e traduza o canal. Crie uma página de denúncia para cada entidade no respetivo idioma local, com os dados corretos da autoridade.
7. Forme, lance e reveja. Informe todos os trabalhadores sobre como denunciar, forme os responsáveis pelos casos e, depois, verifique os prazos e o volume de casos todos os anos.
A maior parte do tempo é gasta nos passos 4 e 5. Com o software certo, a configuração técnica no passo 6 demora apenas minutos.
Que sistema de denúncias funciona para empregadores multipaís?
A Trusty é um software de denúncias construído em torno da Diretiva da UE relativa à proteção de denunciantes, e gere várias entidades e idiomas numa única plataforma. Um canal interno fica pronto em menos de cinco minutos.
Necessidade multipaís | Como a Trusty responde |
|---|---|
Um canal distinto para cada entidade jurídica | A separação por entidade e o acesso baseado em funções estão integrados na plataforma |
Idiomas locais | Formulário de denúncia e interface em vários idiomas |
Denúncias anónimas com acompanhamento | Caixa de entrada anónima bidirecional aberta com um código de acesso |
Denúncia oral sem call center | Mensagens de voz no navegador com disfarce de voz; pode ser adicionada uma linha telefónica |
Prova para qualquer autoridade | Carimbo temporal qualificado eIDAS em cada denúncia e um registo de auditoria inviolável |
Residência de dados na UE | Alojamento em centros de dados certificados ISO/IEC 27001 na Alemanha |
Implementação mais rápida | Políticas de compliance prontas a usar e formação de colaboradores incluídas |
Experimente a Trusty gratuitamente durante 7 dias em trusty.report, ou marque uma breve demonstração para ver uma configuração multientidade.
Perguntas frequentes sobre denúncias multipaís
Sim. Uma plataforma pode servir todo um grupo, desde que cada entidade jurídica com 50 ou mais trabalhadores tenha o seu próprio canal de denúncia dentro dela e o processo cumpra a lei nacional de cada país.
Sim, se tiver 50 ou mais trabalhadores. A posição da Comissão Europeia é que cada subsidiária nessas condições precisa de um canal distinto. As subsidiárias com 50 a 249 trabalhadores podem partilhar recursos para receber e investigar denúncias, mas o seu próprio canal tem de se manter disponível.
Conta por entidade jurídica. Um grupo com 300 trabalhadores distribuídos por entidades com menos de 50 cada pode não ter um dever geral, enquanto uma única entidade com 50 trabalhadores tem. Podem aplicar-se regras setoriais abaixo desse limiar, por exemplo nos serviços financeiros.
Sim. Uma entidade jurídica na UE com 50 ou mais trabalhadores tem de cumprir a lei do seu país, independentemente de onde esteja sediada a empresa-mãe.
Ao abrigo da diretiva, cada entidade deve acusar a receção de uma denúncia no prazo de sete dias e dar retorno de informação ao denunciante no prazo de três meses após o aviso de receção. Estes prazos aplicam-se em todos os países, seja qual for a estrutura do grupo.
Depende do ponto. A Espanha é a mais exigente em anonimato e coimas, com aceitação obrigatória de denúncias anónimas e coimas até 1.000.000 € para empresas. A França tem um dos âmbitos mais amplos, e a Alemanha exige opções de denúncia por escrito e oral.
A diretiva exige informação clara e facilmente acessível, por isso disponibilize o canal e a política num idioma que cada força de trabalho compreenda. Na prática, isso significa o idioma local de cada país onde tem uma entidade.
Pode ajudar, mas o canal da própria subsidiária tem de se manter disponível. Segundo a Comissão, o denunciante deve ser informado e concordar antes de a denúncia ser passada para o nível do grupo. Se recusar, pode retirar a denúncia e recorrer à autoridade competente.
Fontes
• Diretiva (UE) 2019/1937, EUR-Lex
• Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), Ministério Federal da Justiça alemão
• Ley 2/2023, Boletín Oficial del Estado
• What the Whistleblowing Directive means for reporting channels in corporate groups, Osborne Clarke
• Group-wide whistleblowing system: not enough for the EU Commission, Oppenhoff
• Pas de lanceur d’alerte dans les groupes, KPMG Avocats
• Whistleblower protection and reporting channels in Italy, CMS
• Key provisions of the new whistleblowing regime, Matheson
• Trusty, informação sobre o produto
Este artigo é uma informação geral, não aconselhamento jurídico.
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