Estes são os oito erros de programa de compliance que vemos com mais frequência, e como evitar cada um deles.

Um programa de compliance existe para manter a empresa fora da responsabilidade penal e administrativa e para mostrar a clientes, auditores e autoridades que o negócio funciona segundo as regras. A maioria dos programas falha em silêncio: não porque as políticas estejam erradas, mas por causa de um punhado de erros de programa de compliance que se repetem.

1. Deixar o programa ficar desatualizado

As leis mudam todos os anos: proteção de denunciantes, diligência devida na cadeia de abastecimento, proteção de dados, sanções. Um programa que não é revisto pelo menos uma vez por ano afasta-se das obrigações para as quais foi criado. Marque a revisão no calendário e registe o que mudou.

2. Políticas que ninguém entende

As orientações escritas em linguagem jurídica não são lidas. Use palavras simples, políticas curtas e um resumo de uma página para cada documento. A Compliance App publica cada política com o seu resumo e na língua do colaborador.

3. Saltar a avaliação de riscos específica da empresa

Um dos erros de programa de compliance mais graves é uma lista de riscos genérica. Identifique os riscos do seu próprio setor, mercados e processos, classifique-os e deixe que essa classificação decida onde ficam os controlos.

4. Sem compromisso da administração e das chefias

A administração dá o tom a partir do topo. As chefias transformam-no em prática nos seus departamentos. Se qualquer um dos níveis tratar o compliance como uma formalidade legal, os colaboradores farão o mesmo.

5. Sem canal de denúncias

Os colaboradores precisam de uma forma segura de comunicar irregularidades. Na UE, as empresas com 50 ou mais trabalhadores têm de dispor de um canal interno ao abrigo da Diretiva (UE) 2019/1937 e da Lei n.º 93/2021. Um canal de denúncias é o controlo que permite que os problemas venham primeiro ao de cima dentro da empresa.

6. Confundir formação com sensibilização

A formação ensina as regras e os procedimentos. A sensibilização cria a cultura que leva as pessoas a aplicá-los. São precisa as duas: um curso com certificado e lembretes regulares sobre a razão por que isto importa.

7. Negligenciar a diligência devida sobre terceiros

Fornecedores, agentes e parceiros trazem para a empresa riscos de sanções, corrupção e direitos humanos. Verifique-os antes de assinar e volte a verificá-los com regularidade: o QuickScreen360 executa as verificações de sanções, PEP e notícias adversas em minutos.

8. Confiar num compliance de fachada

Um programa genérico comprado pronto e nunca adaptado é o último dos erros de programa de compliance desta lista, e o mais comum. Um programa eficaz é ajustado aos riscos próprios da empresa, documentado e testado.

Evitar estes oito erros de programa de compliance não exige um grande departamento. Exige políticas claras, colaboradores formados, um canal de denúncias que funcione e parceiros verificados, tudo mantido atualizado.