Dejan Jasnic · Cofundador e Responsável de Compliance, Trusty · Mais de 20 anos em antifraude e compliance · Membro da direção do ACFE Swiss Chapter
O que é o protocolo do canal de denúncias?
O protocolo, também designado regulamento ou procedimento interno, é o documento que descreve como funciona o canal de denúncias da organização. Na criação de canal de denúncias, é ele que transforma as exigências da Lei n.º 93/2021 em regras práticas: quem recebe as denúncias, como são analisadas, em que prazos e com que garantias.
Um protocolo claro dá segurança aos denunciantes e às pessoas visadas. Permite também à empresa demonstrar, perante uma autoridade, que o canal cumpre a lei.
Criação de canal de denúncias: por onde começar
Antes de redigir o protocolo, a empresa deve tomar três decisões:
- Quem gere o canal: pessoas ou serviços designados internamente, com a receção eventualmente confiada a um prestador externo (artigo 9.º, n.os 2 e 3).
- Que meios disponibiliza: denúncias por escrito e ou verbalmente, identificadas ou anónimas, e reunião presencial a pedido quando a denúncia verbal é admitida (artigo 10.º).
- Quem pode denunciar: no mínimo, os trabalhadores. Se o canal só aceitar denúncias de trabalhadores, as restantes pessoas podem recorrer diretamente ao canal externo (artigo 7.º, n.º 2, alínea b)).
As entidades privadas com 50 a 249 trabalhadores podem partilhar recursos com outras entidades na receção e no seguimento das denúncias (artigo 8.º, n.º 2).
O que deve constar do protocolo
O protocolo deve ser claro e acessível. Recomendamos que inclua, pelo menos:
- o enquadramento legal e a finalidade do canal;
- as pessoas que podem denunciar e as matérias abrangidas;
- os meios de denúncia disponíveis e a forma de garantir o anonimato;
- os responsáveis pela receção e pelo seguimento e as regras sobre conflitos de interesses;
- os prazos de resposta e as medidas de seguimento;
- as garantias do denunciante e da pessoa visada;
- o registo, a conservação e a proteção dos dados;
- a informação sobre os canais de denúncia externa.
Receção, registo e prazos
O protocolo deve fixar os prazos legais. A entidade notifica o denunciante da receção no prazo de sete dias e informa-o sobre os requisitos e as autoridades competentes para a denúncia externa (artigo 11.º, n.º 1). Comunica-lhe as medidas previstas ou adotadas, com a respetiva fundamentação, no prazo máximo de três meses a contar da receção (artigo 11.º, n.º 3). A pedido, informa-o do resultado da análise até 15 dias após a conclusão (artigo 11.º, n.º 4).
Todas as denúncias são registadas e conservadas durante, pelo menos, cinco anos (artigo 20.º, n.º 1). As denúncias verbais são gravadas ou transcritas com o consentimento do denunciante, ou registadas em ata fidedigna. O denunciante pode ver, retificar e aprovar a transcrição ou a ata (artigo 20.º, n.os 3 a 6).
Confidencialidade, imparcialidade e conflitos de interesses
Quem gere o canal tem de atuar com independência, imparcialidade e confidencialidade, sem conflitos de interesses (artigo 9.º, n.º 4). A identidade do denunciante só é acessível às pessoas responsáveis pela receção e pelo seguimento (artigo 18.º). A mesma confidencialidade protege a identidade da pessoa visada, que mantém a presunção de inocência e as garantias de defesa (artigo 25.º).
Recomendamos que o protocolo preveja o que acontece quando a denúncia envolve um dos responsáveis pelo canal. Nesse caso, outra pessoa ou serviço deve assumir o processo.
Divulgação e revisão do protocolo
Depois de aprovado, o protocolo deve ser divulgado a trabalhadores e terceiros, por exemplo na intranet e no sítio na Internet da empresa. Convém revê-lo periodicamente, à luz dos casos tratados e de alterações legais. Uma boa referência é a regra que a lei impõe às autoridades competentes: rever os procedimentos de receção e seguimento a cada três anos (artigo 13.º, n.º 4).
Erros frequentes na criação de canal de denúncias
Na criação de canal de denúncias, alguns erros repetem-se. Vários deles constituem contraordenação grave (artigo 27.º, n.º 3):
- usar apenas um endereço de correio eletrónico, sem garantia de anonimato;
- atribuir o canal a quem pode estar envolvido nas denúncias;
- não notificar a receção no prazo de sete dias;
- não informar sobre os canais de denúncia externa;
- apagar as denúncias antes de decorridos cinco anos.
Conclusão
A criação de canal de denúncias não termina com a escolha da ferramenta. O protocolo define as regras, os prazos e as garantias que tornam o canal fiável. Com o software de canal de denúncias da Trusty, os prazos, os registos e a comunicação anónima ficam integrados num único sistema. Os requisitos legais completos estão no nosso guia sobre o canal de denúncias interno.
Perguntas frequentes
A Lei n.º 93/2021 exige procedimentos de receção e seguimento, prazos e registo das denúncias (artigos 9.º a 11.º e 20.º). Um protocolo escrito é a forma mais simples de os documentar e de demonstrar o cumprimento.
Notificação da receção em sete dias, comunicação das medidas em três meses a contar da receção e, a pedido, comunicação do resultado até 15 dias após a conclusão (artigo 11.º).
Pessoas ou serviços designados pela entidade. A receção das denúncias pode ser confiada a um prestador externo, com garantias de independência, imparcialidade e confidencialidade (artigo 9.º).
Durante, pelo menos, cinco anos e, independentemente desse prazo, enquanto decorrerem processos judiciais ou administrativos relacionados (artigo 20.º, n.º 1).
Leitura relacionada: proteção de denunciantes, investigações de denúncias: deveres e limites dos gestores e tipos de denúncias.
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