Dejan Jasnic · Cofundador e Responsável de Compliance, Trusty · Mais de 20 anos em antifraude e compliance · Membro da direção do ACFE Swiss Chapter
Em Portugal, a Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro, aprova o Regime Geral de Proteção de Denunciantes de Infrações. A lei obriga muitas organizações a dispor de um canal de denúncias interno. Através dele, trabalhadores e terceiros comunicam infrações de forma segura e confidencial, sem receio de retaliação. Neste artigo, explicamos que empresas estão abrangidas, que requisitos o canal tem de cumprir e como implementá-lo em conformidade.
A base legal: Lei n.º 93/2021 e Diretiva (UE) 2019/1937
A Diretiva (UE) 2019/1937 obriga os Estados-Membros a proteger quem denuncia violações do direito da União. Exige também canais de denúncia nas organizações. Portugal transpôs a Diretiva através da Lei n.º 93/2021, em vigor desde junho de 2022, 180 dias após a publicação (artigo 31.º).
A lei define quem é denunciante e que entidades têm de dispor de canais de denúncia interna. Regula ainda o tratamento das denúncias e as sanções aplicáveis em caso de incumprimento.
Que empresas são obrigadas a ter um canal de denúncias interno?
Têm de dispor de um canal de denúncias interno as pessoas coletivas com 50 ou mais trabalhadores (artigo 8.º, n.º 1). A regra vale também para o Estado e as demais pessoas coletivas de direito público. Independentemente da dimensão, estão ainda obrigadas as entidades sujeitas aos atos da União referidos nas partes I.B e II do anexo da Diretiva. É o caso, nomeadamente, dos serviços financeiros e da prevenção do branqueamento de capitais.
A lei designa estas organizações como entidades obrigadas. As entidades privadas com 50 a 249 trabalhadores podem partilhar recursos na receção e no seguimento das denúncias (artigo 8.º, n.º 2). A obrigação abrange igualmente as sucursais em Portugal de pessoas coletivas com sede no estrangeiro (artigo 8.º, n.º 3). Encontra mais pormenores no nosso artigo sobre o canal de denúncias obrigatório.
Quem pode denunciar e que infrações podem ser comunicadas
É denunciante a pessoa singular que denuncia uma infração com base em informações obtidas na sua atividade profissional (artigo 5.º). A lei inclui, nomeadamente:
- trabalhadores dos setores privado, social e público;
- prestadores de serviços, contratantes, subcontratantes e fornecedores;
- titulares de participações sociais e membros dos órgãos de administração, gestão ou fiscalização;
- voluntários e estagiários, remunerados ou não.
A proteção abrange também relações profissionais já cessadas e processos de recrutamento.
Podem ser denunciadas infrações ao direito da União em vários domínios. Entre eles estão a contratação pública, os serviços financeiros, a segurança dos produtos, o ambiente, a saúde pública, a defesa do consumidor e a proteção de dados. A lei cobre ainda a criminalidade violenta e altamente organizada e os crimes económico-financeiros da Lei n.º 5/2002 (artigo 2.º).
Requisitos do canal de denúncias interno segundo a Lei n.º 93/2021
Um canal de denúncias interno tem de garantir muito mais do que uma caixa de correio. A lei estabelece, em especial, estes requisitos:
- Segurança: o canal garante a exaustividade, a integridade e a conservação da denúncia. Impede ainda o acesso de pessoas não autorizadas (artigo 9.º, n.º 1).
- Formas de denúncia: as denúncias podem ser feitas por escrito e ou verbalmente, com identificação ou de forma anónima (artigo 10.º, n.º 1). A via verbal inclui o telefone, a mensagem de voz e, a pedido do denunciante, a reunião presencial (artigo 10.º, n.º 2).
- Confidencialidade: só as pessoas responsáveis pela receção e pelo seguimento têm acesso à identidade do denunciante (artigo 18.º).
- Prazos: a entidade obrigada confirma a receção ao denunciante no prazo de sete dias. No prazo máximo de três meses a contar da receção, comunica-lhe as medidas previstas ou adotadas e a respetiva fundamentação (artigo 11.º, n.os 1 e 3). A pedido, informa-o do resultado da análise até 15 dias após a conclusão (artigo 11.º, n.º 4).
- Registo e conservação: as denúncias são registadas e conservadas durante, pelo menos, cinco anos. Ficam ainda guardadas enquanto decorrerem processos judiciais ou administrativos relacionados (artigo 20.º, n.º 1).
Proteção de dados no canal de denúncias interno
O tratamento de dados pessoais observa o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) e a Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto (artigo 19.º). Os dados manifestamente irrelevantes para a denúncia não são conservados. Devem ser apagados de imediato.
Se a sua empresa tiver designado um encarregado de proteção de dados (EPD), envolva-o na escolha e na configuração do canal. O EPD pode apoiar a avaliação de impacto sobre a proteção de dados, os perfis de acesso e os prazos de conservação.
Como implementar o canal de denúncias interno: passo a passo
- Definir responsáveis: designe as pessoas ou o serviço que recebem e dão seguimento às denúncias, sem conflitos de interesses.
- Disponibilizar os meios: implemente um canal digital para denúncias escritas e verbais, identificadas ou anónimas.
- Documentar o procedimento: descreva num regulamento interno a receção, a análise, o registo e o encerramento das denúncias, com os prazos legais.
- Informar: divulgue o canal junto de trabalhadores e terceiros. Na notificação de receção, indique também os requisitos da denúncia externa (artigo 11.º, n.º 1).
- Formar e rever: forme os responsáveis e verifique com regularidade prazos, registos e regras de confidencialidade.
Gerir o canal internamente ou recorrer a um prestador externo?
A lei admite as duas soluções, com limites claros. O canal de denúncias interno é operado por pessoas ou serviços designados para o efeito (artigo 9.º, n.º 2). A receção das denúncias pode, no entanto, ser confiada a um prestador externo (artigo 9.º, n.º 3). Em ambos os casos, a lei exige independência, imparcialidade, confidencialidade, proteção de dados, sigilo e ausência de conflitos de interesses (artigo 9.º, n.º 4).
Uma plataforma especializada facilita a receção segura, o anonimato e o registo das denúncias. A responsabilidade pelo cumprimento continua a ser da entidade obrigada. Cabe-lhe também garantir que os trabalhadores conhecem o canal e sabem utilizá-lo.
Denúncia interna ou externa: qual a ordem?
Portugal dá precedência aos canais internos. O denunciante só pode recorrer a um canal de denúncia externa em determinados casos (artigo 7.º, n.º 2):
- não existe canal de denúncia interna;
- há motivos razoáveis para crer que a infração não pode ser resolvida internamente ou que existe risco de retaliação;
- não recebeu resposta nos prazos do artigo 11.º;
- a infração constitui crime ou contraordenação punível com coima superior a 50 000 EUR.
As denúncias externas são apresentadas às autoridades competentes na matéria. Entre elas estão o Ministério Público, os órgãos de polícia criminal, o Banco de Portugal, as autoridades administrativas independentes e as inspeções-gerais (artigo 12.º, n.º 1). Se não houver autoridade competente, ou se a denúncia visar uma delas, segue para o Mecanismo Nacional Anticorrupção (MENAC) (artigo 12.º, n.º 3). Um canal de denúncias interno acessível é, por isso, a melhor forma de a sua empresa resolver os problemas em primeiro lugar.
Proibição de retaliação e coimas
A lei proíbe atos de retaliação contra o denunciante, incluindo ameaças e tentativas (artigo 21.º). Presumem-se motivados pela denúncia, até prova em contrário, certos atos praticados até dois anos depois dela. Incluem-se alterações das condições de trabalho, avaliações negativas, a não renovação de um contrato a termo e o despedimento. A sanção disciplinar aplicada nesse período presume-se abusiva. Quem retaliar indemniza o denunciante pelos danos causados.
O incumprimento constitui contraordenação (artigo 27.º). Cabe ao MENAC processá-la, salvo nos setores com autoridade sancionatória própria (artigo 29.º).
- Contraordenações muito graves: por exemplo, impedir a denúncia, retaliar ou violar a confidencialidade. A coima vai de 10 000 EUR a 250 000 EUR para pessoas coletivas e de 1 000 EUR a 25 000 EUR para pessoas singulares.
- Contraordenações graves: por exemplo, não ter canal de denúncia interno, não confirmar a receção em sete dias ou não conservar as denúncias durante cinco anos. A coima vai de 1 000 EUR a 125 000 EUR para pessoas coletivas e de 500 EUR a 12 500 EUR para pessoas singulares.
A tentativa e a negligência são puníveis, com os limites máximos das coimas reduzidos para metade.
As vantagens de um canal de denúncias interno
Para além de cumprir a lei, o canal de denúncias interno traz vantagens concretas. Permite detetar problemas cedo e esclarecê-los antes de causarem danos ou chegarem a público.
Um canal fiável reforça a confiança de trabalhadores, clientes e parceiros. Apoia a cultura de integridade e ajuda a sua empresa a evitar coimas e danos reputacionais.
Conclusão
Para as empresas com 50 ou mais trabalhadores, o canal de denúncias interno é obrigatório. A Lei n.º 93/2021 define com precisão o seu funcionamento: denúncias escritas, verbais e anónimas, prazos de sete dias e de três meses, registo durante cinco anos e proteção contra retaliação. Com o software de canal de denúncias da Trusty, a sua empresa cumpre estes requisitos sem projeto de TI, a partir de 49 EUR por mês.
Leitura relacionada: Investigações de Denúncias: Deveres e Limites dos Gestores e Importância de um Canal de Denúncias Encriptado.
Perguntas frequentes
A Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro, que transpõe a Diretiva (UE) 2019/1937. A lei obriga as pessoas coletivas com 50 ou mais trabalhadores a dispor de canais de denúncia interna (artigo 8.º). Independentemente da dimensão, abrange também as entidades dos serviços financeiros e da prevenção do branqueamento de capitais.
O EPD apoia a configuração do canal em conformidade com o RGPD e a Lei n.º 58/2019. Pode ajudar na avaliação de impacto, nos perfis de acesso e nos prazos de conservação. Os dados manifestamente irrelevantes para a denúncia são apagados de imediato (artigo 19.º).
Ambas as soluções são possíveis. O canal é operado por pessoas ou serviços designados pela entidade, mas a receção das denúncias pode ser confiada a um prestador externo (artigo 9.º). Em qualquer caso, a lei exige independência, imparcialidade e confidencialidade.
O canal permite detetar irregularidades cedo e resolvê-las internamente. Reforça a confiança de trabalhadores, clientes e parceiros e ajuda a evitar coimas e danos reputacionais.
A entidade obrigada confirma a receção da denúncia no prazo de sete dias. Comunica as medidas previstas ou adotadas no prazo máximo de três meses a contar da receção. A pedido do denunciante, informa-o do resultado da análise até 15 dias após a conclusão (artigo 11.º).
Não dispor de canal de denúncias interno é uma contraordenação grave. A coima vai de 1 000 EUR a 125 000 EUR para pessoas coletivas (artigo 27.º, n.os 3 e 4). Impedir uma denúncia, retaliar ou violar a confidencialidade são contraordenações muito graves, com coimas até 250 000 EUR.
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