Dejan Jasnic · Cofundador e Responsável de Compliance, Trusty · Mais de 20 anos em antifraude e compliance · Membro da direção do ACFE Swiss Chapter
Sobre a Lei de Proteção de Denunciantes alemã: Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) de 31 de maio de 2023.
Em outubro de 2019, foi adotada a Diretiva europeia que deu origem à Lei de Proteção de Denunciantes alemã, um passo significativo no local de trabalho ao introduzir novas obrigações para a implementação de sistemas internos de denúncia nas empresas. O principal objetivo desta regulamentação é garantir que todos os funcionários disponham de ferramentas para denunciar possíveis infrações ou irregularidades dentro da organização, protegendo simultaneamente a confidencialidade do denunciante.
Embora a diretiva estabeleça orientações gerais para toda a União Europeia, cada país teve de a adaptar especificamente às necessidades do seu setor empresarial.
A Diretiva de Denúncia na lei alemã, publicação e entrada em vigor:
O processo de transposição na Alemanha tem sido lento mas constante. Desde a apresentação do primeiro projeto de lei em dezembro de 2020, houve múltiplas revisões e esclarecimentos. De facto, a Comissão Europeia levou a Alemanha ao Tribunal de Justiça da União Europeia por não ter transposto a tempo a Diretiva da UE relativa à proteção de denunciantes.
Em fevereiro do mesmo ano, o projeto de lei foi rejeitado pelo Bundesrat, principalmente por ser considerado um fardo excessivo para as pequenas e médias empresas. Como resultado, foi necessário um novo acordo de compromisso.
A 9 de maio de 2023, o comité de conciliação do Bundestag e do Bundesrat debateu a proposta de lei “Hinweisgeberschutzgesetz” e chegou a um acordo. Assim, dias depois e com um atraso de um ano e meio, a lei de proteção de denunciantes foi finalmente promulgada na Alemanha a 31 de maio de 2023, embora a lei alemã que transpõe a Diretiva Europeia de Denúncia só tenha entrado em vigor a 2 de julho de 2023.
Quem está protegido pela Lei de Proteção de Denunciantes alemã?
A Lei de Proteção de Denunciantes Alemã protege as pessoas singulares que, no decurso das suas atividades profissionais ou antes delas, obtenham informações sobre infrações e as comuniquem aos canais de denúncia designados por esta Lei (denunciantes).
Além disso, a proteção é também alargada às pessoas que são objeto de uma denúncia ou divulgação, bem como a outras pessoas envolvidas na questão comunicada pelo denunciante.
Que empresas são afetadas pela Lei de Proteção de Denunciantes alemã?
Os empregadores com 250 ou mais funcionários tiveram de implementar um sistema de denúncia imediatamente após a entrada em vigor da Lei.
Os empregadores com 50 a 249 funcionários tiveram um período adicional de 6 meses para implementar os canais internos de denúncia exigidos, com o prazo fixado para 17 de dezembro de 2023.
Que violações podem ser denunciadas?
Esta Lei aplica-se à denúncia e divulgação de informações estipuladas no seu § 2, incluindo violações puníveis por lei, violações que estão sujeitas a coima se a norma violada servir para proteger a vida, a integridade física ou a saúde, ou violações de disposições legais que protejam os direitos dos trabalhadores ou dos seus órgãos representativos, outras violações da lei federal e estadual, bem como do direito europeu (especialmente disposições legais que protejam os interesses financeiros e o mercado único europeu).
No entanto, muitas empresas querem saber o que pode estar a correr mal na sua organização e incentivam os seus funcionários a denunciar qualquer irregularidade. Na medida em que legalmente o podem fazer, garantem aos seus funcionários um padrão de proteção em conformidade com a Lei de Proteção de Denunciantes Alemã. Esta é uma abordagem inteiramente recomendável.
Como e onde podem ser denunciadas as violações?
Os indivíduos (denunciantes) que pretendam denunciar informações sobre uma violação podem optar por contactar um ponto de denúncia interno ou um gabinete de denúncia externo. Uma empresa pode incumbir terceiros que possuam a perícia relevante, em particular advogados, da função de ponto de denúncia interno.
Um denunciante deve preferir denunciar a um ponto de denúncia interno nos casos em que a violação possa ser resolvida eficazmente a nível interno e não receie retaliações. Se uma violação denunciada internamente não tiver sido resolvida num determinado período, a pessoa que denunciou o assunto pode contactar um gabinete de denúncia externo.
Além disso, é proibido obstruir ou tentar obstruir denúncias ou a comunicação na sequência de uma denúncia entre o denunciante e o gabinete de denúncia.
Como devem ser os canais de denúncia?
Conforme estipulado no § 16 da Lei, os empregadores obrigados a estabelecer gabinetes de denúncia internos devem criar canais de denúncia através dos quais os funcionários e trabalhadores temporários contratados pelo empregador possam comunicar com os gabinetes de denúncia internos para denunciar violações.
O canal de denúncia interno pode ser concebido de forma a estar também aberto a pessoas singulares que, no decurso das suas atividades profissionais, estejam em contacto com o respetivo empregador que está obrigado a estabelecer o gabinete de denúncia interno ou com a respetiva organização.
A Lei de Proteção de Denunciantes Alemã não obriga as organizações a aceitar ou processar denúncias anónimas. No entanto, incentiva as organizações a aceitar e investigar denúncias anónimas. Muitas organizações optam por aceitar denúncias anónimas como uma boa prática, especialmente se estiverem empenhadas em promover uma cultura de transparência e responsabilidade.
Os canais de denúncia devem ser configurados de forma a que apenas os responsáveis pela receção e processamento das denúncias e as pessoas que os auxiliam tenham acesso às denúncias recebidas.
Os canais de denúncia internos devem permitir denúncias orais ou escritas. No entanto, as organizações que realmente querem saber o que está a correr mal nas suas fileiras são aconselhadas a instalar vários canais de denúncia (verbal, escrito, digital) para facilitar ao máximo a submissão de uma denúncia pelos funcionários. As denúncias orais devem poder ser efetuadas via telefone ou outra transmissão de voz. A pedido do denunciante, deve ser possibilitada uma reunião presencial com uma pessoa do ponto de denúncia interno responsável pela receção da denúncia, num prazo razoável. Com o consentimento da pessoa que fornece a informação, a reunião também pode ser realizada por transmissão de vídeo e áudio. No interesse das empresas/organizações, deve ser concedido a cada potencial denunciante o acesso mais fácil possível ao ponto de denúncia interno, também para que as denúncias internas tenham prioridade sobre as externas. Esta é outra razão pela qual faz sentido confiar a um advogado externo as tarefas do ponto de denúncia interno.
O que acontece após a denúncia ter sido efetuada?
O ponto de denúncia interno realiza o seguinte procedimento:
1. Confirma à pessoa que fornece a informação a receção de uma denúncia no prazo de sete dias.
2. Examina se a infração denunciada entra no âmbito de aplicação desta Lei.
3. O ponto de denúncia mantém-se em contacto com a pessoa que fornece a informação.
4. Analisa a fundamentação da questão denunciada.
5. Se necessário, o ponto de denúncia solicita informações adicionais ao denunciante.
6. Finalmente, o ponto de denúncia interno, em cooperação com os departamentos responsáveis dentro da empresa, toma as medidas de acompanhamento adequadas (cf. § 18 da Lei) de acordo com a legislação aplicável.
O ponto de denúncia interno fornecerá feedback ao denunciante no prazo de 3 meses após a confirmação da receção da denúncia ou, se a receção não tiver sido confirmada, o mais tardar 3 meses e 7 dias após a receção da denúncia.
Quais são os requisitos de confidencialidade estabelecidos pela lei?
Os pontos de denúncia devem manter a confidencialidade da identidade das seguintes pessoas:
1. O denunciante, desde que a informação denunciada se refira a violações que entrem no âmbito desta Lei, ou que o denunciante tivesse motivos razoáveis para acreditar que esse era o caso no momento da denúncia.
2. As pessoas que são objeto de uma denúncia.
3. Outras pessoas nomeadas na denúncia.
No entanto, o § 9 da Lei lista certas exceções a estes requisitos de confidencialidade. Estas exceções aplicam-se, por exemplo, em processos criminais, a pedido de certas autoridades e em casos em que o denunciante tenha fornecido deliberadamente informações falsas.
Quem é responsável pela avaliação das denúncias?
Como estabelecido no § 12 da Lei, os empregadores devem garantir que têm pelo menos um gabinete configurado e operado para denúncias internas que os funcionários possam contactar (ponto de denúncia interno). Isto aplica-se apenas a empregadores que tenham geralmente pelo menos 50 funcionários, embora existam certas exceções reguladas no mesmo artigo, relativas especialmente a empresas de serviços financeiros.
Se o empregador for o governo federal ou um estado federal, as autoridades federais ou estaduais mais elevadas determinam as unidades organizacionais sob a forma de autoridades únicas ou múltiplas, órgãos administrativos, empresas ou tribunais.
Por outro lado, as pessoas incumbidas das tarefas de um ponto de denúncia interno são independentes no desempenho do seu trabalho. Além do seu trabalho para o ponto de denúncia interno, podem desempenhar outras tarefas e deveres. O empregador deve ter outra pessoa de contacto disponível no caso de um conflito de interesses, que nunca pode ser completamente evitado.
Os empregadores devem garantir que as pessoas responsáveis pelas tarefas de um ponto de denúncia interno possuem a perícia necessária.
A quem devem ser submetidas as denúncias externas?
O governo federal cria um ponto de denúncia externo no Gabinete Federal de Justiça. O gabinete de denúncia externo federal é organizacionalmente separado do resto da área de responsabilidade do Gabinete Federal de Justiça. Cada estado federal pode criar o seu próprio gabinete de denúncia externo para denúncias relativas à respetiva administração estadual e às respetivas administrações locais.
O gabinete de denúncia externo do governo federal será dotado dos recursos humanos e materiais necessários para o cumprimento das suas tarefas.
Qual é o regime de penalidades e quais as sanções previstas?
O âmbito de aplicação da Lei de Proteção de Denunciantes Alemã abrange tanto infrações criminais como certas infrações administrativas, mesmo que uma infração criminal específica não tenha sido cometida.
No entanto, não aborda a indemnização por danos imateriais sofridos pelo denunciante, uma questão de preocupação para a sociedade civil. A má conduta grave que não atinja o limiar de infrações legais claras também está excluída do âmbito de aplicação.
O incumprimento das obrigações estabelecidas na Lei pode levar a coimas de até 50.000 €. Mais detalhes são regulados no § 40 da Lei de Proteção de Denunciantes em conjugação com a Lei das Infrações Administrativas.
O que acontece se houver retaliação contra a denúncia?
A retaliação dirigida contra pessoas que fornecem informações é proibida. Isto também se aplica a ameaças e tentativas de retaliação. Se a proibição de retaliação for violada, a pessoa responsável é obrigada a indemnizar a pessoa que forneceu a informação pelos danos resultantes.
Para proteger ainda mais os denunciantes, a Lei de Proteção de Denunciantes Alemã regula a inversão do ónus da prova: os empregadores terão de provar que a retaliação não está relacionada com a denúncia.
Perguntas frequentes
A lei foi promulgada a 31 de maio de 2023 e entrou em vigor a 2 de julho de 2023, um ano e meio após o prazo estabelecido pela Diretiva.
Empregadores com 250 ou mais funcionários a partir do dia em que a Lei entrou em vigor, e empregadores com 50 a 249 funcionários a partir de 17 de dezembro de 2023, com exceções para certas empresas de serviços financeiros.
A Lei não obriga as organizações a aceitar ou processar denúncias anónimas, mas incentiva-as a fazê-lo, e muitas organizações aceitam denúncias anónimas como uma boa prática.
A receção deve ser confirmada no prazo de sete dias e o feedback dado no prazo de três meses. As violações da Lei podem ser punidas com coimas de até 50.000 euros ao abrigo do § 40, a retaliação é proibida e o ónus da prova é invertido, pelo que o empregador deve demonstrar que uma medida não teve relação com a denúncia.
Leitura relacionada: como cumprir as leis de denúncia alemãs, como a Diretiva foi transposta em toda a UE e software de denúncia Trusty com políticas em conformidade com a HinSchG.
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