Dejan Jasnic · Cofundador e Responsável de Compliance, Trusty · Mais de 20 anos em antifraude e compliance · Membro da direção do ACFE Swiss Chapter
Em outubro de 2019, a Diretiva relativa à proteção de denunciantes foi oficialmente adotada, representando um avanço significativo no domínio laboral ao impor novas obrigações para a criação de canais internos de denúncia nas empresas. Esta regulamentação visa, sobretudo, garantir que qualquer trabalhador dispõe de um mecanismo para comunicar possíveis infrações ou irregularidades dentro da organização, protegendo, ao mesmo tempo, a confidencialidade do denunciante.
Embora a diretiva estabeleça orientações comuns para toda a União Europeia, cada país teve de a implementar de forma própria, ajustando-a às características específicas do seu tecido empresarial. No artigo de hoje, analisamos a transposição da diretiva para o direito polaco.
A Diretiva sobre Denúncia no direito polaco
Assim, na Polónia, esta diretiva é transposta pela Ustawa o ochronie sygnalistów, uma lei publicada no diário oficial em 24 de junho de 2024. Mas o que há de novo nesta lei face à diretiva europeia? Consultámos alguns escritórios de advogados polacos para identificar os principais aspetos desta regulamentação.
Quem está protegido pela lei polaca?
Conforme previsto no artigo 4, a lei considera como “denunciante”, entre outros, trabalhadores, pessoal temporário, pessoas que prestem trabalho com base diferente de uma relação laboral, empregadores, representantes legais, sócios e acionistas e ainda estagiários, voluntários e formandos.
Que empresas são abrangidas pela lei?
O artigo 23 da lei prevê que estas regras se aplicam a uma entidade jurídica na qual pelo menos 50 pessoas exerçam uma atividade remunerada em 1 de janeiro ou 1 de julho de um determinado ano. Este limiar mínimo de 50 trabalhadores não se aplica a entidades jurídicas que desenvolvam atividades nos domínios dos serviços financeiros, produtos e mercados, combate ao branqueamento de capitais e ao financiamento do terrorismo, segurança dos transportes e proteção ambiental, abrangidas por atos jurídicos da União Europeia. Além disso, também não se aplica a unidades organizacionais de um município ou distrito com menos de 10.000 habitantes.
Que áreas de proteção estão excluídas da Diretiva sobre Denúncia?
Esta lei não se aplica a informações abrangidas por regras de proteção de informação classificada e a outras informações que, por razões de segurança pública, não estejam sujeitas a divulgação ao abrigo de legislação de aplicação geral. Também não se aplica ao segredo profissional nas profissões médica e jurídica, ao segredo das deliberações judiciais, nem aos processos penais no que respeita à confidencialidade das investigações e das audiências à porta fechada. Do mesmo modo, não se aplica a violações da legislação relativa a contratos de defesa e segurança.
Qual é o procedimento para comunicar infrações?
Esta matéria é regulada no artigo 24 da lei, que prevê que a entidade jurídica deve estabelecer um procedimento interno para comunicar e acompanhar infrações à lei. Assim, uma entidade com menos de 50 trabalhadores pode estabelecer um procedimento interno de denúncia. No entanto, antes de estabelecer o procedimento interno de denúncia, a entidade terá de consultar:
1) Uma organização sindical da empresa ou as organizações sindicais, se existir mais do que uma organização sindical na entidade jurídica, ou
2) Representantes das pessoas que trabalham para a entidade jurídica, selecionados de acordo com o procedimento adotado pela entidade jurídica, se não existir uma organização sindical da empresa.
Quanto tempo demora o procedimento?
As consultas acima referidas devem durar pelo menos 5 dias e no máximo 10 dias a contar da data de apresentação do projeto do procedimento interno de denúncia. Esse procedimento interno de denúncia entra em vigor 7 dias após ser dado a conhecer às pessoas que prestam trabalho, pela forma aceite pela entidade jurídica.
A entidade jurídica deve comunicar a uma pessoa candidata a emprego com base numa relação laboral ou noutra relação jurídica que resulte na prestação de trabalho ou serviços, ou no exercício de uma função ou serviço, informação sobre o procedimento interno de denúncia no início
do processo de contratação ou das negociações pré-contratuais.
Quais são os requisitos específicos do procedimento interno de denúncia?
O procedimento interno de denúncia deve especificar o seguinte:
1) Uma entidade interna ou uma pessoa na estrutura organizacional da entidade jurídica, ou um organismo externo autorizado pela entidade jurídica a receber denúncias internas;
2) Os meios de transmissão das denúncias internas pelo denunciante, juntamente com o seu endereço postal ou endereço de e-mail;
3) Uma entidade ou pessoa imparcial na estrutura organizacional da entidade jurídica responsável pelo seguimento, incluindo a verificação da denúncia interna e a comunicação posterior com o
denunciante;
4) O procedimento para tratar informações sobre infrações comunicadas anonimamente;
5) A obrigação de acusar a receção da comunicação interna no prazo de 7 dias após a receção, salvo se o denunciante não tiver fornecido o endereço de contacto para o qual a confirmação deve ser enviada;
6) Um prazo máximo para dar feedback ao denunciante, que não pode exceder 3 meses a contar da data do aviso de receção da denúncia interna ou, se a confirmação referida no ponto 5 não for enviada, 3 meses após terem decorrido 7 dias desde a data da denúncia interna, salvo se o denunciante não tiver fornecido o endereço de contacto para o qual o feedback deve ser prestado;
7) Informação compreensível e facilmente acessível sobre como apresentar denúncias externas ao Provedor de Justiça ou às autoridades públicas e, quando aplicável, às instituições, órgãos, organismos, serviços ou agências da União Europeia.
Como são os meios de transmissão das denúncias?
Podem ser orais ou escritos.
Pedido escrito: O pedido escrito pode ser feito em papel ou em formato eletrónico.
Pedido oral: A comunicação oral pode ser feita por telefone ou por meios eletrónicos de comunicação. Uma denúncia oral feita através de uma linha telefónica gravada ou de outro sistema de
comunicação de voz gravada deve ser documentada, com o consentimento do denunciante, sob a forma de uma gravação da conversa que permita a sua recuperação, ou de uma transcrição completa e exata da conversa. Além disso, uma denúncia oral feita por meio de uma linha telefónica não gravada ou de outro sistema de comunicação de voz não gravada deve ser documentada sob a forma de um registo da conversa, reproduzindo o seu decurso exato.
O denunciante pode verificar, corrigir e contestar a transcrição da entrevista ou o registo da entrevista, assinando-o. Por outro lado, o denunciante pode solicitar que a denúncia oral seja feita numa reunião presencial organizada no prazo de 14 dias após a receção desse pedido.
Como é protegido o denunciante?
O denunciante não ficará sujeito a retaliação, nem a tentativa ou ameaça de retaliação. O artigo 51 da lei estabelece que um denunciante que faça uma divulgação pública está protegido se fizer:
1) uma denúncia interna seguida de uma denúncia externa, primeiro a uma entidade jurídica e depois a uma autoridade pública, dentro do prazo estabelecido no procedimento interno para prestação de feedback, e, em seguida, não for prestado seguimento ou feedback adequado dentro do prazo estabelecido pelo procedimento externo da autoridade pública, ou
2) uma denúncia externa imediata e não for prestado seguimento ou feedback adequado pela autoridade pública dentro do prazo estabelecido no seu procedimento externo. Um denunciante que faça uma divulgação pública também estará protegido quando tiver motivos razoáveis para acreditar que:
1) a infração pode constituir uma ameaça direta ou manifesta ao interesse público, em particular quando exista risco de dano irreparável, ou
2) a denúncia externa pode levar a retaliação contra o denunciante, ou
3) se for apresentada uma denúncia externa, é improvável que a infração seja eficazmente contrariada devido às circunstâncias específicas do caso, como a possibilidade de ocultar ou destruir provas, a existência de conluio entre a autoridade pública e o infrator, ou o envolvimento da autoridade pública na infração.
Proteção de dados e confidencialidade
O artigo 27 da lei determina que a entidade jurídica deve assegurar que o procedimento interno de denúncia e o tratamento de dados pessoais relacionados com a receção de denúncias impedem o acesso não autorizado às informações abrangidas pela denúncia e garantem a proteção da confidencialidade da identidade do denunciante, da pessoa afetada e do terceiro identificado na denúncia.
Apenas pessoas autorizadas por escrito pela entidade jurídica podem ser admitidas a receber e verificar denúncias internas, acompanhar e tratar dados pessoais.
As pessoas autorizadas ficam obrigadas a manter a confidencialidade relativamente às informações e aos dados pessoais obtidos no contexto da receção e verificação de denúncias internas e na realização de ações de seguimento, mesmo após a cessação da relação laboral ou de outra relação jurídica no âmbito da qual desempenharam esse trabalho.
O denunciante pode apresentar uma denúncia externa?
Sim, o denunciante pode apresentar uma denúncia externa sem ter apresentado previamente uma denúncia interna. As denúncias externas podem ser aceites pelo Provedor de Justiça ou por uma autoridade pública.
O Provedor de Justiça e a autoridade pública serão, de forma independente, responsáveis pelos dados pessoais contidos numa denúncia externa que tenha sido aceite por essas autoridades. Estas entidades atuarão de acordo com o disposto nos artigos 31 e seguintes da lei.
Além disso, de acordo com o artigo 33, a autoridade pública deve estabelecer um procedimento para a receção e o seguimento de denúncias externas, que determinará, em particular, o procedimento para tratar informações sobre infrações comunicadas anonimamente. Nos termos do artigo 35, para um seguimento e feedback eficazes, o denunciante deve fornecer um endereço de contacto. Além disso, a denúncia externa também pode ser feita oralmente ou por escrito.
Pedido escrito: pode ser feito em papel, para o endereço de correspondência indicado pelo Provedor de Justiça ou pela autoridade pública que recebe a comunicação. Também por via eletrónica, para o endereço de e-mail ou o endereço de caixa de correio eletrónica, ou para o endereço de serviço eletrónico indicado pelo Provedor de Justiça ou pela autoridade pública que recebe a comunicação, ou por meio de um
formulário online ou aplicação designada pela autoridade pública como competente para receber denúncias por via eletrónica.
O Provedor de Justiça ou a autoridade pública que aceitou a denúncia externa deve, sem demora e, o mais tardar, no prazo de 7 dias após a receção da denúncia, enviar ao denunciante uma confirmação da sua aceitação, salvo se o denunciante tiver solicitado expressamente o contrário ou se o Provedor de Justiça ou a autoridade pública tiver motivos razoáveis para acreditar que a confirmação de receção da denúncia colocaria em risco a proteção da confidencialidade da identidade do denunciante.
Por sua vez, o Provedor de Justiça ou uma autoridade pública pode solicitar ao denunciante, através do seu endereço de contacto, esclarecimentos ou informações adicionais que este possa ter na sua posse. Se o denunciante se opuser ou se isso puder comprometer a proteção da confidencialidade da sua identidade, o
Provedor de Justiça ou uma autoridade pública deve abster-se de solicitar esclarecimentos ou informações adicionais.
Por fim, o Provedor de Justiça ou uma autoridade pública deve, sem demora injustificada, encaminhar a informação contida na denúncia externa para as instituições, órgãos, organismos, serviços ou agências relevantes da União Europeia para seguimento, conforme previsto por essas instituições, órgãos, organismos, serviços ou agências, quando tal esteja previsto nas disposições aplicáveis.
Como são os canais de denúncia externa?
Esta matéria é regulada no artigo 42 da lei. Os canais de comunicação adotados pelo Provedor de Justiça e por uma autoridade pública para tratar denúncias externas devem ser independentes dos canais de comunicação utilizados no decurso normal das suas atividades.
Além disso, têm de assegurar a integridade, confidencialidade e proteção dos dados, incluindo proteção contra acesso por pessoas não autorizadas. Do mesmo modo, devem permitir que a informação seja armazenada de forma duradoura, para possibilitar investigação posterior.
Outras questões relevantes sobre denúncias externas
A autoridade pública deve, por cada ano civil, preparar um relatório com estatísticas sobre denúncias externas, incluindo:
1) o número de pedidos externos aceites;
2) o número de investigações e processos iniciados em resultado de denúncias externas aceites e os respetivos resultados;
3) danos patrimoniais estimados, se existirem, e montantes recuperados em resultado de processos relacionados com violações da lei que sejam objeto da denúncia externa, se a autoridade pública tiver esses dados na sua posse.
Além disso, o Provedor de Justiça deve, com base nos relatórios das autoridades públicas, preparar um relatório relativo ao ano civil em causa e enviá-lo ao Sejm, ao Senado e à Comissão Europeia, o mais tardar até 31 de dezembro do ano seguinte ao ano a que o relatório diz respeito.
O relatório será publicado no site do Provedor de Justiça, no Boletim de Informação Pública.
O Conselho de Ministros, após consulta ao Provedor de Justiça, estabelecerá, por regulamento, o modelo de formulário do relatório referido no n.º 1, tendo em conta o âmbito dos dados exigidos, a necessidade de assegurar que a informação apresentada é completa e transparente e de simplificar a agregação de dados.
Como pode ser feita a denúncia externa?
Conforme previsto no artigo 48, a autoridade pública deve incluir no seu site, no Boletim de Informação Pública, numa secção separada, facilmente acessível e claramente identificada, e de forma compreensível para o denunciante, em particular, informação sobre:
1) os dados de contacto que permitem apresentar a denúncia externa, em particular o endereço postal, endereço de e-mail, endereço para serviço eletrónico, endereço separado para a caixa de correio eletrónica, endereço de Internet onde se encontra o formulário, ou um número de telefone, indicando se as conversas são gravadas;
2) as condições de proteção do denunciante;
3) o procedimento a seguir em caso de denúncia externa, incluindo a forma exigida para esclarecer a informação que é objeto da denúncia ou para fornecer informação adicional;
4) o prazo para feedback e o tipo e conteúdo desse feedback;
5) as regras de confidencialidade aplicáveis à denúncia externa.
Qual é o regime sancionatório e quais são as sanções previstas?
As sanções por incumprimento dos requisitos do regulamento são reguladas pelo artigo 54 da lei.
Estabelece que quem, pretendendo que outra pessoa não apresente uma denúncia, impedir ou dificultar significativamente que essa pessoa o faça, fica sujeito a multa, restrição da liberdade ou
pena de prisão até um ano.
E se, além disso, forem usadas violência, ameaças ou engano contra outra pessoa para esse fim, é punível com pena de prisão até três anos.
Do mesmo modo, quem retaliar contra um denunciante, uma pessoa que o assista na denúncia ou uma pessoa associada ao denunciante, fica sujeito a multa, restrição da liberdade ou pena de prisão até dois anos. Se o autor do ato agir de forma persistente, é punido com pena de prisão até três anos.
Quem, em violação do disposto na lei, divulgar a identidade do denunciante, da pessoa que assiste na denúncia ou de uma pessoa associada ao denunciante, fica sujeito a
multa, restrição da liberdade ou pena de prisão até um ano.
Quem apresentar uma denúncia ou uma divulgação pública sabendo que não houve violação da lei fica sujeito a multa, pena de restrição da liberdade ou pena de prisão até dois anos.
Quem, sendo responsável por estabelecer o procedimento interno de denúncia, violar as disposições da lei, não o estabelecer ou o estabelecer em grave desconformidade com os requisitos da lei, será punido com multa.
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Leitura relacionada: Nova Lei de Denúncia na Polónia: implicações e desafios para as empresas polacas e O papel vital dos canais de denúncia no combate à corrupção.
Perguntas frequentes
A Lei de 14 de junho de 2024 sobre a proteção dos denunciantes (Ustawa o ochronie sygnalistów), publicada no diário oficial em 24 de junho de 2024. Define quem está protegido, que entidades devem operar um procedimento interno, como são tratadas as denúncias e as sanções por incumprimento.
Nos termos do artigo 23, entidades jurídicas nas quais pelo menos 50 pessoas exerçam trabalho remunerado em 1 de janeiro ou 1 de julho de um determinado ano. O limiar não se aplica a entidades ativas nos setores dos serviços financeiros, produtos e mercados, combate ao branqueamento de capitais e ao financiamento do terrorismo, segurança dos transportes e proteção ambiental.
A receção deve ser confirmada no prazo de 7 dias, salvo se o denunciante não tiver indicado um endereço de contacto, e o feedback deve ser prestado no prazo de 3 meses após a confirmação. Antes de o procedimento ser adotado, o sindicato ou os representantes dos trabalhadores devem ser consultados por, no mínimo, 5 e, no máximo, 10 dias, e o procedimento entra em vigor 7 dias após ser dado a conhecer ao pessoal.
Impedir ou dificultar significativamente uma denúncia é punível com multa, restrição da liberdade ou pena de prisão até um ano, ou até três anos quando sejam usadas violência, ameaças ou engano. A retaliação pode ir até dois anos, ou três se for persistente. Divulgar a identidade de um denunciante pode ir até um ano, uma denúncia conscientemente falsa até dois anos, e a falta de criação de um procedimento interno conforme é punível com multa.
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