Dejan Jasnic · Co-fondatore e Compliance Lead, Trusty · Oltre 20 anni in anti-frode & compliance · Membro del consiglio direttivo dell’ACFE Swiss Chapter
L’Italia ha recepito la Direttiva UE Whistleblowing attraverso il Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24 (il Decreto), pubblicato nella Gazzetta Ufficiale.
Per capire la Direttiva Whistleblowing in Italia occorre partire dall’ottobre 2019, quando la direttiva è stata adottata a livello UE, segnando un passo significativo nel settore del lavoro con l’introduzione di nuovi obblighi per l’implementazione di sistemi di segnalazione interna nelle aziende. L’obiettivo primario di questa normativa è garantire che tutti i dipendenti dispongano di strumenti per segnalare potenziali violazioni o irregolarità all’interno dell’organizzazione, proteggendo al contempo la riservatezza del segnalante. Sebbene la direttiva stabilisca linee guida generali per l’intera Unione Europea, ogni paese ha dovuto recepirla adattandola al proprio tessuto imprenditoriale.
Cosa dovremmo sapere sulla Direttiva Whistleblowing in Italia?
In Italia la direttiva è stata recepita con il Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale il 15 marzo 2023. Il Decreto abroga e modifica le precedenti normative nazionali (principalmente l’art. 6, comma 2-bis del D.Lgs. 231/2001, “Decreto 231”), consolidando in un unico testo legislativo il regime di protezione per i soggetti che segnalano condotte illecite. L’obiettivo è garantire l’attuazione della direttiva senza diminuire le tutele già stabilite nella legislazione.
Tuttavia, va notato che il processo legislativo riguardante la segnalazione di irregolarità in Italia è stato criticato per la sua mancanza di trasparenza, poiché non si sono tenute audizioni pubbliche o consultazioni sulla proposta annunciata a gennaio 2022. Sebbene il Ministero della Giustizia avesse ricevuto il mandato ufficiale per recepire la Direttiva, non sono stati organizzati incontri o consultazioni e la proposta è infine decaduta.
Nel settembre 2022, la riforma legislativa è ripresa con un nuovo mandato al Governo per redigere un disegno di legge di recepimento. Questo nuovo disegno di legge è stato approvato a dicembre e presentato al Parlamento solo tre giorni dopo. Le commissioni parlamentari hanno avuto l’opportunità di commentare il disegno di legge prima della revisione finale. Il 9 marzo 2023, la normativa è stata definitivamente approvata dal governo italiano.
Quali erano le scadenze per l'attuazione della Direttiva Whistleblowing?
Per quanto riguarda il periodo di attuazione del Decreto, nonostante l’entrata in vigore il 30 marzo 2023, le sue disposizioni sono diventate efficaci dal 15 luglio 2023 per tutte le aziende con 250 o più dipendenti e per le pubbliche amministrazioni. Per le aziende tra 50 e 249 dipendenti, la scadenza era il 17 dicembre 2023.
Chi protegge la legge italiana?
Questo regime mira principalmente a combattere e prevenire le violazioni normative all’interno delle organizzazioni pubbliche e private. Promuove la segnalazione di condotte illecite che minacciano l’integrità dell’ente, sia pubblico che privato, e, di conseguenza, l’interesse pubblico. Inoltre, garantisce un elevato livello di protezione per coloro che segnalano violazioni del diritto nazionale o dell’Unione Europea apprese nel contesto lavorativo. Ciò si ottiene attraverso l’implementazione di canali di segnalazione sicuri, sia interni che esterni, che garantiscano la riservatezza dei segnalanti, la loro immunità da ritorsioni e la protezione dei loro dati personali.
In questo senso, la protezione contro le ritorsioni si estende a:
- Tutti i soggetti che assistono il segnalante nel processo di segnalazione.
- Parenti o persone con un legame affettivo stabile, indipendentemente dal fatto che lavorino o meno con il segnalante.
- Colleghi che hanno un rapporto regolare e abituale con il segnalante.
- Enti di proprietà del segnalante o di uno dei soggetti sopra menzionati.
Per quanto riguarda le tipologie di ritorsione da cui il segnalante è protetto, il Decreto italiano prevede quanto segue:
- Licenziamento e sospensione
- Demansionamento o mancata promozione
- Mutamento di mansioni o del luogo di lavoro
- Riduzione dello stipendio o modifica dell’orario di lavoro
- Sospensione della formazione
- Note di merito negative
- Misure disciplinari o altre sanzioni, comprese quelle pecuniarie
- Coercizione, intimidazione, molestie o ostracismo
- Discriminazione o qualsiasi altro trattamento sfavorevole
- Mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto a tempo indeterminato, laddove vi fosse una legittima aspettativa di tale conversione
- Mancato rinnovo o risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine
- Danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o danni economici o finanziari, come la perdita di opportunità economiche e di reddito
- Revoca di una licenza o di un permesso
- Richiesta di sottoporsi a test psichiatrici o medici
Quali aziende sono interessate dal Decreto Legislativo n. 24/2023?
Il Decreto si applica ai soggetti sia del settore pubblico che di quello privato. Nello specifico, per quanto riguarda quest’ultimo, la normativa estende la protezione ai segnalanti che lavorano in enti che hanno impiegato una media di almeno 50 persone nell’ultimo anno. Inoltre, include enti che operano in settori sensibili come servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente. Riguarda anche le organizzazioni che adottano modelli di organizzazione e gestione per prevenire la commissione di reati durante le attività aziendali, ai sensi del D.Lgs. 231/2001. In questi ultimi casi, indipendentemente dal numero di dipendenti presenti nelle aziende.
Quali violazioni possono essere segnalate ai sensi della direttiva whistleblowing in Italia?
Nello specifico, possono essere segnalati:
- Azioni, fatti o omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della pubblica amministrazione o dell’ente privato, che costituiscono illeciti amministrativi, contabili, civili o penali.
- Condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto 231 o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti.
- Violazioni che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea o nazionali relativi a settori specifici.
- Azioni o omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione, nonché quelle riguardanti il mercato interno.
- Atti o condotte che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea.
Chi è responsabile della valutazione delle segnalazioni?
L’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) è l’unico organismo competente per valutare le segnalazioni e applicare sanzioni amministrative nel settore pubblico.
Per le aziende private, c’è un certo margine di manovra su chi può agire come gestore delle segnalazioni. Tuttavia, l’ANAC può comunque essere contattata come gestore di secondo livello o se l’azienda non ha fornito strumenti di protezione adeguati per il segnalante.
Come effettuare una segnalazione di whistleblowing?
La segnalazione può essere effettuata tramite una piattaforma informatica messa a disposizione dall’azienda o dall’ANAC, in forma scritta o orale (tramite linee telefoniche e altri sistemi di messaggistica vocale).
Va notato che, sebbene sia preferibile fornire un numero di telefono o un sistema di messaggistica, secondo diverse interpretazioni, la natura orale della segnalazione sembrerebbe poter essere garantita anche prevedendo la possibilità di un incontro diretto. Tuttavia, in ogni caso, se il segnalante lo richiede, deve essere garantita la possibilità di fissare un incontro diretto entro un termine ragionevole.
L’azienda o l’ANAC devono rispondere al segnalante entro tre mesi o, in casi giustificati, entro sei mesi dalla data dell’avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di tale avviso, dalla scadenza del termine di sette giorni dalla ricezione della segnalazione. Per quanto riguarda la gestione dei casi, la normativa italiana stabilisce le seguenti scadenze:
- Il primo avviso di ricevimento al segnalante deve essere inviato entro 7 giorni dalla ricezione del caso.
- Il riscontro iniziale deve essere fornito entro 3 mesi (90 giorni) dopo il suddetto periodo di 7 giorni.
- Il tempo massimo per la conservazione dei casi chiusi è fino a 5 anni.
Qual è il regime sanzionatorio e quali sanzioni sono previste?
È importante evidenziare le sanzioni che l’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) irrogherà alle aziende in caso di mancato rispetto del Decreto:
- Una sanzione pecuniaria da 10.000 a 50.000 euro se si accerta che sono state adottate ritorsioni, che la segnalazione è stata ostacolata o si è tentato di ostacolarla, o che è stato violato l’obbligo di riservatezza.
- Una sanzione pecuniaria da 10.000 a 50.000 euro se si accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l’invio e la gestione delle segnalazioni, che le procedure adottate non sono conformi ai requisiti di legge, o che non è stata effettuata la verifica e l’analisi delle segnalazioni ricevute.
- Una sanzione pecuniaria da 500 a 2.500 euro nel caso in cui venga meno la protezione prevista dal Decreto, salvo che il segnalante sia stato condannato, anche in primo grado, per i reati di calunnia o diffamazione o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.
Altri importanti aggiornamenti sulla legge italiana
I canali di segnalazione interna devono utilizzare un sistema di crittografia appropriato per garantire la protezione dei dati e la riservatezza durante tutto il processo. Questi canali devono essere facilmente accessibili a tutte le parti interessate e messi in evidenza in una sezione specifica del sito web aziendale. Inoltre, l’azienda deve sviluppare una policy che spieghi come utilizzare il canale interno, come presentare una segnalazione, quali informazioni includere e come verranno gestite le segnalazioni. Per le segnalazioni orali, le telefonate o i messaggi vocali devono essere documentati su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto, oppure mediante trascrizione. Se non registrata, la segnalazione deve essere documentata per iscritto. In caso di trascrizione, il segnalante può verificare, rettificare o confermare il contenuto mediante la propria sottoscrizione. Per le segnalazioni effettuate di persona, l’incontro deve essere registrato previo consenso del segnalante, utilizzando dispositivi idonei alla conservazione e all’ascolto, oppure trascritto e confermato mediante firma. Nel caso di gruppi di società, la funzione di segnalazione e il sito possono essere condivisi se il numero totale di dipendenti in tutte le filiali non supera i 249. Se una filiale ha più di 249 dipendenti, devono essere istituiti una funzione di segnalazione e un sito web indipendenti.
In conclusione, cosa è cambiato nella legislazione italiana sul whistleblowing?
Negli ultimi tre anni, i cambiamenti nella legge italiana sono stati i seguenti:
- Sono stati istituiti canali per la segnalazione di violazioni in qualsiasi ente pubblico o privato con almeno 50 dipendenti.
- Per gli enti che adottano il MOG (Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo) previsto dal D.Lgs. 231/2001, il sistema di whistleblowing è obbligatorio a prescindere dal numero di dipendenti.
- L’attuazione della Direttiva non riduce le garanzie già esistenti per i segnalanti.
- Le disposizioni della Direttiva hanno avuto un impatto diretto sul quadro normativo del settore privato.
Domande frequenti
È entrato in vigore il 30 marzo 2023 e si è applicato dal 15 luglio 2023 alle aziende con 250 o più dipendenti e alle pubbliche amministrazioni, e dal 17 dicembre 2023 alle aziende con un numero di dipendenti compreso tra 50 e 249.
Enti del settore pubblico ed enti privati che hanno impiegato una media di almeno 50 persone nell'ultimo anno, oltre a enti in settori sensibili come servizi finanziari, antiriciclaggio, sicurezza dei trasporti e tutela dell'ambiente, ed enti con un modello organizzativo ex D.Lgs. 231, indipendentemente dal numero di dipendenti.
Un avviso di ricevimento entro 7 giorni dalla ricezione, un riscontro entro 3 mesi da tale periodo e la cancellazione dei casi chiusi entro un massimo di 5 anni.
L'ANAC può multare le aziende da 10.000 a 50.000 euro per ritorsioni, ostacoli o violazioni della riservatezza, lo stesso intervallo per la mancata istituzione di canali e procedure conformi, e da 500 a 2.500 euro nei casi in cui il segnalante perda la protezione.
Letture correlate: come la Direttiva Whistleblowing è stata recepita nell’UE, UNI/PdR 125:2022 certificazione della parità di genere in Italia e software per il whistleblowing Trusty con policy conformi al D.Lgs. 24/2023.
DA 49 EUR AL MESE
Trusty Whistleblowing: un canale di segnalazione conforme alla Direttiva UE sul whistleblowing, attivo in pochi minuti senza progetti IT. Da 49 EUR al mese, prova gratuita di 7 giorni.