Dejan Jasnic · Co-fondatore e Compliance Lead, Trusty · Oltre 20 anni di esperienza in antifrode e compliance · Membro del consiglio direttivo dell’ACFE Swiss Chapter
Punti chiave della legge polacca sul whistleblowing:
Mentre la Polonia si prepara ad applicare la sua nuova legge sul whistleblowing il 25 settembre 2024, le aziende di tutto il paese stanno affrontando le implicazioni di questa ampia legislazione. La legge, che recepisce la Direttiva UE sul whistleblowing, è pensata per proteggere le persone che segnalano attività illegali nel proprio luogo di lavoro. Sebbene l’intento della legge sia chiaro, incoraggiare la trasparenza e la responsabilità, il percorso verso la conformità presenta diverse sfide per le aziende polacche.
- Sistemi obbligatori di segnalazione: Le organizzazioni con 50 o più dipendenti sono obbligate a stabilire procedure interne per il whistleblowing. Ciò include la creazione di canali sicuri per l’invio delle segnalazioni, la designazione di unità o persone imparziali per gestire le segnalazioni e la garanzia che l’identità dei segnalanti sia protetta. Questo può richiedere molte risorse, specialmente nel caso delle piccole e medie imprese (PMI) che potrebbero non avere l’infrastruttura necessaria per implementare rapidamente questi sistemi.
- Conformità alla protezione dei dati: Dato che le segnalazioni di whistleblowing conterranno spesso dati personali sensibili, le aziende devono garantire la conformità al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). Ciò include l’esecuzione di valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) e l’aggiornamento degli accordi sul trattamento dei dati. Non gestire correttamente questi dati potrebbe comportare sanzioni significative, aggiungendo un ulteriore livello di complessità agli sforzi di conformità.
- Relazioni con i dipendenti: La legge richiede inoltre che queste nuove procedure siano sviluppate in consultazione con i rappresentanti dei dipendenti o i sindacati. Ciò potrebbe causare tensioni all’interno delle organizzazioni, specialmente se i dipendenti ritengono che i processi siano intrusivi o non li proteggano adeguatamente.
- Rischi legali e preoccupazioni per le ritorsioni: Le aziende devono prestare attenzione a evitare qualsiasi azione che possa essere percepita come ritorsione nei confronti dei segnalanti. La legge vieta qualsiasi forma di ritorsione, inclusi demansionamento, licenziamento o anche forme più sottili di discriminazione sul posto di lavoro. Garantire che tutto il personale dirigenziale sia formato per gestire adeguatamente le segnalazioni sarà fondamentale per mitigare i rischi legali.
Preoccupazioni tra le aziende polacche:
- Tempistiche di attuazione ristrette: Una delle preoccupazioni più urgenti è la tempistica serrata per l’attuazione. Con la nuova legge sul whistleblowing in vigore dal 25 settembre 2024, molte aziende si sentono impreparate a soddisfare i requisiti, in particolare quelle che non hanno mai affrontato normative simili in precedenza.
- Costi della conformità: L’onere finanziario legato alla creazione di sistemi di whistleblowing conformi è un’altra preoccupazione importante. Per le aziende più piccole, i costi associati alla creazione di canali di segnalazione sicuri, alla formazione del personale e al mantenimento della conformità alle leggi sulla protezione dei dati possono essere significativi.
- Interruzioni operative: L’introduzione di nuove procedure potrebbe interrompere i flussi di lavoro esistenti e richiedere alle aziende di distogliere risorse da altre aree importanti. La necessità di aggiornare frequentemente le politiche e di coinvolgere esperti legali e della protezione dei dati aggrava questo carico operativo.
- Rischi reputazionali: Le aziende sono preoccupate anche per i potenziali danni reputazionali che potrebbero derivare da casi di whistleblowing. Anche accuse infondate potrebbero portare a un controllo pubblico, con effetti negativi sulla fiducia dei clienti e sulla reputazione di mercato.
Implicazioni della nuova legge sul whistleblowing in Polonia:
Sebbene la nuova legge polacca sul whistleblowing miri a rafforzare la trasparenza e a proteggere i segnalanti, comporta una serie di sfide per le aziende. Le imprese dovranno investire tempo, denaro ed energie per garantire la conformità, affrontando al contempo potenziali rischi operativi e reputazionali. Con l’avvicinarsi della scadenza di settembre, una pianificazione proattiva e un coinvolgimento approfondito dei dipendenti saranno fondamentali per mitigare queste sfide e trasformare la conformità in un vantaggio competitivo.
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Domande frequenti
Le organizzazioni con 50 o più dipendenti devono stabilire procedure interne di whistleblowing: canali di segnalazione sicuri, un'unità o una persona imparziale per gestire le segnalazioni e la protezione dell'identità del segnalante.
Il 25 settembre 2024, allineata alla Direttiva UE sul whistleblowing.
Le segnalazioni contengono spesso dati personali sensibili, quindi le aziende devono rispettare il GDPR, incluse le valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati e gli accordi aggiornati sul trattamento dei dati.
Sì. Qualsiasi forma di ritorsione è vietata, incluso demansionamento, licenziamento o forme più sottili di discriminazione sul posto di lavoro, pertanto i responsabili devono essere formati su come gestire le segnalazioni.
Approfondimenti correlati: le sanzioni per la violazione della legge polacca sul whistleblowing, come la Direttiva sul whistleblowing è stata recepita nei vari paesi UE e il software per il whistleblowing di Trusty con una policy localizzata alla normativa polacca.
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