Dejan Jasnic · Cofundador y responsable de cumplimiento, Trusty · Más de 20 años en antifraude y cumplimiento · Miembro de la junta directiva de ACFE Swiss Chapter
¿Qué es el protocolo del canal de denuncias?
Disponer de un protocolo del canal de denuncias adecuado es esencial para garantizar la transparencia y el cumplimiento normativo en las empresas. Sin embargo, la implementación y elaboración de este protocolo plantean dudas. Especialmente cuando la normativa no especifica detalles sobre su registro o notificación a las autoridades competentes. Veamos cómo crear esta herramienta vital para la política de responsabilidad social corporativa y asegurar su eficacia.
El canal de denuncias es una herramienta que permite la presentación de quejas o informes de irregularidades o incumplimientos dentro de una organización. Es una vía que garantiza la confidencialidad del denunciante, a menudo denominado «whistleblower» o informante. Este canal está regulado por la Ley 2/2023, que establece la necesidad de un sistema interno de información en empresas con 50 o más trabajadores. Sobre todo, establecer un protocolo claro del canal de denuncias es esencial para el cumplimiento normativo.
Creación del protocolo
Para crear un canal de denuncias eficiente, es vital decidir primero su implementación. La Ley 2/2023 indica que el órgano de administración es responsable de esta decisión. Una vez tomada, es esencial diseñar el canal teniendo en cuenta la confidencialidad. Lo más importante es el método de presentación de la información y la protección adecuada del informante.
La organización puede gestionar el canal internamente o encargar su gestión a un tercero externo. Algunas organizaciones optan por un gestor externo para garantizar la imparcialidad y la protección de datos, especialmente en el marco del Delegado de Protección de Datos (DPD) y el responsable de cumplimiento.
Contenido del protocolo
El protocolo debe ser claro y específico:
- Introducción: Nombre de la empresa, marco normativo y motivos de la implementación.
- Propósito: Propósito del canal.
- Ámbito de aplicación: Definición de a quién se aplica.
- Garantías: Protección tanto para el denunciante como para el denunciado.
- Procedimiento: Detalles sobre cómo se presentan, tramitan e investigan las denuncias.
Un componente esencial de este protocolo es la figura autónoma del Responsable del Sistema, que asegura el correcto funcionamiento del canal.
Difusión y registro
Aunque no se requiere un registro oficial, la Ley 2/2023 indica que es esencial disponer de un registro interno de la información recibida. Además, el protocolo debe ser accesible para todos los empleados y partes interesadas.
Conclusión
Finalmente, la transparencia y el cumplimiento son esenciales en la era moderna. La implementación efectiva de un canal de denuncias garantiza que las empresas no solo cumplan con la normativa, sino que también protejan a quienes buscan hacer lo correcto.
Preguntas frecuentes
Según la Ley 2/2023, el órgano de administración de la organización toma la decisión, y el canal debe diseñarse en torno a la confidencialidad, el método de presentación de la información y la protección del informante.
Una introducción con el nombre de la empresa, el marco normativo y los motivos de la implementación, el propósito del canal, su ámbito de aplicación, las garantías para el denunciante y el denunciado, y el procedimiento para la presentación, tramitación e investigación de las denuncias.
No se requiere un registro oficial, pero la Ley 2/2023 exige un registro interno de la información recibida, y el protocolo debe ser accesible para todos los empleados y partes interesadas.
Sí. La Ley 2/2023 permite encargar la gestión del sistema interno a un tercero externo, y algunas organizaciones lo hacen para garantizar la imparcialidad y la protección de datos.
Lecturas relacionadas: protección y consecuencias según la ley del canal de denuncias, las obligaciones del responsable de las investigaciones de denuncias, y el software de denuncias Trusty, que incluye un protocolo conforme.
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