Dejan Jasnic · Cofundador y responsable de Compliance, Trusty · Más de 20 años en antifraude y compliance · Miembro del consejo de ACFE Swiss Chapter
Una política de denuncias que cumpla con la legislación de la UE debe cubrir diez elementos: quién puede denunciar, qué se puede denunciar, cómo denunciar, quién gestiona las denuncias, la confidencialidad, los plazos, la protección frente a represalias, la denuncia externa, la protección de datos y la conservación de registros. La plantilla a continuación le ofrece la redacción para cada uno.
Cópiala, sustituye el texto entre corchetes y adáptela a cada país donde emplees a 50 o más trabajadores.
Una política de denuncias es un documento escrito que informa a las personas sobre cómo denunciar irregularidades en el trabajo y cómo la organización gestionará la denuncia y protegerá a la persona que la realizó. También se denomina política de denunciantes, política de comunicación o procedimiento de denuncia interna.
En la práctica, sí. La Directiva (UE) 2019/1937 exige a los empleadores con 50 o más trabajadores que dispongan de procedimientos para la denuncia y el seguimiento internos, y que proporcionen información clara y fácilmente accesible sobre ellos. Una política escrita es la forma de cumplir ambas obligaciones y demostrar que lo ha hecho.
Algunas leyes nacionales son más explícitas. La Ley 2/2023 de España, por ejemplo, exige una política publicada y un procedimiento para gestionar las denuncias. Para obtener una visión general de las normas, consulta nuestra guía sobre la ley de denuncias en la UE.
¿Qué debe incluir una política de denuncias?
Una política de denuncias debe incluir diez elementos, cada uno vinculado a un artículo de la Directiva de la UE sobre la protección de los denunciantes. Utilice esta tabla como lista de verificación para su política actual.
funciona en la práctica
Cada promesa de su política, integrada en el canal. Trusty le ofrece denuncias por escrito y por voz, un buzón anónimo bidireccional, acceso basado en roles y control de plazos, además de políticas de cumplimiento ya elaboradas para empezar. Su primer canal está listo en menos de cinco minutos.
Elemento | Qué debe indicar la política | Directiva |
|---|---|---|
1. Quién puede denunciar | Empleados y cualquier otra persona con una relación laboral, incluidos contratistas, candidatos y antiguos trabajadores | Artículo 4 |
2. Qué se puede denunciar | Las infracciones cubiertas, con ejemplos, y lo que corresponde a los canales de RR. HH. | Artículo 2 |
3. Cómo denunciar | Los canales disponibles, por escrito, de forma oral o ambos, y el derecho a solicitar una reunión | Artículo 9, apartado 2 |
4. Quién gestiona las denuncias | La persona o el equipo imparcial que recibe y da seguimiento a las denuncias | Artículo 9, apartado 1, letra c) |
5. Confidencialidad | Que se protege la identidad del denunciante y quién puede acceder a una denuncia | Artículo 16 |
6. Plazos | Acuse de recibo en un plazo de 7 días y respuesta en un plazo de 3 meses | Artículo 9, apartado 1, letras b) y f) |
7. Protección frente a represalias | Que las represalias están prohibidas y qué hacer si ocurren | Artículos 19 y 21 |
8. Denuncia externa | Cómo denunciar ante la autoridad nacional competente | Artículo 9, apartado 1, letra g) |
9. Protección de datos | Cómo se tratan los datos personales conforme al RGPD | Artículo 17 |
10. Conservación de registros | Cómo se documentan las denuncias y durante cuánto tiempo se conservan | Artículo 18 |
Las empresas con 50 o más empleados pueden configurar el software de denuncias de Trusty en cuestión de minutos, desde 49 € al mes.
Plantilla de política de denuncias
Esta plantilla cubre los diez elementos. Sustituya el texto entre corchetes y, a continuación, haga que se revise según la legislación nacional de cada país donde la utilices.
1. Propósito
[Nombre de la empresa] desea conocer las irregularidades a tiempo para poder actuar. Esta política explica cómo denunciar una preocupación, cómo la gestionamos y cómo le protegemos.
2. Quién puede denunciar
Esta política se aplica a empleados, directivos, miembros del consejo de administración, accionistas, becarios, voluntarios, solicitantes de empleo, antiguos trabajadores, contratistas, proveedores y su personal.
3. Qué se puede denunciar
Puede denunciar un incumplimiento de la ley real o sospechado del que hayas tenido conocimiento a través de su trabajo en [Nombre de la empresa]. Algunos ejemplos incluyen fraude, corrupción, blanqueo de capitales, incumplimientos de la legislación sobre competencia, riesgos para la salud y la seguridad, daños medioambientales, incumplimientos de la protección de datos, problemas de seguridad de los productos e incumplimientos de la Reglamento de IA de la UE.
Las quejas personales relacionadas con el empleo deben dirigirse a [contacto de RR. HH.], a menos que también impliquen un incumplimiento de la ley.
4. Cómo denunciar
Puede denunciar por escrito o por mensaje de voz en [URL del canal de denuncias]. También puede solicitar una reunión en persona con [rol o equipo], que organizaremos en un plazo de [número] días.
Puede denunciar de forma anónima. Si lo hace, guarda el código de acceso que recibas para que podamos hacerte preguntas e informarle del seguimiento.
5. Quién gestione su denuncia
Las denuncias las recibe y tramita [rol o equipo], que actúa de forma independiente y está formado para gestionarlas. Si su denuncia se refiere a esa persona o equipo, se dirige a [rol alternativo].
6. Confidencialidad
Su identidad, y cualquier información que pudiera revelarla, solo se comparte con las personas autorizadas para gestionar su denuncia. No la revelaremos a nadie más sin su consentimiento explícito, a menos que la ley lo exija.
7. Qué ocurre después de denunciar
Confirmamos la recepción en un plazo de 7 días. Evaluamos la denuncia, investigamos cuando sea necesario y le informamos de las medidas que hemos tomado o planeamos tomar en un plazo de 3 meses a partir de esa confirmación.
8. Protección frente a represalias
[Nombre de la empresa] prohíbe cualquier represalia, amenaza o intento de represalia contra una persona que denuncie en virtud de esta política, o contra cualquiera que la ayude. La represalia es una falta disciplinaria. Denúnciala a través del mismo canal.
Está protegido si tenías motivos razonables para creer que la información era cierta cuando la denunciaste. Realizar una denuncia a sabiendas de que es falsa no está protegido.
9. Denuncia externa a la empresa
Le animamos a denunciar internamente primero, pero puede denunciar directamente a la autoridad competente: [nombre y datos de contacto de la autoridad nacional]. También puede denunciar al organismo pertinente de la UE cuando sea aplicable.
10. Protección de datos y registros
Tratamos los datos personales de acuerdo con el RGPD y [ley nacional de protección de datos]. Registramos cada denuncia y la conservamos durante [periodo de conservación], o más tiempo cuando la ley o los procedimientos en curso lo exijan. Los datos que no sean claramente relevantes se eliminan sin demora.
11. Responsable y revisión de la política
El responsable de esta política es [rol]. Fue aprobada el [fecha] y se revisa al menos una vez al año.
cada entidad
Una plataforma, un canal de denuncias independiente para cada entidad jurídica. Trusty mantiene separados las denuncias, los gestores de casos y los derechos de acceso de cada filial, ofrece el formulario de denuncia en varios idiomas y aloja todos los datos en centros de datos certificados ISO/IEC 27001 en Alemania.
¿Cómo se adapta una política de denuncias a cada país de la UE?
Una política de denuncias se adapta cambiando cuatro aspectos por país: el alcance, la norma de anonimato, la autoridad externa y el período de conservación. La legislación nacional también puede exigir que consultes a los representantes de los empleados antes de que la política entre en vigor.
País | Qué cambiar en la plantilla |
|---|---|
Alemania (HinSchG) | Ampliar el alcance a delitos penales y determinadas infracciones administrativas. Designar a la Oficina Federal de Justicia como canal de denuncia externo. Eliminar los registros tres años después del cierre del caso. Involucrar al comité de empresa. |
España (Ley 2/2023) | Indicar que se aceptan denuncias anónimas. Designar al Responsable del Sistema y a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.). Publicar la política. Conservar los registros durante un máximo de diez años. |
Francia (Sapin II y Decreto 2022-1284) | Ampliar el alcance a delitos, infracciones y amenazas al interés general. Consultar al comité social y económico (CSE). Acusar recibo en un plazo de siete días laborables. Designar al Défenseur des droits. |
Italia (Decreto Legislativo 24/2023) | Designar a ANAC como canal externo. Consultar a los representantes sindicales. Conservar los registros durante un máximo de cinco años tras comunicar el resultado. Alinear con su Modelo 231, si dispones de uno. |
Un grupo puede mantener una política central y añadir un breve anexo por país para cada uno de estos puntos. Traduce la política al idioma de cada plantilla. Nuestra guía sobre denuncias para empleadores multinacionales cubre las configuraciones de grupo con más detalle.
¿Cuáles son los errores más comunes en una política de denuncias?
El error más común es una política que describe un proceso que la organización no puede llevar a cabo. Se repiten seis errores una y otra vez:
• Cubrir solo a los empleados. La ley también protege a contratistas, proveedores, solicitantes y antiguos trabajadores.
• Exigir primero la denuncia interna. Un denunciante puede acudir directamente a la autoridad, y la política debe indicar cómo.
• Exigir «buena fe». El criterio legal son los motivos razonables para creer que la información es cierta, no el motivo del denunciante.
• Omitir los plazos. El acuse de recibo en siete días y la respuesta en tres meses deben figurar en la política.
• Nombrar una dirección de correo electrónico como canal. Un buzón compartido es difícil de mantener confidencial y no deja un registro claro del caso. Consulta software de denuncias vs. correo electrónico vs. línea directa.
• Publicar y olvidar. Una política que nadie ha leído no protege a nadie, así que forma al personal y revísela anualmente.
Una política es solo la mitad del cumplimiento. El canal que la respalda tiene que cumplir las promesas que hace la política.
¿Cómo se pone en práctica una política de denuncias?
Una política de denuncias se pone en práctica combinándola con un canal de denuncias que haga cumplir lo que la política promete. Trusty es un software de denuncias diseñado en torno a la Directiva de la UE sobre la protección de los denunciantes, y un canal interno está listo en menos de cinco minutos.
Lo que promete su política | Cómo lo cumple Trusty |
|---|---|
Denuncias por escrito o por voz | Formulario en línea más mensajes de voz desde el navegador con distorsión de voz |
Denuncia anónima con respuesta | Buzón anónimo bidireccional que se abre con un código de acceso |
Acceso solo para gestores autorizados | Acceso basado en roles, independiente para cada entidad jurídica |
Plazos de 7 días y 3 meses | Panel de casos que muestra cada denuncia y su estado |
Un registro fiable | Sello de tiempo cualificado eIDAS en cada denuncia y un registro de auditoría a prueba de manipulaciones |
Tratamiento conforme al RGPD | Alojamiento en centros de datos certificados ISO/IEC 27001 en Alemania |
Trusty también incluye políticas de cumplimiento y formación para empleados ya preparadas, para que no tenga que empezar de cero.
Preguntas frecuentes sobre políticas de denuncias
Una política de denuncias es un documento escrito que explica cómo denunciar irregularidades en el trabajo, cómo gestiona la organización las denuncias y cómo protege a la persona que denuncia.
Las empresas privadas con 50 trabajadores o más y los organismos del sector público en la UE necesitan procedimientos de denuncia internos y deben informar claramente sobre ellos. Una política de denuncias por escrito es la forma habitual de cumplir ambos requisitos.
Debe incluir quién puede denunciar, qué se puede denunciar, cómo denunciar, quién gestiona las denuncias, la confidencialidad, los plazos de 7 días y 3 meses, la protección frente a represalias, la denuncia externa, la protección de datos y la conservación de registros.
Con dos a cuatro páginas es suficiente. Un lector debería poder averiguar cómo denunciar, y qué ocurre después, en menos de un minuto.
Depende del país. La ley de la UE deja la decisión en manos de los Estados miembros, y España exige a los empleadores aceptar denuncias anónimas. Permitirlas en todos los casos es el enfoque más sencillo para un grupo.
Sí. Un grupo puede utilizar una política central única con un breve anexo por país que establezca el alcance local, la autoridad, la norma de anonimato y el período de conservación.
Revísela al menos una vez al año, y siempre que cambie la ley. La ampliación de 2026 a las denuncias de la Reglamento de IA de la UE es uno de esos cambios.
Fuentes
• Directiva (UE) 2019/1937, EUR-Lex
• Artículo 87: Notificación de infracciones y protección de las personas que informan, Reglamento de Inteligencia Artificial de la UE
• Trusty, información del producto
Esta plantilla y este artículo son información general, no asesoramiento jurídico. Haga que un asesor jurídico local revise su política final.
con la Directiva de la UE y el RGPD
Software de denuncias sencillo, creado por expertos en cumplimiento normativo.