Dejan Jasnic · Cofundador y responsable de Compliance, Trusty · Más de 20 años en lucha contra el fraude y compliance · Junta del Capítulo Suizo de ACFE
El software de whistleblowing es la única de las tres opciones diseñada para cumplir por sí sola todos los requisitos de la ley de denuncias de la UE. Una bandeja de correo electrónico y una línea telefónica son ambas formas legítimas de recibir denuncias, pero cada una deja lagunas en confidencialidad, control de acceso, anonimato, plazos o conservación de registros que hay que cubrir con procesos adicionales y trabajo manual.
Según la Directiva (UE) 2019/1937, la Directiva europea de protección del denunciante, toda empresa privada con 50 trabajadores o más debe establecer un canal de denuncias interno. Para los empleadores con entre 50 y 249 trabajadores, esta obligación es de aplicación desde el 17 de diciembre de 2023. Los organismos del sector público también están cubiertos, y la legislación nacional puede extender la obligación a empresas más pequeñas. La directiva no especifica una tecnología concreta, por lo que la elección del canal es libre, siempre que cumpla las garantías del artículo 9. Esta guía compara el correo electrónico, una línea directa y un software específico, requisito por requisito.
una sola plataforma
El correo electrónico y las líneas directas dejan lagunas de cumplimiento. Trusty le ofrece un canal de denuncias seguro que cumple todos los requisitos de la Directiva de la UE, listo en menos de cinco minutos.
¿Qué es un sistema de whistleblowing?
Un sistema de whistleblowing es la combinación de canales, personas y procedimientos que una organización utiliza para recibir, evaluar, investigar y documentar denuncias de irregularidades. El canal es solo el punto de entrada. Detrás de él se necesitan gestores de casos designados, un procedimiento escrito, una forma de mantener el contacto con el denunciante y un registro seguro de cada caso.
La directiva permite que cada organización elija sus canales. Sus considerandos ofrecen ejemplos: denuncias por escrito por correo postal, un buzón físico de reclamaciones o una plataforma en línea, y denuncias orales por línea telefónica u otro sistema de mensajería de voz. A petición, el denunciante también debe poder reunirse en persona con alguien en un plazo razonable.
Si necesita un canal conforme rápidamente, el software de whistleblowing de Trusty está operativo en minutos, desde 49 € al mes.
Qué exige la ley de la UE a un sistema de whistleblowing
La ley de la UE exige que un sistema de whistleblowing sea seguro, confidencial, se gestione con imparcialidad y quede documentado, con plazos de respuesta fijos. Los artículos 9, 16, 17 y 18 de la directiva establecen siete pruebas que cualquier canal debe superar:
1. Vía de denuncia. Las personas pueden denunciar por escrito, oralmente o de ambas formas, y pueden solicitar una reunión presencial (artículo 9, apartado 2).
2. Confidencialidad. La identidad del denunciante, y de cualquier persona mencionada en la denuncia, no se revela más allá del personal autorizado sin el consentimiento explícito del denunciante (artículo 16).
3. Acceso restringido. El canal está diseñado de modo que el personal no autorizado no pueda acceder a las denuncias (artículo 9, apartado 1, letra a).
4. Gestión imparcial. Una persona o departamento imparcial realiza el seguimiento, mantiene el contacto con el denunciante y solicita información adicional cuando es necesario (artículo 9, apartado 1, letra c).
5. Acuse de recibo en 7 días. El denunciante recibe confirmación de recepción en un plazo de siete días (artículo 9, apartado 1, letra b).
6. Respuesta en 3 meses. Se informa al denunciante de las medidas previstas o adoptadas en un plazo razonable, nunca superior a tres meses desde el acuse de recibo (artículo 9, apartado 1, letra f).
7. Conservación de registros. Toda denuncia se registra, se mantiene confidencial y se conserva solo el tiempo necesario, y los datos personales claramente irrelevantes se eliminan sin demora injustificada (artículos 17 y 18).
Se aplican otras dos obligaciones sea cual sea el canal elegido. Debe facilitar información clara y fácilmente accesible sobre cómo denunciar externamente ante las autoridades competentes (artículo 9, apartado 1, letra g). Y si un tercero gestiona el canal en su nombre, algo que la directiva permite, las mismas garantías se aplican a ese proveedor (artículo 8, apartado 5).
Las leyes nacionales se basan en esta referencia mínima. España exige que los canales internos acepten y tramiten denuncias anónimas, y no disponer de un sistema interno conforme puede costarle a una entidad jurídica hasta 1 millón de euros. Alemania no exige que los canales acepten denuncias anónimas, pero no establecer un canal interno puede acarrear una multa de hasta 20.000 €. Si tiene empleados en más de un país, una vía anónima con comunicación bidireccional es la opción segura por defecto.
Por qué una dirección de correo electrónico rara vez es suficiente para el whistleblowing
Una dirección de correo electrónico puede servir como canal de denuncia por escrito, pero por sí sola rara vez cumple los requisitos de confidencialidad y control de acceso. La directiva no menciona el correo electrónico específicamente. Lo que importa es que el canal sea seguro y que el personal no autorizado no pueda acceder a las denuncias.
Una bandeja de correo estándar tiene dificultades para lograrlo por cinco motivos:
• Los administradores de TI pueden leerla. Los servidores de correo, las copias de seguridad y las cuentas de administrador dan acceso a personas que no son gestores de casos.
• El remitente queda identificado. Una dirección de correo de empresa revela al denunciante, y una personal también puede rastrearse.
• Los mensajes llegan a las personas equivocadas. El autocompletado, las reglas de reenvío y las bandejas compartidas pueden enviar una denuncia a compañeros, o incluso a la persona implicada.
• Nada hace seguimiento de los plazos. Los plazos de siete días y tres meses dependen de que alguien se acuerde de ellos.
• Los registros quedan dispersos. Las respuestas, reenvíos y archivos adjuntos se distribuyen entre bandejas de entrada, lo que dificulta tener un expediente limpio y una eliminación conforme con el RGPD.
Implantar el correo electrónico no cuesta nada, por eso muchas pequeñas empresas empiezan por ahí. Si lo mantienes, limita la bandeja a gestores de casos designados, mantenla fuera del acceso administrativo general en la medida de lo posible, registra cada denuncia y plazo en un registro de casos separado, y redacta un procedimiento que explique cómo volver a contactar con los denunciantes anónimos.
Una línea directa de whistleblowing solo cubre parte de la ley de la UE
Una línea directa de whistleblowing cumple el requisito de denuncia oral, ya que la directiva acepta denuncias por teléfono u otro sistema de mensajería de voz. Sin embargo, por sí sola, una línea telefónica no cubre la documentación, el seguimiento ni el control de plazos.
Una línea directa tiene ventajas reales. A algunas personas les resulta más fácil explicar una preocupación hablando que por escrito, una llamada no requiere ninguna cuenta ni inicio de sesión en ningún dispositivo, y un operador formado puede hacer preguntas aclaratorias de inmediato.
El artículo 18 también establece normas específicas de conservación de registros para las denuncias orales:
• Consentimiento para grabar. Una llamada solo puede grabarse con el consentimiento del denunciante, en un formato duradero y recuperable.
• Transcripción o acta. En una línea grabada, se conserva la grabación o una transcripción completa y fiel. En una línea no grabada, el personal redacta un acta precisa de la llamada.
• Derecho a verificar. Debe ofrecerse al denunciante la posibilidad de revisar, corregir y aprobar la transcripción o el acta firmándola.
• Reuniones presenciales. Se aplican las mismas normas de consentimiento y documentación cuando alguien solicita denunciar cara a cara.
Las carencias prácticas son el seguimiento y el anonimato. No es posible volver a contactar con un denunciante anónimo a menos que se le proporcione una vía de retorno, y una voz reconocible puede identificar a alguien en un equipo pequeño. Las líneas con personal también resultan más caras a medida que se añaden idiomas y horarios, y fuera de esos horarios las denuncias quedan en un buzón de voz que igualmente hay que proteger y registrar.
¿Qué es el software de whistleblowing?
El software de whistleblowing es una plataforma en línea segura donde las personas envían denuncias y los gestores de casos designados las administran desde la recepción hasta el cierre. Combina en un solo lugar el formulario de denuncia, la comunicación bidireccional con el denunciante, el expediente del caso, el control de plazos y el registro de auditoría. Como la plataforma está fuera de los sistemas de correo y archivos de la empresa, solo los gestores de casos que designes pueden abrir las denuncias.
Cómo el software de whistleblowing cumple los requisitos legales
El software de whistleblowing cumple los requisitos legales integrándolos en el flujo de trabajo, de modo que el cumplimiento no depende de la disciplina individual. Una buena plataforma cubre cada prueba de la siguiente manera:
• Vía de denuncia. Un formulario web gestiona las denuncias escritas, y la mensajería de voz gestiona las orales.
• Confidencialidad y acceso. Las denuncias quedan fuera del sistema de correo de la empresa, y solo los gestores de casos designados pueden abrirlas.
• Anonimato con seguimiento. El denunciante recibe un código de acceso y vuelve a una bandeja privada para responder preguntas, sin facilitar su nombre ni correo electrónico.
• Plazos. Cada caso muestra su estado y fechas, de modo que los límites de siete días y tres meses son visibles.
• Registros. Cada acción queda registrada en el caso, lo que le da un único expediente que mostrar a una autoridad o un tribunal.
• Idiomas y entidades. Una sola plataforma puede dar servicio a varios países, con un equipo de gestión de casos independiente para cada entidad jurídica.
La contrapartida es un coste de suscripción y una configuración breve. Para la mayoría de las empresas que superan el umbral de 50 trabajadores, esto supone menos esfuerzo que crear y mantener las mismas garantías en torno a una bandeja de correo o una línea telefónica, y el historial de casos le proporciona pruebas de cumplimiento si una autoridad lo solicita.
Software de whistleblowing vs. correo electrónico vs. línea directa: comparación
El software supera las siete pruebas legales sin procesos adicionales, mientras que el correo electrónico y una línea directa superan algunas y necesitan soluciones alternativas para el resto.
Requisito | Bandeja de correo electrónico | Línea telefónica | Software de whistleblowing |
|---|---|---|---|
Denuncias escritas | Sí | No | Sí |
Denuncias orales | No | Sí | Sí, con mensajería de voz |
Confidencialidad de la identidad | Débil: la dirección del remitente es visible | Parcial: la voz puede identificar | Sí |
Acceso limitado a gestores de casos | Difícil: los administradores de TI pueden acceder a las bandejas | Depende de quién responda | Sí, según el rol |
Denuncia anónima con seguimiento | No | Sin forma de devolver la llamada | Sí, mediante una bandeja privada |
Plazos de 7 días y 3 meses | Seguimiento manual | Seguimiento manual | Visible en cada caso |
Conservación de registros | Dispersa entre bandejas de entrada | Requiere consentimiento, transcripción y aprobación | Un único expediente registrado |
Varios idiomas y entidades | Una bandeja por equipo de gestión de casos | Mayor coste de personal | Una sola plataforma |
Esfuerzo de configuración | Minutos, más procedimientos escritos | Días o semanas | Minutos |
Las tres opciones no son excluyentes entre sí. Muchas empresas utilizan el software como canal principal y añaden una opción telefónica para quienes prefieren hablar. Si combinas canales, dirige todas las denuncias al mismo expediente para que los plazos y registros permanezcan en un único lugar.
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Cómo elegir un sistema de whistleblowing
Elija el sistema de whistleblowing que supere las pruebas legales en todos los países donde emplees a 50 o más trabajadores, y después compara el esfuerzo y el coste. Ocho preguntas resuelven la mayoría de las decisiones:
1. ¿Pueden las personas denunciar tanto por escrito como por voz?
2. ¿Puede alguien denunciar de forma anónima y aun así responder a preguntas de seguimiento?
3. ¿Quién, incluido el personal de TI, puede acceder técnicamente a una denuncia?
4. ¿Muestra el sistema los plazos de siete días y tres meses para cada caso?
5. ¿Genera un registro completo y con marca de tiempo de cada caso?
6. ¿Se alojan los datos en la UE o el EEE, y se pueden eliminar según el calendario previsto?
7. ¿Cubre todos los idiomas que habla su plantilla?
8. ¿Puede cada entidad jurídica tener sus propios gestores de casos y derechos de acceso?
Una respuesta negativa a la pregunta 3 o 5 supone una laguna de cumplimiento en toda la UE, porque el control de acceso y la conservación de registros emanan de la propia directiva. Una respuesta negativa a la pregunta 2 es una laguna en los países que exigen la denuncia anónima, como España. Las preguntas 6 a 8 son especialmente importantes para grupos con personal en varios países.
Software de whistleblowing recomendado
Trusty es un software de whistleblowing diseñado en torno a la Directiva europea de protección del denunciante, y configura un canal de denuncias interno en menos de cinco minutos. Responde que sí a las ocho preguntas anteriores:
• Denuncias escritas y orales. Un formulario en línea más mensajes de voz desde el propio navegador, con distorsión de voz para que no se pueda reconocer al hablante.
• Contacto bidireccional anónimo. Los denunciantes vuelven a una bandeja privada con un código de acceso, de modo que los gestores de casos pueden hacer preguntas sin conocer su identidad.
• Acceso controlado. Permisos basados en roles, con gestión de casos independiente para cada entidad jurídica.
• Plazos y registros. Un panel de control de casos, una marca de tiempo cualificada eIDAS en cada denuncia y un registro de auditoría a prueba de manipulaciones.
• Alojamiento en la UE. Los datos se alojan en centros de datos certificados ISO/IEC 27001 en Alemania.
• Listo para implementar. Se incluyen plantillas de política de cumplimiento y formación para empleados.
• Opción telefónica. Se puede añadir una línea directa para los equipos que lo deseen.
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Preguntas frecuentes sobre sistemas de whistleblowing
No. La ley de la UE exige un canal de denuncias interno para empresas con 50 o más trabajadores, pero no impone un software concreto. El software es, simplemente, la forma más sencilla de cumplir a la vez las normas de confidencialidad, plazos y conservación de registros.
Una dirección de correo electrónico puede considerarse un canal escrito, pero solo si el personal no autorizado, incluidos los administradores de TI, no puede acceder a las denuncias. Una bandeja de correo estándar de la empresa suele fallar esta prueba sin controles adicionales.
No. La directiva permite que las empresas ofrezcan denuncia escrita, denuncia oral o ambas. Una línea directa es una forma de ofrecer denuncia oral, y la mensajería de voz es otra.
Depende del país. La directiva deja la decisión en manos de los Estados miembros, y España exige a los empleadores aceptar denuncias anónimas. Los denunciantes anónimos que posteriormente son identificados están protegidos en toda la UE.
Sí. La directiva permite que un tercero externo gestione el canal. El empleador sigue siendo responsable de la confidencialidad, el seguimiento y los plazos.
Un sistema de whistleblowing es todo el proceso de recepción, gestión y documentación de denuncias. Una línea directa es una vía de recepción dentro de ese sistema, limitada a las llamadas telefónicas.
La configuración de la plataforma en sí lleva minutos. Con Trusty, un canal de denuncias interno queda listo en menos de cinco minutos, y después añades sus gestores de casos, idiomas y política.
El coste depende del canal: el correo electrónico no tiene coste de licencia, pero requiere procesos manuales; una línea directa con personal aumenta de coste con los idiomas y horarios; y el software funciona por suscripción. Trusty ofrece una prueba gratuita de 7 días.
Fuentes
• Directiva (UE) 2019/1937 relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, EUR-Lex
• Trusty, información del producto
• Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas, España, BOE
• Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), Alemania
Este artículo es información general, no asesoramiento jurídico.
con la Directiva de la UE y el RGPD
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