Dan Ostergaard · Cofundador, Trusty · Exresponsable Global de Compliance en Novartis · Fundador de PolicyStore
Las organizaciones invierten considerablemente en redactar políticas de cumplimiento normativo. Los equipos jurídicos las revisan, los directivos las aprueban y se cargan en unidades compartidas o portales internos.
Pero redactar políticas es solo el primer paso.
El verdadero reto es garantizar que esas políticas lleguen realmente a los empleados e influyan en las decisiones del día a día. En la gestión del compliance, esta brecha suele llamarse el problema de la «última milla»: la distancia entre el diseño de la política y el conocimiento por parte de los empleados.
Cuando las políticas son difíciles de encontrar, rara vez se consultan o están enterradas en documentos estáticos, dejan de funcionar como herramientas de gobernanza. En su lugar, se convierten en documentación inactiva.
Para las empresas de cualquier tamaño, cerrar esta última milla es esencial para construir un programa de cumplimiento eficaz.
¿Qué es la última milla del compliance?
La última milla del compliance se refiere al reto de garantizar que las políticas corporativas lleguen realmente a los empleados y sean accesibles en los entornos de trabajo del día a día. Describe la brecha entre redactar políticas de compliance y garantizar que los empleados puedan acceder a ellas fácilmente y entenderlas.
La mayoría de los fallos de cumplimiento normativo no se producen porque las organizaciones carezcan de políticas. Se producen porque las políticas nunca llegan a las personas que toman decisiones operativas.
Por qué los reguladores se centran en la comunicación de políticas
Los reguladores modernos evalúan cada vez más si los programas de compliance son operativamente eficaces, no simplemente documentados.
Cuando las autoridades revisan un programa de cumplimiento normativo, suelen formular preguntas como:
- ¿Se comunicaron claramente las políticas a los empleados?
- ¿Recibieron los empleados formación sobre las políticas?
- ¿Pudieron los empleados acceder fácilmente a las directrices cuando las necesitaron?
Las directrices que utilizan los fiscales para evaluar los programas de compliance corporativo examinan específicamente si las políticas se distribuyeron e integraron en toda la organización, en lugar de limitarse a redactarlas y almacenarlas.
En otras palabras, una política a la que los empleados no puedan acceder fácilmente puede ofrecer una protección limitada durante una investigación.
Brechas en la formación y comunicación de políticas
En un caso reciente de aplicación de la normativa que implicaba a Qube Ports Pty Ltd, un tribunal federal determinó que la empresa no proporcionó la formación obligatoria a los empleados dentro de los plazos exigidos. El tribunal concluyó que la organización había incumplido los acuerdos laborales debido a debilidades en sus sistemas de compliance.
Programas de cumplimiento normativo que existen pero fallan operativamente
Los principales casos de aplicación de la normativa revelan con frecuencia el mismo patrón: las empresas tienen políticas y procedimientos formales, pero se comunican deficientemente a nivel interno o rara vez se utilizan en la práctica.
Estos fallos ponen de relieve una lección recurrente en el gobierno corporativo: una política escrita por sí sola no garantiza el cumplimiento.
En un caso reciente de aplicación de la normativa que implicaba a Qube Ports Pty Ltd, un tribunal federal determinó que la empresa no proporcionó la formación obligatoria a los empleados dentro de los plazos exigidos. El tribunal concluyó que la organización había incumplido los acuerdos laborales debido a debilidades en sus sistemas de compliance.
Por qué las políticas a menudo no llegan a los empleados
Varios desafíos estructurales dificultan la comunicación de políticas en las organizaciones modernas.
- Plantillas distribuidas: Los empleados pueden trabajar en múltiples ubicaciones, entornos remotos o centros operativos.
- Sobrecarga de políticas: Las organizaciones suelen mantener docenas de políticas, lo que dificulta que los empleados encuentren rápidamente la orientación adecuada.
- Documentación estática: Las políticas se distribuyen habitualmente como documentos PDF extensos almacenados en unidades compartidas.
- Visibilidad limitada: La dirección puede tener poca información sobre si se están consultando las políticas.
Estos factores crean el problema de la última milla: las políticas existen, pero están desconectadas del trabajo cotidiano.
Cerrar la última milla del cumplimiento normativo
Mejorar la eficacia de las políticas no requiere necesariamente grandes departamentos de cumplimiento normativo ni sistemas complejos.
En su lugar, las organizaciones se benefician de centrarse en la accesibilidad y la visibilidad.
Las mejoras prácticas incluyen:
- hacer que las políticas sean accesibles en dispositivos móviles
- proporcionar resúmenes breves de las políticas clave
- centralizar la distribución de políticas
- supervisar las tendencias generales de participación en todas las ubicaciones
El objetivo es garantizar que los empleados puedan localizar y consultar fácilmente las políticas al tomar decisiones.
Cómo ayuda la distribución digital de políticas
Las herramientas de distribución digital de políticas se utilizan cada vez más para abordar el aspecto operativo del cumplimiento normativo.
Plataformas como Trusty Compliance App se centran en entregar las políticas de compliance directamente en los dispositivos móviles de los empleados, ayudando a las organizaciones a hacer que los materiales de gobernanza sean más accesibles en distintas ubicaciones.
Las políticas pueden actualizarse de forma centralizada, resumirse para una comprensión rápida y distribuirse al instante. Los análisis de interacción también pueden proporcionar información a nivel de ubicación sobre el acceso a las políticas, ayudando a las organizaciones a entender cómo circulan las políticas entre oficinas o centros operativos.
Este enfoque ayuda a abordar el desafío central de la última milla: garantizar que las políticas lleguen realmente a la plantilla.
Lecturas relacionadas: por qué los empleados no leen las políticas de compliance, formación en compliance para empleados que demuestra la comprensión y por qué ya no basta con tener políticas.
Preguntas frecuentes
La «última milla» del cumplimiento se refiere a la brecha entre la creación de políticas de cumplimiento y la garantía de que los empleados las vean, comprendan y apliquen realmente en su trabajo diario. Muchas organizaciones tienen políticas bien redactadas, pero esos documentos a menudo permanecen enterrados en sistemas internos o unidades compartidas. Cerrar la última milla significa hacer que las políticas sean accesibles, comprensibles y visibles para toda la plantilla.
Las políticas de cumplimiento normativo a menudo fallan porque los empleados no pueden encontrarlas o acceder a ellas fácilmente. Las políticas se distribuyen con frecuencia como documentos estáticos, se almacenan en carpetas internas o se envían una vez por correo electrónico y se olvidan. Sin un acceso sencillo y una visibilidad regular, las políticas pueden existir formalmente pero tener poca influencia en el comportamiento.
Las pymes pueden mejorar la comunicación de políticas haciendo que las políticas sean fáciles de acceder y comprender. Esto incluye proporcionar acceso móvil, ofrecer resúmenes claros de políticas complejas y garantizar que las políticas se almacenen de forma centralizada y se actualicen de manera coherente. Las plataformas de distribución digital de políticas pueden ayudar a las organizaciones a entregar políticas directamente a los empleados en diferentes ubicaciones.
Los reguladores evalúan cada vez más si los programas de cumplimiento normativo se implementan eficazmente, no solo si están documentados. Esto incluye examinar cómo se comunican las políticas, si los empleados reciben formación y si las organizaciones pueden demostrar que las políticas se distribuyeron en toda la plantilla.
La distribución de políticas es el proceso de entregar documentos de gobernanza, como códigos de conducta, políticas antisoborno o normas laborales, a los empleados. Una distribución eficaz garantiza que las políticas sean accesibles, visibles y se actualicen regularmente para que los empleados puedan consultarlas al tomar decisiones.
Las plantillas actuales a menudo están distribuidas en oficinas, entornos remotos y centros operativos. Si las políticas solo están disponibles en carpetas internas o intranets, es posible que los empleados no accedan a ellas cuando las necesiten. Hacer que las políticas sean accesibles a través de dispositivos móviles o plataformas centralizadas ayuda a garantizar que los materiales de gobernanza permanezcan visibles en toda la organización.
La tecnología puede ayudar a las organizaciones a gestionar la distribución de políticas de manera más eficaz centralizando documentos, permitiendo actualizaciones instantáneas y proporcionando visibilidad sobre la participación general en las políticas. Las plataformas digitales permiten a las empresas distribuir políticas rápidamente y garantizar que los empleados en diferentes ubicaciones puedan acceder a la misma información.
La participación en políticas se refiere a la forma activa en que los empleados acceden a las políticas de cumplimiento normativo e interactúan con ellas. Las organizaciones pueden supervisar las tendencias de participación, como si se están consultando las políticas en diferentes oficinas o equipos, para comprender cómo circulan los materiales de gobernanza dentro de la organización.
Las pymes a menudo operan sin departamentos de cumplimiento normativo dedicados. Garantizar que los empleados puedan acceder fácilmente a las políticas es, por lo tanto, esencial para mantener estándares coherentes en toda la organización. Abordar la última milla ayuda a las pymes a convertir las políticas escritas en orientación práctica para las decisiones empresariales diarias.
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