Dan Ostergaard · Cofundador, Trusty · Exresponsable Global de Compliance en Novartis · Fundador de PolicyStore
¿Por qué los empleados no leen las políticas de cumplimiento?
Los empleados no ignoran las políticas de cumplimiento porque no les importe el cumplimiento. Las ignoran porque las políticas suelen ser de difícil acceso, demasiado largas, están escritas en un lenguaje legal complejo y se almacenan en sistemas obsoletos como PDF, archivos adjuntos de correo electrónico o carpetas compartidas.
La solución no es redactar más políticas. Es hacer que las políticas existentes sean más fáciles de encontrar, entender y usar.
Las organizaciones que proporcionan a los empleados un portal de cumplimiento centralizado y adaptado a dispositivos móviles, resúmenes de políticas concisos y una formación atractiva tienen muchas más probabilidades de construir una verdadera cultura de cumplimiento.
El verdadero problema no es la implicación de los empleados
Una de las quejas más comunes entre los profesionales del cumplimiento es:
«Nadie lee nuestras políticas».
Es una realidad frustrante. Se dedican horas, o incluso semanas, a desarrollar políticas, revisar requisitos legales y obtener aprobaciones, solo para que esos documentos desaparezcan en una unidad compartida donde rara vez se vuelven a abrir.
Pero la incómoda verdad es esta:
El problema no suelen ser sus empleados. Es la forma en que se entrega la información de cumplimiento.
Piense en cómo la gente consume información hoy en día.
Esperan respuestas al instante.
Buscan antes de navegar.
Usan sus teléfonos con la misma frecuencia que sus ordenadores.
Prefieren explicaciones breves a documentos extensos.
Sin embargo, muchas organizaciones todavía distribuyen las políticas de cumplimiento como archivos PDF estáticos adjuntos a correos electrónicos o enterrados en algún lugar de la intranet de la empresa.
No es de extrañar que la implicación siga siendo baja.
Por qué la gestión tradicional de políticas no funciona
La mayoría de las organizaciones no tienen escasez de políticas.
Lo que les falta es accesibilidad.
Los empleados se encuentran con frecuencia con preguntas como:
¿Qué versión de esta política está vigente?
¿Dónde puedo encontrar nuestra Política Antisoborno?
¿Ha cambiado este procedimiento recientemente?
¿Esta política se aplica a mi oficina o país?
¿A quién debo contactar si tengo preguntas?
Cuando las respuestas no están disponibles de inmediato, los empleados improvisan.
Preguntan a sus compañeros.
Confían en la memoria.
O continúan trabajando sin consultar la política en absoluto.
Cada una de estas situaciones aumenta el riesgo de cumplimiento.
El cumplimiento debe ser de fácil acceso
El cumplimiento nunca debe depender de si alguien recuerda dónde se guardó un documento.
Los empleados deben poder acceder a las políticas desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo, siempre que las necesiten.
Tanto si alguien trabaja en la oficina como en remoto, viaja con frecuencia o visita las instalaciones de los clientes, la última versión de cada política debe estar siempre disponible desde una ubicación central.
En lugar de preguntarse si están leyendo la versión 4 o la versión 7, los empleados deben tener la confianza de que están viendo la orientación más actualizada.
La accesibilidad ya no es una comodidad.
Es una parte fundamental de un programa de cumplimiento eficaz.
Las políticas largas no son el problema, las introducciones largas sí lo son
Las políticas de cumplimiento a menudo necesitan ser detalladas.
Las obligaciones legales, las referencias regulatorias, las responsabilidades y los procedimientos tienen su lugar.
El desafío es que los empleados rara vez necesitan todos los detalles de inmediato.
La mayoría de la gente simplemente quiere entender:
¿Qué cubre esta política?
¿Por qué es importante?
¿Qué se espera de mí?
¿Dónde puedo encontrar más información?
Proporcionar un resumen conciso al principio de una política permite a los empleados comprender lo esencial en segundos, al mismo tiempo que les da acceso al documento completo siempre que se requiera mayor detalle.
Esto mejora la comprensión sin sacrificar la precisión.
Los empleados necesitan orientación, no más documentos
Publicar una política no genera por sí solo concienciación.
Tampoco garantiza la comprensión.
El cumplimiento tiene éxito cuando los empleados pueden pasar fácilmente de leer una política a entenderla, y después demostrar esa comprensión.
La formación interactiva, las confirmaciones de lectura, las certificaciones y los recordatorios periódicos ayudan a transformar el cumplimiento de un ejercicio de comunicación puntual en un proceso de aprendizaje continuo.
En lugar de esperar que los empleados hayan leído un correo electrónico enviado hace seis meses, las organizaciones pueden proporcionar acceso continuo a la orientación y los materiales de aprendizaje actuales siempre que surjan preguntas.
No puede mejorar lo que no puede medir
Una de las mayores debilidades de la gestión tradicional de políticas es la falta de visibilidad.
Después de enviar una política por correo electrónico, la mayoría de las organizaciones no tienen idea de lo que sucede después.
¿La leyeron?
¿Qué políticas reciben más atención?
¿Ciertas oficinas buscan de repente información sobre acoso, conflictos de intereses o regalos y hospitalidad?
Comprender cómo interactúan los empleados con el contenido de cumplimiento puede proporcionar información valiosa.
Por ejemplo, un aumento inesperado en las visitas a una política de acoso laboral en una ubicación puede indicar que los empleados están buscando activamente orientación antes de que se planteen formalmente sus inquietudes.
Aunque los análisis de políticas no sustituyen a las investigaciones ni a las denuncias de los informantes, pueden ayudar a los equipos de cumplimiento a identificar tendencias antes y responder de forma proactiva.
El cumplimiento moderno consiste en el acceso continuo
El cumplimiento ya no es un evento anual.
Los empleados necesitan respuestas durante todo el año, no solo durante la incorporación o la formación anual.
Las políticas evolucionan.
Las normativas cambian.
Surgen nuevos riesgos.
Las organizaciones se expanden a nuevos mercados.
La información de cumplimiento debe evolucionar con la misma rapidez.
Un programa de cumplimiento moderno mantiene las políticas, la formación, las confirmaciones de lectura y las herramientas de denuncia conectadas en un solo lugar para que los empleados siempre sepan dónde acudir para obtener información fiable.
Una mejor manera de gestionar las políticas de cumplimiento
En lugar de distribuir documentos estáticos a través de múltiples sistemas, muchas organizaciones están adoptando plataformas de cumplimiento centralizadas que agrupan la gestión de políticas, la formación de empleados y los recursos de cumplimiento.
Trusty Compliance App está diseñada con este enfoque en mente.
Las organizaciones pueden crear un portal de cumplimiento personalizado donde los empleados y socios comerciales tengan acceso instantáneo a las políticas vigentes, módulos de formación, canal de denuncias y demás información de cumplimiento desde cualquier dispositivo.
En lugar de leer páginas de texto legal antes de encontrar la información que necesitan, los empleados pueden comenzar con resúmenes de políticas generados por IA que explican los puntos clave en un lenguaje sencillo antes de enlazar directamente con la política completa.
Los módulos de formación se pueden generar a partir de las propias políticas de una organización, lo que permite a los empleados completar un aprendizaje interactivo, confirmar la lectura de los requisitos importantes y recibir certificados al finalizar con éxito.
Entre bastidores, los equipos de cumplimiento obtienen una valiosa visibilidad a través de análisis que muestran cómo se utilizan las políticas, dónde la implicación es mayor y qué áreas pueden requerir atención adicional.
Lo más importante es que cada actualización está disponible de inmediato en toda la organización, eliminando PDF obsoletos, versiones duplicadas y trabajo administrativo innecesario.
El cumplimiento debe construirse en torno a las personas
Durante décadas, los programas de cumplimiento se han centrado en producir documentos.
El futuro del cumplimiento es diferente.
Se centra en ayudar a las personas a tomar decisiones informadas.
Cuando las políticas son fáciles de consultar, sencillas de entender y están respaldadas por una formación atractiva, es mucho más probable que los empleados las utilicen.
La tecnología por sí sola no creará una cultura de cumplimiento.
Pero eliminar barreras innecesarias es uno de los puntos de partida más efectivos.
Las organizaciones que tengan éxito no serán necesariamente las que tengan los manuales de políticas más largos.
Serán las que hagan del cumplimiento una parte del trabajo diario.
Preguntas frecuentes
Las razones más comunes incluyen la poca accesibilidad, los documentos extensos, el lenguaje legal complejo, los métodos de distribución obsoletos y la dificultad para encontrar la última versión. Hacer que las políticas sean más fáciles de consultar y entender mejora notablemente la implicación de los empleados.
Un portal de cumplimiento digital centralizado es generalmente más eficaz que distribuir políticas como PDF o archivos adjuntos de correo electrónico. Los empleados siempre pueden acceder a la última versión desde una ubicación de confianza.
Las organizaciones pueden mejorar el cumplimiento combinando políticas accesibles, resúmenes concisos, formación interactiva, recordatorios periódicos y canales de denuncias claros. Medir la implicación de los empleados también ayuda a identificar dónde se necesita más apoyo.
Trusty Compliance App es una plataforma centralizada que ofrece a empleados y socios comerciales un acceso sencillo a políticas de cumplimiento, formación, confirmaciones de lectura, canal de denuncias y otras herramientas de cumplimiento desde cualquier dispositivo. Descúbrela aquí.
Nuestra plataforma le ayuda a generar resúmenes de políticas, crear evaluaciones de conocimientos, redactar preguntas de formación, traducir contenido a varios idiomas y reducir el tiempo necesario para crear y mantener programas de formación en materia de cumplimiento.
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