En octubre de 2019 se publicó oficialmente la Directiva Whistleblowing, suponiendo un avance significativo en el ámbito laboral al imponer nuevas obligaciones para la creación de canales internos de denuncia en las empresas. Esta normativa busca principalmente asegurar que cualquier empleado cuente con un mecanismo para informar sobre posibles infracciones o irregularidades dentro de la organización, protegiendo a la vez la confidencialidad del denunciante.
Aunque la directiva establece directrices comunes para toda la Unión Europea, cada país ha debido implementarla de manera particular, ajustándola a las características específicas de su entorno empresarial. En el artículo de hoy analizamos la transposición de la directiva a la ley polaca.
La Directiva Whistleblowing en la ley polaca
Así pues, en Polonia esta directiva tiene su transposición en la USTAWA o ochronie sygnalistów, ley que se publicó en el diario oficial el 24 de junio de 2024. Pero ¿qué novedades trae esta ley respecto a la directiva europea? Hemos consultado con algunos despachos polacos para que nos cuenten los aspectos principales de esta normativa.
¿A quién protege la ley polaca?
Tal y como se recoge en su artículo 4, la ley considera que tienen la condición de informante los empleados; el personal temporal; las personas que realizan trabajo en una base distinta a una relación laboral; los empresarios; los representantes legales; los socios y accionistas; e incluso los becarios, los voluntarios y los aprendices, entre otros.
¿A qué empresas afecta la a Ley?
El artículo 23 de la ley dispone que dicha normativa se aplicará a una entidad jurídica para la cual al menos 50 personas estén empleadas en una actividad remunerada el 1 de enero o el 1 de julio de un año determinado. Este quorum mínimo de 50 empleados no se aplicará a las entidades jurídicas que realicen actividades en el campo de los servicios financieros, productos y mercados, la lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, la seguridad en el transporte y la protección del medio ambiente, que estén dentro del ámbito de los actos jurídicos de la Unión Europea. Además, tampoco se aplicará a las unidades organizativas de un municipio o distrito con menos de 10.000 habitantes.
¿Qué ámbitos de protección quedan excluidos de la Directiva Whistleblowing?
La presente Ley no se aplica a la información que esté cubierta por normas sobre la protección de información clasificada y otra información que no sea susceptible de divulgación conforme a la legislación de aplicación general por razones de seguridad pública. Tampoco se aplica al secreto profesional en las profesiones médica y legal, al secreto de las deliberaciones judiciales, ni a los procedimientos penales en lo que respecta a la confidencialidad de las investigaciones y de las audiencias judiciales celebradas a puerta cerrada. Igualmente, tampoco se aplica a las infracciones de la legislación en materia de contratos de defensa y seguridad.
¿Cuál es el procedimiento para la denuncia de infracciones?
Esta cuestión se regula en el artículo 24 de la ley, que dispone que la entidad jurídica deberá establecer un procedimiento interno para la denuncia y el seguimiento de las infracciones de la ley. Así pues, una entidad con menos de 50 personas empleadas podrá establecer un procedimiento para la denuncia interna. Pero, previamente a establecer el procedimiento interno de denuncia, la entidad tendrá que consultar:
1) A una organización sindical de la empresa o a las organizaciones sindicales si hay más de una organización sindical en la entidad jurídica, o
2) A representantes de las personas que trabajan para la entidad jurídica, seleccionados de acuerdo con el procedimiento adoptado por la entidad jurídica, si no hay una organización sindical de la empresa.
¿Cuánto dura el procedimiento?
Las consultas mencionadas tendrán que durar al menos 5 días y no más de 10 a partir de la fecha de presentación del borrador del procedimiento interno de denuncia. Dicho procedimiento interno de denuncia entrará en vigor 7 días después de ser dado a conocer a las personas que realizan trabajo de la manera aceptada por la entidad jurídica.
La entidad jurídica deberá comunicar a una persona que solicite empleo sobre la base de una relación laboral o de otra relación jurídica que dé lugar a la prestación de trabajo o servicios o al desempeño de una función o servicio, la información sobre el procedimiento interno de denuncia al inicio
del proceso de contratación o de las negociaciones precontractuales.
¿Cuáles son los requisitos concretos del procedimiento interno de denuncia?
El procedimiento interno de denuncia deberá especificar lo siguiente:
1) Una entidad interna o una persona dentro de la estructura organizativa de la entidad jurídica, o un organismo externo autorizado por la entidad jurídica para recibir denuncias internas;
2) Los medios para la transmisión de las denuncias internas por parte del denunciante junto con su dirección postal o dirección de correo electrónico;
3) Una entidad o persona imparcial dentro de la estructura organizativa de la entidad jurídica encargada de hacer el seguimiento, incluida la verificación de la denuncia interna y la comunicación adicional con el
denunciante;
4) El procedimiento para tratar la información sobre infracciones reportadas de manera anónima;
5) La obligación de acusar recibo de la declaración interna dentro de los 7 días siguientes a su recepción, a menos que el denunciante no haya proporcionado la dirección de contacto a la cual debe enviarse la confirmación;
6) Un período máximo para la retroalimentación al denunciante, que no debe exceder de 3 meses a partir de la fecha de acuse de recibo de la denuncia interna o, si no se proporciona la confirmación mencionada en el punto 5, 3 meses después de que transcurran 7 días desde la fecha de la denuncia interna, a menos que el denunciante no haya proporcionado la dirección de contacto a la cual debe proporcionarse la retroalimentación;
7) Información comprensible y fácilmente accesible sobre cómo hacer denuncias externas al Defensor del Pueblo o a las autoridades públicas y, en su caso, a las instituciones, organismos, oficinas o agencias de la Unión Europea.
¿Cómo son los medios de transmisión de las denuncias?
Pueden ser orales o escritos.
? Solicitud escrita: La solicitud escrita puede hacerse en formato papel o electrónico.
? Solicitud oral: La notificación oral puede hacerse por teléfono o por medios electrónicos de comunicación. Una denuncia oral realizada a través de una línea telefónica grabada u otro sistema de
comunicación de voz grabada deberá ser documentada con el consentimiento del denunciante en forma de una grabación de la conversación que permita su recuperación, o una transcripción completa y precisa de la conversación. Además, una denuncia oral realizada mediante una línea telefónica no grabada u otro sistema de comunicación de voz no grabado deberá ser documentada en forma de un registro de la conversación, reproduciendo su curso exacto.
El denunciante podrá verificar, corregir y reclamar la transcripción de la entrevista o el acta de la entrevista mediante su firma. Por otro lado, el denunciante puede solicitar que la denuncia oral se haga en una reunión presencial organizada dentro de los 14 días siguientes a la recepción de dicha solicitud.
¿Cómo se protege al informante?
El denunciante no estará sujeto a represalias ni a intento o amenaza de represalias. El artículo 51 de la normativa recoge que un informante que haga una divulgación pública estará protegido si realiza:
1) una denuncia interna seguida de una denuncia externa, primero a una entidad jurídica y luego a una autoridad pública dentro del plazo establecido en el procedimiento interno para proporcionar retroalimentación, y luego no se proporciona el seguimiento o retroalimentación apropiados dentro del plazo establecido por el procedimiento de la autoridad pública externa, o
2) una denuncia externa inmediata y no se proporciona el seguimiento o retroalimentación apropiados por parte de la autoridad pública dentro del plazo establecido en su procedimiento externo. Un informante que haga una divulgación pública también estará protegido cuando tenga motivos razonables para creer que:
1) la infracción puede constituir una amenaza directa o manifiesta para el interés público, en particular cuando exista riesgo de daño irreparable, o
2) la denuncia externa puede provocar represalias contra el informante, o
3) si se realiza una denuncia externa, es improbable que la infracción sea contrarrestada de manera efectiva debido a las circunstancias específicas del caso, como la posibilidad de ocultar o destruir pruebas, la existencia de colusión entre la autoridad pública y el infractor, o la implicación de la autoridad pública en la infracción.
Protección de datos y confidencialidad
El artículo 27 de la ley determina que la entidad jurídica deberá asegurar que el procedimiento interno de denuncia y el procesamiento de datos personales relacionados con la recepción de informes prevengan el acceso no autorizado a la información cubierta por el informe y garantizar que se proteja la confidencialidad de la identidad del denunciante, de la persona afectada y de la tercera parte identificada en el informe.
Para recibir y verificar los informes internos, realizar el seguimiento y procesar los datos personales, solo podrán ser admitidas las personas autorizadas por escrito por la entidad jurídica.
Las personas autorizadas estarán obligadas a mantener la confidencialidad respecto a la información y los datos personales obtenidos en el contexto de la recepción y verificación de los informes internos y en la realización de acciones de seguimiento, incluso después de la finalización de la relación laboral u otra relación jurídica en la que desempeñaron ese trabajo.
¿Puede el denunciante presentar un informe externo?
Sí, el denunciante puede presentar un informe externo sin haber enviado previamente un informe interno. Los informes externos pueden ser aceptados por el Defensor del Pueblo o por una autoridad pública.
El Defensor del Pueblo y la autoridad pública serán responsables independientes en relación con los datos personales contenidos en un informe externo que haya sido aceptado por dichas autoridades. Estas figuras actuarán conforme a lo previsto en los artículos 31 y ss de la ley.
Además, conforme al artículo 33, la autoridad pública deberá establecer un procedimiento para la recepción y seguimiento de los informes externos, que determinará, en particular, el procedimiento para tratar la información sobre infracciones denunciadas de manera anónima. Conforme al artículo 35, para un seguimiento efectivo y retroalimentación, el denunciante deberá proporcionar una dirección de contacto. Además, el informe externo puede realizarse también de forma oral o escrita.
? Solicitud escrita: puede hacerse en papel, a la dirección para correspondencia indicada por el Defensor del Pueblo o la autoridad pública que recibe la notificación. También de forma electrónica, a la dirección de correo electrónico o dirección de buzón electrónico, o a la dirección de servicio electrónico indicada por el Defensor del Pueblo o la autoridad pública que recibe la notificación, o mediante un
formulario o aplicación en línea designado por la autoridad pública como competente para recibir informes en forma electrónica.
El Defensor del Pueblo o la autoridad pública que aceptó el informe externo deberá enviar al denunciante, sin demora, pero a más tardar en un plazo de 7 días después de recibir el informe, una confirmación de su aceptación, a menos que el denunciante haya solicitado expresamente lo contrario o el Defensor del Pueblo o la autoridad pública tenga motivos razonables para creer que confirmar la recepción del informe pondría en peligro la protección de la confidencialidad de la identidad del denunciante.
Por su parte, el Defensor del Pueblo o una autoridad pública pueden solicitar al denunciante, en su dirección de contacto, aclaraciones o información adicional que pueda tener en su posesión. Si el denunciante objeta o esto pudiera comprometer la protección de la confidencialidad de su identidad, el
Defensor del Pueblo o una autoridad pública deberán abstenerse de solicitar aclaraciones o información adicional.
Por último, el Defensor del Pueblo o una autoridad pública deberán, sin demora indebida, remitir la información contenida en el informe externo a las instituciones, organismos, oficinas o agencias relevantes de la Unión Europea para su seguimiento, según lo dispuesto por tales instituciones, organismos, oficinas o agencias, cuando así lo prevean disposiciones
separadas.
¿Cómo son los canales de los informes externos?
Esta cuestión se regula en el artículo 42 de la ley. Los canales de comunicación adoptados por el Defensor del Pueblo y una autoridad pública para el tratamiento de informes externos deben ser independientes de los canales de comunicación utilizados en el curso normal de sus actividades.
Además, tienen que asegurar la integridad, confidencialidad y protección de los datos, incluyendo su protección contra el acceso de personas no autorizadas. Igualmente, deben permitir el almacenamiento de la información de manera duradera para permitir una investigación posterior.
Otras cuestiones relevantes sobre las denuncias externas
La autoridad pública deberá, para cada año calendario, elaborar un informe que contenga estadísticas sobre las denuncias externas, incluyendo:
1) el número de solicitudes externas aceptadas;
2) el número de investigaciones y procedimientos iniciados como resultado de las denuncias externas aceptadas y las matrices sobre los resultados de dichas investigaciones;
3) los daños materiales estimados, si los hubiera, y los montos recuperados como resultado de los procedimientos relacionados con las infracciones de la ley que sean objeto de la denuncia externa, si la autoridad pública tiene dichos datos en su poder.
Además, el Defensor del Pueblo deberá, sobre la base de los informes de las autoridades públicas, elaborar un informe correspondiente al año calendario en cuestión y remitirlo al Sejm, al Senado y a la Comisión Europea a más tardar el 31 de diciembre del año siguiente al que corresponde el informe.
El informe se publicará en el sitio web del Defensor del Pueblo en el Boletín de Información Pública.
El Consejo de Ministros, tras consultar al Defensor del Pueblo, deberá establecer, mediante reglamento, el modelo de formulario para el informe a que se refiere el párrafo 1, teniendo en cuenta el alcance de los datos requeridos, la necesidad de garantizar que la información presentada sea completa y transparente, y de simplificar la agregación de los datos.
¿Cómo se puede realizar la denuncia externa?
Como establece el artículo 48, la autoridad pública deberá incluir en su sitio web, en el Boletín de Información Pública, en una sección separada, de fácil acceso e implícita y de forma comprensible para el denunciante, en particular, información sobre:
1) los datos de contacto que permitan realizar la denuncia externa, en particular la dirección postal, la dirección de correo electrónico, la dirección para el servicio electrónico, la dirección separada del buzón electrónico, la dirección de internet en la que se ubica el formulario, o un número de teléfono, indicando si las conversaciones son grabadas;
2) las condiciones para la protección del denunciante;
3) el procedimiento a seguir en caso de una denuncia externa, incluyendo la forma requerida para aclarar la información que es objeto de la denuncia o para proporcionar información adicional;
4) el plazo para la retroalimentación y el tipo y contenido de dicha retroalimentación;
5) las reglas de confidencialidad aplicables a la denuncia externa.
¿Cuál es el régimen sancionador y como son las sanciones previstas?
Las sanciones por no cumplir con los requisitos de la normativa vienen reguladas a partir del artículo 54 de la ley.
? En él se recoge que cualquiera que, deseando que otra persona no realice una denuncia, impida o dificulte significativamente que lo haga, estará sujeto a una pena de multa, limitación de libertad o
prisión de hasta un año.
? Y si además se emplea para ello la violencia, amenazas o engaño contra otra persona, será castigado con una pena de prisión de hasta tres años.
? Igualmente, quien tome represalias contra un informante, una persona que asista en la denuncia o una persona asociada con el informante, estará sujeto a una multa, pena de restricción de libertad o pena de privación de libertad de hasta dos años. Si el autor del acto actúa de manera persistente, será castigado con una pena de prisión de hasta tres años.
? Cualquiera que, contrariamente a las disposiciones de la Ley, revele la identidad del informante, de la persona que asiste en la denuncia o de una persona asociada con el informante, estará sujeto a una
multa, restricción de libertad o prisión de hasta un año.
? Quien haga una denuncia o una divulgación pública sabiendo que no ha habido una violación de la ley, estará sujeto a una multa, pena de restricción de libertad o pena de privación de libertad de hasta dos
años.
? Quien, siendo responsable de establecer el procedimiento interno de denuncia, contravenga las disposiciones de la Ley, no lo establezca o lo establezca en grave incumplimiento de los requisitos de la Ley, será castigado con una multa.