Dejan Jasnic · Cofundador y responsable de cumplimiento en Trusty · Más de 20 años en antifraude y cumplimiento · Miembro de la junta de ACFE Swiss Chapter
Sobre la Ley de Protección de Denunciantes de Alemania: Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) de 31 de mayo de 2023.
En mayo de 2023 se aprobó la Ley de Protección de Denunciantes alemana, un paso significativo en el ámbito laboral al introducir nuevas obligaciones para la implementación de sistemas de denuncia internos en las empresas. El objetivo principal de esta regulación es garantizar que todos los empleados dispongan de herramientas para informar sobre posibles infracciones o irregularidades dentro de la organización, protegiendo al mismo tiempo la confidencialidad del denunciante.
Aunque la directiva establece directrices generales para toda la Unión Europea, cada país ha tenido que adaptarla específicamente a las necesidades de su sector empresarial.
La Directiva sobre denuncias en la legislación alemana, publicación y entrada en vigor:
El proceso de transposición en Alemania ha sido lento pero constante. Desde la presentación del primer proyecto de ley en diciembre de 2020, se han producido múltiples revisiones y aclaraciones. De hecho, la Comisión Europea llevó a Alemania ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea por no transponer a tiempo la Directiva de la UE sobre denuncias.
En febrero de 2023, el proyecto de ley fue rechazado por el Bundesrat (Consejo Federal), principalmente porque se consideraba una carga excesiva para las pequeñas y medianas empresas. Como resultado, fue necesario un nuevo acuerdo de compromiso.
El 9 de mayo de 2023, el comité de conciliación del Bundestag y el Bundesrat debatió la propuesta de ley “Hinweisgeberschutzgesetz” y llegó a un acuerdo. Así, días después y con un retraso de un año y medio, la ley de protección de denunciantes se promulgó finalmente en Alemania el 31 de mayo de 2023, aunque no fue hasta el 2 de julio de 2023 cuando entró en vigor la ley alemana que transpone la Directiva Europea sobre denuncias.
¿Quién está protegido por la Ley de Protección de Denunciantes de Alemania?
La Ley de Protección de Denunciantes de Alemania protege a las personas físicas que, en el curso de sus actividades profesionales o antes de ellas, obtienen información sobre infracciones y la comunican a las oficinas de denuncia designadas por esta Ley (denunciantes).
Además, también se ofrece protección a las personas que son objeto de una denuncia o revelación, así como a otras personas involucradas en el asunto denunciado por el informante.
¿Qué empresas se ven afectadas por la Ley de Protección de Denunciantes de Alemania?
Los empleadores con 250 o más empleados tuvieron que implementar un sistema de denuncias inmediatamente después de la entrada en vigor de la Ley.
Los empleadores con entre 50 y 249 empleados dispusieron de un periodo adicional de 6 meses para implementar los canales de denuncia internos requeridos, con una fecha límite fijada para el 17 de diciembre de 2023.
¿Qué infracciones se pueden denunciar?
Esta Ley se aplica a la comunicación y revelación de la información estipulada en su artículo 2, incluidas las infracciones castigadas por la ley, las infracciones que están sujetas a una multa si la norma infringida sirve para proteger la vida, la integridad física o la salud, o las infracciones de disposiciones legales que protegen los derechos de los empleados o sus órganos de representación, otras infracciones de la legislación federal y estatal, así como de la legislación europea (especialmente las disposiciones legales que protegen los intereses financieros y el mercado único europeo).
No obstante, muchas empresas quieren saber qué puede estar fallando en su organización y animan a sus empleados a denunciar cualquier irregularidad. En la medida en que legalmente pueden hacerlo, garantizan a sus empleados un estándar de protección acorde con la Ley de Protección de Denunciantes de Alemania. Este es un enfoque totalmente recomendable.
¿Cómo y dónde se pueden denunciar las infracciones?
Las personas (denunciantes) que deseen comunicar información sobre una infracción pueden optar por ponerse en contacto con un punto de denuncia interno o con una oficina de denuncia externa. Una empresa puede encomendar a terceros que tengan la experiencia pertinente, en particular a abogados, la función de punto de denuncia interno.
Un denunciante debería preferir informar a un punto de denuncia interno en los casos en que la infracción pueda abordarse eficazmente de forma interna y no tema represalias. Si una infracción denunciada internamente no se ha resuelto en un plazo determinado, la persona que informó del asunto puede ponerse en contacto con una oficina de denuncia externa.
Además, se prohíbe obstruir o intentar obstruir las denuncias o la comunicación tras una denuncia entre el informante y la oficina de denuncias.
¿Cómo deben ser los canales de denuncia?
Tal como se estipula en el artículo 16 de la Ley, los empleadores obligados a establecer oficinas de denuncia internas deberán establecer canales de denuncia para ellas a través de los cuales los empleados y los trabajadores temporales contratados por el empleador puedan comunicarse con las oficinas de denuncia internas para informar sobre infracciones.
El canal de denuncia interno puede diseñarse de tal manera que también esté abierto a personas físicas que, en el curso de sus actividades profesionales, estén en contacto con el empleador respectivo que está obligado a establecer la oficina de denuncia interna o con la organización respectiva.
La Ley de Protección de Denunciantes de Alemania no obliga a las organizaciones a aceptar o procesar denuncias anónimas. Sin embargo, anima a las organizaciones a aceptar e investigar los informes de denuncia anónimos. Muchas organizaciones optan por aceptar denuncias anónimas como una mejor práctica, especialmente si están comprometidas con el fomento de una cultura de transparencia y responsabilidad.
Los canales de denuncia deben configurarse de tal manera que solo los responsables de recibir y procesar las denuncias y las personas que los asisten tengan acceso a las denuncias recibidas.
Los canales de denuncia internos deben permitir denuncias orales o escritas. No obstante, se aconseja a las organizaciones que realmente quieran saber qué está fallando en sus filas que instalen diversos canales de denuncia (verbales, escritos, digitales) para facilitar al máximo a los empleados el envío de una denuncia. Las denuncias orales deberían poder presentarse por teléfono u otra transmisión de voz. A petición del denunciante, se debe posibilitar una reunión personal con una persona del punto de denuncia interno responsable de recibir la denuncia en un plazo razonable para realizarla. Con el consentimiento de la persona que facilita la información, la reunión también puede llevarse a cabo mediante transmisión de vídeo y audio. En interés de las empresas y organizaciones, a cada denunciante potencial se le debe conceder el acceso más fácil posible al punto de denuncia interno, también para priorizar las denuncias internas sobre las externas. Esta es otra razón por la que tiene sentido confiar a un abogado externo las tareas del punto de denuncia interno.
¿Qué ocurre una vez presentada la denuncia?
El punto de denuncia interno lleva a cabo el siguiente procedimiento:
1. Confirma a la persona que facilita la información la recepción de una denuncia en un plazo de siete días.
2. Examina si la infracción denunciada entra en el ámbito de aplicación de esta Ley.
3. El punto de denuncia se mantiene en contacto con la persona que facilita la información.
4. Revisa la solidez del asunto denunciado.
5. Si es necesario, el punto de denuncia solicita más información al denunciante.
6. Por último, el punto de denuncia interno, en cooperación con los departamentos responsables dentro de la empresa, toma las medidas de seguimiento adecuadas (véase el artículo 18 de la Ley) de acuerdo con la legislación aplicable.
El punto de denuncia interno proporcionará información al denunciante en un plazo de 3 meses tras la confirmación de la recepción de la denuncia o, si no se ha confirmado la recepción, a más tardar 3 meses y 7 días después de la recepción de la denuncia.
¿Cuáles son los requisitos de confidencialidad establecidos por la ley?
Los puntos de denuncia mantendrán la confidencialidad de la identidad de las siguientes personas:
1. El denunciante, siempre que la información comunicada se refiera a infracciones que entren en el ámbito de aplicación de esta Ley, o que el denunciante tuviera motivos razonables para creer que así era en el momento de la denuncia.
2. Las personas que son objeto de una denuncia.
3. Otras personas mencionadas en la denuncia.
Sin embargo, el artículo 9 de la Ley enumera ciertas excepciones a estos requisitos de confidencialidad. Estas excepciones se aplican, por ejemplo, en procedimientos penales, a petición de ciertas autoridades y en casos en los que el denunciante ha proporcionado deliberadamente información falsa.
¿Quién es responsable de evaluar las denuncias?
Tal como se establece en el artículo 12 de la Ley, los empleadores deben asegurarse de tener al menos una oficina configurada y operativa para la denuncia interna a la que los empleados puedan dirigirse (punto de denuncia interno). Esto solo se aplica a los empleadores que generalmente tienen al menos 50 empleados, aunque existen ciertas excepciones reguladas en el mismo artículo, relativas especialmente a empresas de servicios financieros.
Si el empleador es el gobierno federal o un estado federado, las autoridades federales o estatales más altas determinan las unidades organizativas en forma de autoridades únicas o múltiples, órganos administrativos, empresas o tribunales.
Por otro lado, las personas encargadas de las tareas de un punto de denuncia interno son independientes en el desempeño de su trabajo. Además de su labor para el punto de denuncia interno, pueden realizar otras tareas y funciones. El empleador debe disponer de otra persona de contacto en caso de conflicto de intereses, algo que nunca puede evitarse por completo.
Los empleadores se asegurarán de que las personas responsables de las tareas de un punto de denuncia interno tengan la experiencia necesaria.
¿A quién deben presentarse las denuncias externas?
El gobierno federal crea un punto de denuncia externo en la Oficina Federal de Justicia. La oficina de denuncia externa federal está separada organizativamente del resto del área de responsabilidad de la Oficina Federal de Justicia. Cada estado federado puede establecer su propia oficina de denuncia externa para las denuncias relativas a la administración estatal respectiva y a las administraciones locales correspondientes.
La oficina de denuncia externa del gobierno federal dispondrá del personal y los recursos materiales necesarios para el cumplimiento de sus tareas.
¿Cuál es el régimen sancionador y qué sanciones se prevén?
El ámbito de aplicación de la Ley de Protección de Denunciantes de Alemania abarca tanto los delitos penales como ciertas infracciones administrativas, incluso si no se ha cometido un delito penal específico.
Sin embargo, no aborda la compensación por daños inmateriales sufridos por el denunciante, un tema que preocupa a la sociedad civil. Las conductas indebidas graves que no alcanzan el umbral de infracciones legales claras también quedan excluidas del ámbito de aplicación.
El incumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley puede acarrear multas de hasta 50.000 €. Se regulan más detalles en el artículo 40 de la Ley de Protección de Denunciantes en relación con la Ley de Infracciones Administrativas.
¿Qué ocurre si hay represalias contra la denuncia?
Se prohíben las represalias dirigidas contra las personas que facilitan información. Esto también se aplica a las amenazas e intentos de represalia. Si se infringe la prohibición de represalias, la persona responsable está obligada a indemnizar a la persona que facilitó la información por los daños resultantes.
Para proteger aún más a los denunciantes, la Ley de Protección de Denunciantes de Alemania regula la inversión de la carga de la prueba: los empleadores tendrán que demostrar que la represalia no está relacionada con la denuncia.
Preguntas frecuentes
La ley se promulgó el 31 de mayo de 2023 y entró en vigor el 2 de julio de 2023, un año y medio después del plazo fijado por la Directiva.
Los empleadores con 250 o más empleados desde el día en que la Ley entró en vigor, y los empleadores con entre 50 y 249 empleados desde el 17 de diciembre de 2023, con excepciones para ciertas empresas de servicios financieros.
La Ley no obliga a las organizaciones a aceptar o procesar denuncias anónimas, pero las anima a hacerlo, y muchas organizaciones aceptan denuncias anónimas como una mejor práctica.
La recepción debe confirmarse en un plazo de siete días y la respuesta debe darse en un plazo de tres meses. Las infracciones de la Ley pueden multarse con hasta 50.000 euros según el artículo 40, las represalias están prohibidas y la carga de la prueba se invierte, por lo que el empleador debe demostrar que una medida no estaba relacionada con la denuncia.
Lecturas relacionadas: cómo cumplir con las leyes alemanas de denunciantes, cómo se transpuso la Directiva en toda la UE y el software de denuncias Trusty con políticas conformes a la HinSchG.
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