Dejan Jasnic · Cofundador e Responsável de Compliance, Trusty · Mais de 20 anos em antifraude e compliance · Membro da direção do ACFE Swiss Chapter
O mundo empresarial está a atravessar uma mudança no sentido da transparência e da responsabilidade, com a implementação de um canal de denúncia obrigatório. Trata-se de uma ferramenta para a prevenção e deteção de atos ilícitos em empresas com 50 ou mais trabalhadores e noutras organizações públicas e privadas.
As empresas com 50 ou mais trabalhadores podem configurar o software de denúncia da Trusty em minutos, a partir de 49 € por mês.
Porque é que um canal de denúncia é essencial?
Obviamente, é vital compreender o que leva as empresas a adotar estas ferramentas. Não se trata apenas de cumprir um regulamento, mas também de refletir uma verdadeira política de responsabilidade social empresarial.
Aborda também uma questão essencial: o que é um denunciante? Acima de tudo, estes denunciantes desempenham um papel crucial na deteção de irregularidades e, por conseguinte, no reforço da integridade organizacional.
Principais características
Um canal de denúncia não é simplesmente uma caixa de correio eletrónica. É um sistema interno de denúncia concebido para garantir a confidencialidade e a segurança tanto do denunciante como do denunciado. Para ser eficaz, deve ser:
- Acessível e simples: facilitar a denúncia é vital para promover a deteção de irregularidades.
- Negociado com a representação laboral: É essencial garantir a representatividade e o acordo com os trabalhadores.
- Seguro: A confidencialidade é fundamental. Se optar por um canal de denúncias externo, a empresa deve garantir que este cumpre todas as normas de segurança.
- Legal: cumprir a lei de proteção de denunciantes e a regulamentação de proteção de dados, em que a figura do encarregado de proteção de dados é essencial.
Requisitos obrigatórios
Para além destas características, o canal deve inegavelmente:
- Permitir a denúncia anónima e garantir a confidencialidade.
- Permitir denúncias por escrito e verbalmente.
- Possuir um protocolo de utilização e um procedimento para tratar as denúncias.
- Ter um regime sancionatório em conformidade com a legislação laboral.
- Formar o pessoal responsável pelo tratamento das denúncias.
- Registar e enviar uma confirmação de receção no prazo de 7 dias.
- Estabelecer um procedimento para eliminar dados pessoais.
- Rever periodicamente a sua eficácia.
O responsável pelo canal de denúncia
É imperativo que exista uma figura responsável pelo sistema. Seja uma pessoa singular ou um órgão colegial, deve ser autónomo e livre de conflitos de interesses. Nas empresas que têm um responsável de compliance,
esta função pode ser atribuída a essa figura.
Compliance: uma cultura de integridade
A introdução de canais de denúncia reflete, no geral, a necessidade de uma cultura de compliance nas organizações. No entanto, é importante compreender que esta ferramenta é apenas uma parte de uma abordagem abrangente à integridade.
Seja para municípios, ordens profissionais ou até para denunciar o branqueamento de capitais, o objetivo é o mesmo: promover a integridade, a transparência e a responsabilidade.
Conclusão
Em suma, a implementação adequada de um canal de denúncia não só garante o cumprimento legal, como também reforça a cultura de integridade e transparência nas organizações.
Mais importante ainda, a ausência ou deficiência destes canais pode resultar em sanções.
Leitura relacionada: Protocolo do Canal de Denúncia e A Lei do Canal de Denúncia: Proteção e Consequências.
Perguntas frequentes
Empresas com 50 ou mais trabalhadores e outras organizações públicas e privadas. A obrigação resulta da lei de proteção de denunciantes que transpõe a Diretiva Europeia de Whistleblowing, mas o artigo defende que o canal é essencial para qualquer organização que pretenda uma cultura de integridade.
Deve permitir a denúncia anónima e garantir a confidencialidade, aceitar denúncias por escrito e verbalmente, ter um protocolo de utilização e um procedimento de tratamento de denúncias, um regime sancionatório em linha com a legislação laboral, responsáveis formados, uma confirmação de receção no prazo de 7 dias, um procedimento para eliminar dados pessoais e revisões periódicas da eficácia.
Uma figura designada, seja uma pessoa singular ou um órgão colegial, que seja autónoma e livre de conflitos de interesses. Nas empresas que já têm um responsável de compliance, a função pode ser atribuída a essa pessoa.
Sim. O artigo inclui a negociação com a representação laboral entre as características principais, para garantir a representatividade e o acordo com os trabalhadores, juntamente com a acessibilidade, a segurança e o cumprimento das regras de proteção de denunciantes e de proteção de dados.
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