Dejan Jasnic · Cofundador e Responsável de Compliance, Trusty · Mais de 20 anos em antifraude e compliance · Membro da direção do ACFE Swiss Chapter
Se a sua empresa tem menos de 250 colaboradores ou um volume de negócios inferior a 36 milhões de £, pode ter visto manchetes sobre a Economic Crime and Corporate Transparency Act (ECCTA) e assumido que não se aplica a si.
Essa suposição está a tornar-se cada vez mais arriscada, e já se reflete nos contratos com fornecedores.
Embora a infração de “Falha em Prevenir Fraude” da ECCTA se aplique formalmente a grandes organizações, o seu impacto no mundo real está a fazer-se sentir em toda a cadeia de abastecimento. As empresas do Reino Unido que enfrentam responsabilidade criminal direta estão agora a reforçar a sua abordagem ao risco de terceiros, transferindo requisitos de conformidade com a ECCTA para fornecedores, parceiros e prestadores de serviços.
Na prática, isto significa que as PME estão a ser envolvidas na conformidade da cadeia de abastecimento com a ECCTA através de contratos, quer a lei as mencione diretamente ou não. Cada vez mais, as grandes organizações exigem provas verificáveis de controlos antifraude como condição para fazer negócios.
A lacuna de responsabilidade da ECCTA “falha em prevenir fraude” para fornecedores
Ao abrigo da Secção 199(1)(b) da ECCTA, uma grande organização pode ser responsabilizada criminalmente se uma “pessoa associada” cometer fraude com a intenção de beneficiar essa organização. Dependendo da natureza da relação, as pessoas associadas podem incluir agentes, contratantes, fornecedores e prestadores de serviços.
A única defesa legal disponível é a capacidade de demonstrar que existiam “procedimentos razoáveis” para prevenir a fraude.
A orientação do Home Office sobre “Falha em Prevenir Fraude” deixa claro que os procedimentos razoáveis não se limitam a políticas internas. A supervisão de terceiros é uma expectativa fundamental. Se um fornecedor não conseguir comprovar controlos eficazes de prevenção de fraude, essa fragilidade torna-se uma exposição jurídica para o cliente.
Como resultado, as grandes organizações estão a afastar-se de verificações superficiais de políticas. As equipas de compras e jurídicas estão agora a pedir aos fornecedores que provem que os procedimentos alinhados com a ECCTA estão operacionais, são monitorizados e aplicados na prática.
Como a ECCTA está a mudar os contratos com fornecedores
À medida que os requisitos de “Falha em Prevenir Fraude” se consolidam, os contratos padrão com fornecedores e as renovações estão a mudar. Os fornecedores de média dimensão devem esperar que as cláusulas impulsionadas pela ECCTA se tornem rotineiras, em vez de excecionais.
Os requisitos mais comuns incluem:
- Formação antifraude obrigatória, com prova de conclusão para os colaboradores que prestam os serviços
- Mecanismos de denúncia (whistleblowing) que cumpram as melhores práticas do Reino Unido em “Falha em Prevenir Fraude”
- Direitos de auditoria e inspeção sobre controlos antifraude e procedimentos internos
- Direitos de rescisão que permitam terminar contratos se não for possível demonstrar os procedimentos razoáveis da ECCTA
Estas disposições são cada vez mais inegociáveis. Existem para proteger grandes organizações que dependem da defesa de “Falha em Prevenir Fraude” e estão rapidamente a tornar-se padrão em toda a cadeia de abastecimento do Reino Unido.
O problema das PME: provar a conformidade com a ECCTA
Para as PME, o desafio raramente é a vontade. É a prova.
A “conformidade de papel”, uma política de fraude estática, um registo de formação desatualizado ou um canal de denúncia informal, já não satisfaz as expectativas da ECCTA. A orientação do Home Office é explícita: os procedimentos de Falha em Prevenir Fraude têm de ser efetivamente implementados e aplicados.
A dificuldade está em demonstrar esse nível de garantia sem criar uma operação de conformidade manual e dispendiosa. Muitos fornecedores veem-se agora a equilibrar os requisitos de risco de terceiros da ECCTA com a necessidade de se manterem focados no crescimento, na entrega e nas relações com os clientes.
Como a Trusty ajuda as PME a cumprir os requisitos de “falha em prevenir fraude” da ECCTA
A Trusty foi concebida para fornecedores de média dimensão que precisam de demonstrar os procedimentos razoáveis da ECCTA de uma forma que resista ao escrutínio de clientes, equipas jurídicas e compras, sem abrandar o negócio.
Colmata a lacuna entre ser operacionalmente ágil e cumprir o nível de garantia de prevenção de fraude que os clientes empresariais agora esperam da sua cadeia de abastecimento.
Em vez de depender de folhas de cálculo desconexas, caixas de entrada e documentos de políticas estáticos, a Trusty disponibiliza uma plataforma única e auditável para a conformidade com “Falha em Prevenir Fraude”, capaz de resistir ao escrutínio de clientes, equipas jurídicas e compras.
Com a Trusty, os fornecedores podem:
- Gerir e distribuir políticas antifraude com controlo de versões claro e visibilidade para auditoria
- Disponibilizar formação antifraude alinhada com a ECCTA, com conclusão automatizada e rastreio de evidências
- Disponibilizar um canal de denúncia seguro, alinhado com a orientação do Home Office sobre Falha em Prevenir Fraude
- Avaliar subcontratados e demonstrar que os controlos de risco de terceiros da ECCTA se estendem por toda a cadeia de abastecimento
À medida que a conformidade verificável com “Falha em Prevenir Fraude” se torna um requisito padrão na integração de fornecedores e nas renovações contratuais, a evidência documentada está a substituir as declarações de intenção. As grandes organizações esperam cada vez mais que os fornecedores demonstrem não só que as políticas existem, mas que são implementadas, monitorizadas e aplicáveis.
A Trusty ajuda PME e empresas de média dimensão a implementar e comprovar já os procedimentos razoáveis exigidos pela ECCTA, para que, quando surgirem conversas sobre governação, risco e garantias de fornecedores, muitas vezes durante a renovação de contratos ou a integração de novos fornecedores, possa responder com confiança em vez de correr atrás de provas.
Perguntas frequentes
Formalmente, aplica-se a grandes organizações, mas, ao abrigo da Secção 199(1)(b), uma grande organização é responsabilizada quando uma pessoa associada, que pode incluir fornecedores, contratantes e prestadores de serviços, comete fraude em seu benefício. É por isso que as PME ficam vinculadas na prática através dos seus contratos.
Demonstrar que existiam procedimentos razoáveis para prevenir a fraude. A orientação do Home Office deixa claro que esses procedimentos incluem a supervisão de terceiros, pelo que um fornecedor sem controlos comprovados torna-se uma exposição jurídica para o cliente.
Formação antifraude obrigatória com prova de conclusão, mecanismos de denúncia, direitos de auditoria e inspeção sobre os controlos de fraude, e direitos de rescisão caso não seja possível comprovar procedimentos razoáveis.
Uma política de fraude estática, um registo de formação desatualizado ou um canal de denúncia informal não satisfazem a expectativa de que os procedimentos sejam efetivamente implementados e aplicados. Os fornecedores têm de demonstrar que as políticas, a formação e os canais de denúncia estão operacionais e são monitorizados.
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