Dan Ostergaard · Cofundador, Trusty · Antigo responsável global de compliance da Novartis · Fundador da PolicyStore
As organizações investem fortemente na redação de políticas de conformidade. As equipas jurídicas reveem-nas, os executivos aprovam-nas e são carregadas em unidades partilhadas ou portais internos.
Mas redigir políticas é apenas o primeiro passo.
O verdadeiro desafio é garantir que essas políticas chegam efetivamente aos colaboradores e influenciam as decisões do dia a dia. Na gestão de compliance, esta lacuna é frequentemente designada como o problema da “última milha”, a distância entre a conceção da política e a consciencialização do colaborador.
Quando as políticas são difíceis de encontrar, raramente acedidas ou enterradas em documentos estáticos, deixam de funcionar como ferramentas de governação. Em vez disso, tornam-se documentação inativa.
Para empresas de qualquer dimensão, fechar esta última milha é essencial para construir um programa de conformidade eficaz.
O que é a última milha do compliance?
A última milha do compliance refere-se ao desafio de garantir que as políticas da empresa chegam efetivamente aos colaboradores e estão acessíveis nos ambientes de trabalho do dia a dia. Descreve a lacuna entre a redação das políticas de compliance e a garantia de que os colaboradores as conseguem aceder e compreender facilmente.
A maioria das falhas de conformidade não ocorre porque as organizações não têm políticas. Ocorrem porque as políticas nunca chegam às pessoas que tomam decisões operacionais.
Porque se concentram os reguladores na comunicação de políticas
Os reguladores modernos avaliam cada vez mais se os programas de compliance são operacionalmente eficazes, e não apenas se estão documentados.
Quando as autoridades analisam um programa de conformidade, colocam normalmente questões como:
- As políticas foram claramente comunicadas aos colaboradores?
- Os colaboradores receberam formação sobre as políticas?
- Os colaboradores conseguiram aceder facilmente à orientação quando necessário?
As orientações utilizadas pelos procuradores ao avaliarem programas de compliance corporativo examinam especificamente se as políticas foram distribuídas e integradas em toda a organização, em vez de serem simplesmente escritas e armazenadas.
Por outras palavras, uma política a que os colaboradores não conseguem aceder facilmente pode oferecer proteção limitada durante uma investigação.
Lacunas na formação e comunicação de políticas
Num caso recente de fiscalização envolvendo a Qube Ports Pty Ltd, um tribunal federal considerou que a empresa falhou ao não fornecer a formação exigida aos colaboradores dentro dos prazos estipulados. O tribunal concluiu que a organização violou acordos de trabalho devido a fragilidades nos seus sistemas de compliance.
Programas de conformidade que existem mas falham operacionalmente
Os principais casos de fiscalização regulamentar revelam frequentemente o mesmo padrão: as empresas têm políticas e procedimentos formais, mas são mal comunicados internamente ou raramente utilizados na prática.
Estas falhas realçam uma lição recorrente na governação corporativa: uma política escrita, por si só, não garante o compliance.
Num caso recente de fiscalização envolvendo a Qube Ports Pty Ltd, um tribunal federal considerou que a empresa falhou ao não fornecer a formação exigida aos colaboradores dentro dos prazos estipulados. O tribunal concluiu que a organização violou acordos de trabalho devido a fragilidades nos seus sistemas de compliance.
Porque falham frequentemente as políticas em chegar aos colaboradores
Vários desafios estruturais tornam difícil a comunicação de políticas para as organizações modernas.
- Forças de trabalho distribuídas: Os colaboradores podem trabalhar em múltiplas localizações, ambientes remotos ou locais operacionais.
- Sobrecarga de políticas: As organizações mantêm frequentemente dezenas de políticas, tornando difícil para os colaboradores encontrar rapidamente a orientação correta.
- Documentação estática: As políticas são normalmente distribuídas como documentos PDF longos armazenados em unidades partilhadas.
- Visibilidade limitada: A gestão pode ter pouca perceção sobre se as políticas estão sequer a ser acedidas.
Estes fatores criam o problema da última milha: as políticas existem, mas estão desligadas do trabalho quotidiano.
Fechar a última milha da conformidade
Melhorar a eficácia das políticas não exige necessariamente grandes departamentos de conformidade ou sistemas complexos.
Em vez disso, as organizações beneficiam ao focarem-se na acessibilidade e visibilidade.
As melhorias práticas incluem:
- tornar as políticas acessíveis em dispositivos móveis
- fornecer resumos breves das políticas principais
- centralizar a distribuição de políticas
- monitorizar tendências gerais de envolvimento entre localizações
O objetivo é garantir que os colaboradores possam localizar e consultar facilmente as políticas ao tomar decisões.
Como ajuda a distribuição digital de políticas
As ferramentas de distribuição digital de políticas são cada vez mais utilizadas para abordar o lado operacional da conformidade.
Plataformas como a Trusty Compliance App focam-se na entrega de políticas de compliance diretamente nos dispositivos móveis dos colaboradores, ajudando as organizações a tornar os materiais de governação mais acessíveis em todos os locais.
As políticas podem ser atualizadas centralmente, resumidas para uma compreensão rápida e distribuídas instantaneamente. A análise de interação também pode fornecer informações ao nível do local sobre o acesso às políticas, ajudando as organizações a compreender como as políticas circulam entre escritórios ou locais operacionais.
Esta abordagem ajuda a abordar o desafio central da última milha: garantir que as políticas chegam efetivamente à força de trabalho.
Leitura relacionada: porque é que os colaboradores não leem as políticas de compliance, formação de compliance para colaboradores que prova a compreensão e porque é que ter políticas já não é suficiente.
Perguntas frequentes
A "última milha" da conformidade refere-se à lacuna entre a criação de políticas de conformidade e garantir que os colaboradores efetivamente as veem, compreendem e aplicam no seu trabalho diário. Muitas organizações têm políticas bem redigidas, mas esses documentos permanecem frequentemente enterrados em sistemas internos ou unidades partilhadas. Fechar a última milha significa tornar as políticas acessíveis, compreensíveis e visíveis em toda a força de trabalho.
As políticas de conformidade falham frequentemente porque os colaboradores não conseguem encontrá-las ou aceder-lhes facilmente. As políticas são frequentemente distribuídas como documentos estáticos, armazenadas em pastas internas ou enviadas uma vez por e-mail e esquecidas. Sem acesso simples e visibilidade regular, as políticas podem existir formalmente mas ter pouca influência no comportamento.
As PME podem melhorar a comunicação de políticas tornando as políticas fáceis de aceder e compreender. Isto inclui fornecer acesso móvel, oferecer resumos claros de políticas complexas e garantir que as políticas são armazenadas centralmente e atualizadas de forma consistente. As plataformas de distribuição digital de políticas podem ajudar as organizações a fornecer políticas diretamente aos colaboradores em diferentes localizações.
Os reguladores avaliam cada vez mais se os programas de conformidade são efetivamente implementados, e não apenas documentados. Isto inclui examinar como as políticas são comunicadas, se os colaboradores recebem formação e se as organizações podem demonstrar que as políticas foram distribuídas por toda a força de trabalho.
A distribuição de políticas é o processo de fornecer documentos de governação, como códigos de conduta, políticas anticorrupção ou regras de trabalho, aos colaboradores. A distribuição eficaz garante que as políticas são acessíveis, visíveis e atualizadas regularmente para que os colaboradores possam consultá-las ao tomar decisões.
As forças de trabalho atuais estão frequentemente distribuídas por escritórios, ambientes remotos e locais operacionais. Se as políticas estiverem disponíveis apenas em pastas internas ou intranets, os colaboradores podem não aceder-lhes quando necessário. Tornar as políticas acessíveis através de dispositivos móveis ou plataformas centralizadas ajuda a garantir que os materiais de governação permanecem visíveis em toda a organização.
A tecnologia pode ajudar as organizações a gerir a distribuição de políticas de forma mais eficaz, centralizando documentos, permitindo atualizações instantâneas e fornecendo visibilidade sobre o envolvimento geral com as políticas. As plataformas digitais permitem que as empresas distribuam políticas rapidamente e garantam que os colaboradores em diferentes localizações podem aceder à mesma informação.
O envolvimento com políticas refere-se à forma como os colaboradores acedem ativamente e interagem com as políticas de conformidade. As organizações podem monitorizar tendências de envolvimento, como se as políticas estão a ser acedidas em diferentes escritórios ou equipas, para compreender como os materiais de governação circulam dentro da organização.
As PME operam frequentemente sem departamentos de conformidade dedicados. Garantir que os colaboradores podem aceder facilmente às políticas é, portanto, essencial para manter padrões consistentes em toda a organização. Abordar a última milha ajuda as PME a transformar políticas escritas em orientação prática para decisões empresariais diárias.
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