Dan Ostergaard · Cofundador, Trusty · Antigo responsável global de compliance da Novartis · Fundador da PolicyStore
Porque é que os colaboradores não leem as políticas de compliance?
Os colaboradores não ignoram as políticas de compliance porque não se preocupam com a conformidade. Ignoram-nas porque as políticas são frequentemente difíceis de aceder, demasiado longas, escritas numa linguagem jurídica complexa e armazenadas em sistemas desatualizados, como PDFs, anexos de e-mail ou pastas partilhadas.
A solução não é escrever mais políticas. É tornar as políticas existentes mais fáceis de encontrar, compreender e utilizar.
As organizações que fornecem aos colaboradores um portal de compliance centralizado e compatível com dispositivos móveis, resumos concisos de políticas e formação envolvente têm muito mais probabilidades de construir uma verdadeira cultura de compliance.
O verdadeiro problema não é o envolvimento dos colaboradores
Uma das queixas mais comuns entre os profissionais de compliance é:
“Ninguém lê as nossas políticas.”
É uma realidade frustrante. Passam-se horas, ou até semanas, a desenvolver políticas, a rever requisitos legais e a obter aprovações, apenas para esses documentos desaparecerem numa unidade partilhada onde raramente voltam a ser abertos.
Mas aqui está a verdade desconfortável:
O problema normalmente não são os seus colaboradores. É a forma como a informação de compliance é fornecida.
Pense em como as pessoas consomem informação hoje em dia.
Esperam respostas instantâneas.
Pesquisam antes de navegar.
Usam os seus telemóveis com a mesma frequência que os seus computadores.
Preferem explicações curtas antes de ler documentos extensos.
No entanto, muitas organizações ainda distribuem políticas de compliance como ficheiros PDF estáticos anexados a e-mails ou enterrados algures na intranet da empresa.
Dificilmente surpreende que o envolvimento permaneça baixo.
Porque é que a gestão tradicional de políticas não funciona
A maioria das organizações não tem falta de políticas.
Em vez disso, têm falta de acessibilidade.
Os colaboradores encontram frequentemente questões como:
Qual é a versão atual desta política?
Onde posso encontrar a nossa Política Anti-Suborno?
Este procedimento mudou recentemente?
Esta política aplica-se ao meu escritório ou país?
Quem devo contactar se tiver dúvidas?
Quando as respostas não estão imediatamente disponíveis, os colaboradores improvisam.
Perguntam aos colegas.
Confiam na memória.
Ou continuam a trabalhar sem verificar a política.
Cada uma destas situações aumenta o risco de compliance.
O compliance deve ser fácil de aceder
O compliance nunca deve depender de alguém se lembrar onde um documento foi guardado.
Os colaboradores devem poder aceder às políticas de qualquer lugar, em qualquer dispositivo, sempre que precisarem delas.
Quer alguém trabalhe no escritório, remotamente, viaje frequentemente ou visite instalações de clientes, a versão mais recente de cada política deve estar sempre disponível a partir de uma localização central.
Em vez de se perguntarem se estão a ler a Versão 4 ou a Versão 7, os colaboradores devem ter a confiança de que estão a ver a orientação mais atualizada.
A acessibilidade já não é uma conveniência.
É uma parte essencial de um programa de compliance eficaz.
Políticas longas não são o problema: as introduções longas, sim
As políticas de compliance precisam frequentemente de ser detalhadas.
Obrigações legais, referências regulamentares, responsabilidades e procedimentos têm todos o seu lugar.
O desafio é que os colaboradores raramente precisam de todos os detalhes imediatamente.
A maioria das pessoas simplesmente quer compreender:
O que é que esta política abrange?
Porque é que é importante?
O que se espera que eu faça?
Onde posso encontrar mais informações?
Fornecer um resumo conciso no início de uma política permite que os colaboradores compreendam o essencial em segundos, ao mesmo tempo que lhes dá acesso ao documento completo sempre que for necessário maior detalhe.
Isto melhora a compreensão sem sacrificar a precisão.
Os colaboradores precisam de orientação, não de mais documentos
Publicar uma política não cria automaticamente consciencialização.
Nem garante compreensão.
O compliance resulta quando os colaboradores conseguem passar facilmente de ler uma política para a compreender e, depois, demonstrar essa compreensão.
Formação interativa, reconhecimentos, certificações e atualizações periódicas ajudam a transformar o compliance de um exercício de comunicação pontual num processo de aprendizagem contínua.
Em vez de esperar que os colaboradores tenham lido um e-mail enviado há seis meses, as organizações podem fornecer acesso contínuo a orientações atuais e materiais de aprendizagem sempre que surjam dúvidas.
Não pode melhorar o que não pode medir
Uma das maiores fraquezas da gestão tradicional de políticas é a falta de visibilidade.
Depois de enviar uma política por e-mail, a maioria das organizações não tem ideia do que acontece a seguir.
Leram-na?
Que políticas recebem mais atenção?
Certos escritórios estão subitamente a procurar informações sobre assédio, conflitos de interesses ou ofertas e hospitalidade?
Compreender como os colaboradores interagem com o conteúdo de compliance pode fornecer informações valiosas.
Por exemplo, um aumento inesperado nas visualizações de uma política de assédio no local de trabalho numa determinada localização pode indicar que os colaboradores estão ativamente a procurar orientação antes de as preocupações serem formalmente reportadas.
Embora a análise de políticas não substitua investigações nem denúncias, pode ajudar as equipas de compliance a identificar tendências mais cedo e a responder de forma proativa.
O compliance moderno assenta no acesso contínuo
O compliance já não é um evento anual.
Os colaboradores precisam de respostas ao longo do ano, não apenas durante a integração ou a formação anual.
As políticas evoluem.
Os regulamentos mudam.
Novos riscos surgem.
As organizações expandem-se para novos mercados.
A informação de compliance deve evoluir com a mesma rapidez.
Um programa de compliance moderno mantém políticas, formação, reconhecimentos e ferramentas de reporte ligados num só lugar, para que os colaboradores saibam sempre onde procurar informação fiável.
Uma forma melhor de gerir políticas de compliance
Em vez de distribuir documentos estáticos por vários sistemas, muitas organizações estão a migrar para plataformas de compliance centralizadas que reúnem gestão de políticas, formação de colaboradores e recursos de compliance.
A Compliance App da Trusty Compliance foi concebida com esta abordagem em mente.
As organizações podem criar um portal de compliance com a sua marca, onde colaboradores e parceiros de negócio têm acesso imediato a políticas atuais, módulos de formação, recursos de denúncias e outras informações de compliance, a partir de qualquer dispositivo.
Em vez de ler páginas de texto jurídico antes de encontrar a informação de que precisam, os colaboradores podem começar com resumos de políticas gerados por IA que explicam os pontos-chave em linguagem simples antes de ligar diretamente à política completa.
Os módulos de formação podem ser gerados a partir das próprias políticas de uma organização, permitindo que os colaboradores completem aprendizagem interativa, reconheçam requisitos importantes e recebam certificados após conclusão bem-sucedida.
Nos bastidores, as equipas de compliance ganham visibilidade valiosa através de análises que mostram como as políticas estão a ser utilizadas, onde o envolvimento é maior e que áreas podem requerer atenção adicional.
Mais importante ainda, cada atualização fica imediatamente disponível em toda a organização, eliminando PDFs desatualizados, versões duplicadas e trabalho administrativo desnecessário.
O compliance deve ser construído em torno das pessoas
Durante décadas, os programas de compliance concentraram-se em produzir documentos.
O futuro do compliance é diferente.
Concentra-se em ajudar as pessoas a tomar decisões informadas.
Quando as políticas são fáceis de aceder, simples de compreender e apoiadas por formação envolvente, os colaboradores têm muito mais probabilidades de as utilizar.
A tecnologia por si só não criará uma cultura de compliance.
Mas remover barreiras desnecessárias é um dos lugares mais eficazes para começar.
As organizações que têm sucesso não serão necessariamente aquelas com os manuais de políticas mais longos.
Serão aquelas que tornam o compliance parte do trabalho quotidiano.
Perguntas frequentes
As razões mais comuns incluem fraca acessibilidade, documentos extensos, linguagem jurídica complexa, métodos de distribuição desatualizados e dificuldade em encontrar a versão mais recente. Tornar as políticas mais fáceis de aceder e compreender melhora significativamente o envolvimento.
Um portal de compliance digital centralizado é geralmente mais eficaz do que distribuir políticas como PDFs ou anexos de e-mail. Os colaboradores podem sempre aceder à versão mais recente a partir de uma localização confiável.
As organizações podem melhorar o compliance ao combinar políticas acessíveis, resumos concisos, formação interativa, lembretes regulares e canais de reporte claros. Medir o envolvimento dos colaboradores também ajuda a identificar onde é necessário apoio adicional.
A Trusty Compliance App é uma plataforma centralizada que dá aos colaboradores e parceiros de negócio acesso fácil a políticas de compliance, formação, confirmações de leitura, recursos de denúncia e outras ferramentas de compliance, a partir de qualquer dispositivo. Descubra aqui.
A nossa plataforma ajuda-o a gerar resumos de políticas, criar avaliações de conhecimentos, redigir perguntas de formação, traduzir conteúdos para vários idiomas e reduzir o tempo necessário para criar e manter programas de formação em compliance.
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