Dejan Jasnic · Cofundador e Responsável de Compliance, Trusty · Mais de 20 anos em antifraude e compliance · Membro da direção do ACFE Swiss Chapter
Principais aspetos da lei polaca de denúncia de irregularidades:
Enquanto a Polónia se prepara para aplicar a sua nova lei de denúncia de irregularidades a 25 de setembro de 2024, as empresas de todo o país estão a lidar com as implicações desta ampla legislação. A lei, que se alinha com a Diretiva da UE sobre a denúncia de irregularidades, foi concebida para proteger as pessoas que denunciam atividades ilegais no seu local de trabalho. Embora a intenção da lei seja clara, fomentar a transparência e a responsabilidade, o caminho para a conformidade apresenta vários desafios para as empresas polacas.
- Sistemas obrigatórios de denúncia de irregularidades: As organizações com 50 ou mais colaboradores são obrigadas a estabelecer procedimentos internos para a denúncia de irregularidades. Isto inclui o estabelecimento de canais seguros para a apresentação de denúncias, a designação de unidades ou pessoas imparciais para tratar as denúncias e a garantia de que a identidade dos denunciantes é protegida. Isto pode exigir muitos recursos, especialmente no caso das pequenas e médias empresas (PME) que podem não dispor da infraestrutura necessária para implementar rapidamente estes sistemas.
- Conformidade com a proteção de dados: Dado que as denúncias de irregularidades conterão frequentemente dados pessoais sensíveis, as empresas devem garantir a conformidade com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD). Isto inclui a realização de avaliações de impacto sobre a proteção de dados (AIPD) e a atualização dos acordos de tratamento de dados. Não gerir corretamente estes dados poderá acarretar sanções significativas, o que acrescenta outra camada de complexidade aos esforços de conformidade.
- Relações com os colaboradores: A lei também exige que estes novos procedimentos sejam desenvolvidos em consulta com os representantes dos colaboradores ou os sindicatos. Isto poderá provocar tensões no seio das organizações, especialmente se os colaboradores considerarem que os processos são intrusivos ou não os protegem adequadamente.
- Riscos legais e preocupações com retaliações: As empresas devem ter cuidado para evitar quaisquer ações que possam ser interpretadas como retaliação contra denunciantes. A lei proíbe qualquer forma de retaliação, incluindo despromoção, despedimento ou até formas subtis de discriminação no local de trabalho. Garantir que toda a equipa de gestão recebe formação para lidar adequadamente com denúncias será crucial para mitigar riscos legais.
Preocupações entre as empresas polacas:
- Prazo curto de implementação: Uma das preocupações mais prementes é o calendário apertado para a implementação. Com a nova lei de denúncia de irregularidades a entrar em vigor a 25 de setembro de 2024, muitas empresas sentem-se mal preparadas para cumprir os requisitos, sobretudo as que nunca lidaram com regulamentação semelhante.
- Custos de conformidade: O peso financeiro de implementar sistemas de denúncia de irregularidades conformes é outra grande preocupação. Para as empresas mais pequenas, os custos associados à criação de canais seguros de denúncia, à formação de colaboradores e à manutenção da conformidade com as leis de proteção de dados podem ser significativos.
- Perturbações operacionais: A introdução de novos procedimentos pode perturbar fluxos de trabalho existentes e obrigar as empresas a desviar recursos de outras áreas importantes. A necessidade de atualizar frequentemente políticas e de envolver especialistas jurídicos e de proteção de dados aumenta esta pressão operacional.
- Riscos reputacionais: As empresas também estão preocupadas com o potencial dano reputacional que pode resultar de casos de denúncia de irregularidades. Mesmo alegações infundadas podem levar a escrutínio público, afetando a confiança dos clientes e a reputação no mercado.
Implicações da nova lei de denúncia de irregularidades na Polónia:
Embora a nova lei polaca de denúncia de irregularidades tenha como objetivo reforçar a transparência e proteger os denunciantes, traz um conjunto de desafios para as empresas. As organizações terão de investir tempo, dinheiro e esforço para garantir a conformidade, ao mesmo tempo que gerem potenciais riscos operacionais e reputacionais. À medida que o prazo de setembro se aproxima, o planeamento proativo e um envolvimento sólido dos colaboradores serão essenciais para mitigar estes desafios e transformar a conformidade numa vantagem competitiva.
Na Trusty, tornamos simples e sem dores de cabeça a conformidade das empresas com as leis de denúncia de irregularidades. A Trusty inclui uma política de denúncia de irregularidades conforme e localizada para a legislação polaca.
Perguntas frequentes
As organizações com 50 ou mais colaboradores devem estabelecer procedimentos internos de denúncia de irregularidades: canais seguros de denúncia, uma unidade ou pessoa imparcial para tratar as denúncias e proteção da identidade do denunciante.
A 25 de setembro de 2024, alinhada com a Diretiva da UE sobre a denúncia de irregularidades.
As denúncias contêm frequentemente dados pessoais sensíveis, pelo que as empresas devem cumprir o RGPD, incluindo Avaliações de Impacto sobre a Proteção de Dados e acordos de tratamento de dados atualizados.
Sim. Qualquer forma de retaliação é proibida, incluindo despromoção, despedimento ou formas mais subtis de discriminação no local de trabalho, por isso, os gestores precisam de formação sobre como lidar com denúncias.
Leitura relacionada: as sanções por violar a lei polaca de denúncia de irregularidades, como a Diretiva de Denúncia de Irregularidades foi transposta em toda a UE e o software de denúncia de irregularidades da Trusty com uma política localizada para a lei polaca.
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