Dejan Jasnic · Cofundador e Responsável de Compliance, Trusty · Mais de 20 anos em antifraude e compliance · Membro da direção do ACFE Swiss Chapter
Dispor de um modelo de canal de denúncias é fundamental para enfrentar os desafios éticos e de conformidade nas empresas. A sua correta implementação envolve considerações legais e organizacionais.
Requisitos essenciais de um canal de denúncias
- Transparência: O procedimento do canal deve estar claramente definido. Isto inclui o que pode ser denunciado, como deve ser formalizado e qual o órgão que gerirá cada parte do processo, seguindo os princípios de um programa de compliance.
Assim, cada etapa (receção, investigação, avaliação de sanções e aplicação) deve ser realizada por um órgão diferente, de forma a garantir a imparcialidade. - Acessibilidade: Os trabalhadores devem poder aceder ao canal a partir de vários dispositivos e, basicamente, apresentar as suas denúncias com facilidade.
- Comunicação: É fundamental informar os colaboradores sobre a existência, utilização e características do canal. Sobretudo, sobre a forma como é garantida a proteção da identidade do denunciante, em conformidade com as diretrizes estabelecidas pela Lei de Proteção do Denunciante.
- Proteção e Confidencialidade: A proteção tanto do denunciante como do denunciado deve ser garantida. Do mesmo modo, deve evitar-se a retaliação e as falsas acusações. Tudo isto em conformidade com a política de responsabilidade social empresarial e com as orientações da autoridade independente de proteção do denunciante.
- Monitorização: É vital introduzir indicadores que permitam avaliar o desempenho do canal.
- Proteção de Dados: as empresas devem garantir a confidencialidade dos dados dos denunciantes e dos denunciados, assegurando a sua proteção.
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Implementação de um canal de denúncias
Depois de definida a política do canal e o órgão que gerirá as denúncias, segue-se a fase de implementação. Nesta fase, o canal será concebido com base num modelo específico de canal, serão estabelecidos os regulamentos e definidos os processos.
É essencial comunicar o canal a toda a empresa, incluindo, em particular, a formação sobre a sua utilização e a publicação dos regulamentos. Além disso, é crucial realizar um acompanhamento contínuo, monitorizando e avaliando o seu desempenho através de indicadores.
Conclusão
Criar um canal de denúncias eficaz é, no geral, um passo essencial para qualquer empresa que pretenda atuar com integridade e transparência. Garantir a proteção do denunciante e disponibilizar um meio de denúncia claro e acessível é fundamental para manter a confiança dos colaboradores e assegurar que qualquer irregularidade é identificada e tratada de forma adequada.
Leitura relacionada: Entidades Privadas Não Obrigadas a Implementar o Canal de Denúncias: Requisitos Mínimos e Nomeação e Funções do Responsável pelo Sistema de Denúncias.
Perguntas frequentes
Transparência sobre o que pode ser denunciado, como e por qual órgão, acessibilidade a partir de vários dispositivos, comunicação aos colaboradores, proteção e confidencialidade tanto para o denunciante como para o denunciado, monitorização através de indicadores, e proteção de dados para todos os envolvidos.
Seguindo os princípios de um programa de compliance, a receção, investigação, avaliação de sanções e aplicação devem ser realizadas cada uma por um órgão diferente, de forma a garantir a imparcialidade.
Depois de definida a política do canal e o órgão gestor, o canal é concebido com base num modelo específico de canal, são estabelecidos os regulamentos e definidos os processos. É depois comunicado a toda a empresa, com formação e publicação dos regulamentos, seguido de uma monitorização contínua através de indicadores.
A identidade do denunciante deve ser protegida em conformidade com a Lei de Proteção do Denunciante, devendo evitar-se a retaliação e as falsas acusações, e deve ser garantida a confidencialidade dos dados tanto dos denunciantes como dos denunciados.
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