Dejan Jasnic · Co-fondatore e Compliance Lead, Trusty · Oltre 20 anni di esperienza in antifrode e compliance · Membro del consiglio direttivo dell’ACFE Swiss Chapter
Informazioni sulla legge tedesca sulla protezione dei whistleblower: Hinweisgeberschutzgesetz - HinSchG del 31 maggio 2023.
Nell’ottobre 2019 è stata adottata la direttiva UE sul whistleblowing, un passo significativo per il mondo del lavoro che ha introdotto nuovi obblighi per l’implementazione di sistemi di whistleblowing interni nelle aziende. L’obiettivo principale di questa normativa è garantire che tutti i dipendenti dispongano di strumenti per segnalare possibili infrazioni o irregolarità all’interno dell’organizzazione, proteggendo al contempo la riservatezza del segnalante.
Sebbene la direttiva stabilisca linee guida generali per l’intera Unione Europea, ogni paese ha dovuto recepirla adattandola al proprio tessuto imprenditoriale.
La direttiva sul whistleblowing nel diritto tedesco, pubblicazione ed entrata in vigore:
Il processo di recepimento in Germania è stato lento ma costante. Dalla presentazione della prima bozza di legge nel dicembre 2020, ci sono state molteplici revisioni e chiarimenti. Di fatto, la Commissione Europea ha citato la Germania davanti alla Corte di Giustizia dell’Unione Europea per non aver recepito in tempo la direttiva UE sul whistleblowing.
Nel febbraio 2023 il disegno di legge è stato respinto dal Bundesrat, principalmente perché considerato un onere eccessivo per le piccole e medie imprese. Di conseguenza, è stato necessario un nuovo accordo di compromesso.
Il 9 maggio 2023, il comitato di conciliazione del Bundestag e del Bundesrat ha discusso la proposta di legge “Hinweisgeberschutzgesetz” e ha raggiunto un accordo. Così, giorni dopo e con un ritardo di un anno e mezzo, la legge sulla protezione dei whistleblower è stata finalmente promulgata in Germania il 31 maggio 2023, anche se la legge tedesca di recepimento della direttiva europea sul whistleblowing è entrata in vigore solo il 2 luglio 2023.
Chi è protetto dalla legge tedesca sulla protezione dei whistleblower?
La legge tedesca sulla protezione dei whistleblower protegge le persone fisiche che, nel corso delle loro attività professionali o prima di esse, ottengono informazioni sulle violazioni e le comunicano agli uffici di segnalazione designati dalla presente legge (whistleblower).
Inoltre, la protezione è estesa anche alle persone oggetto di una segnalazione o divulgazione, nonché alle altre persone coinvolte nella questione segnalata dal whistleblower.
Quali aziende sono interessate dalla legge tedesca sulla protezione dei whistleblower?
I datori di lavoro con 250 o più dipendenti hanno dovuto implementare un sistema di whistleblowing immediatamente dopo l’entrata in vigore della legge.
I datori di lavoro con un numero di dipendenti compreso tra 50 e 249 hanno avuto un periodo supplementare di 6 mesi per implementare i canali di whistleblowing interni richiesti, con una scadenza fissata al 17 dicembre 2023.
Quali violazioni possono essere segnalate?
La presente legge si applica alla segnalazione e alla divulgazione delle informazioni previste dal § 2, comprese le violazioni punibili per legge, le violazioni soggette a sanzione amministrativa se la norma violata serve a proteggere la vita, l’integrità fisica o la salute, o le violazioni di disposizioni legali che proteggono i diritti dei dipendenti o dei loro organi di rappresentanza, altre violazioni del diritto federale e statale nonché del diritto europeo (specialmente le disposizioni legali che proteggono gli interessi finanziari e il mercato unico europeo).
Tuttavia, molte aziende vogliono sapere cosa potrebbe non andare nella loro organizzazione e incoraggiano i propri dipendenti a segnalare qualsiasi illecito. Nella misura in cui sono legalmente in grado di farlo, garantiscono ai propri dipendenti uno standard di protezione in linea con la legge tedesca sulla protezione dei whistleblower. Si tratta di un approccio assolutamente raccomandabile.
Come e dove possono essere segnalate le violazioni?
Le persone (whistleblower) che desiderano segnalare informazioni su una violazione possono scegliere di contattare un ufficio di segnalazione interno o un ufficio di segnalazione esterno. Un’azienda può incaricare terzi che dispongano delle competenze necessarie, in particolare avvocati, della funzione di ufficio di segnalazione interno.
Un whistleblower dovrebbe preferire la segnalazione a un ufficio interno nei casi in cui la violazione possa essere affrontata efficacemente all’interno e non tema ritorsioni. Se una violazione segnalata internamente non è stata risolta entro un certo periodo, la persona che ha segnalato la questione può contattare un ufficio di segnalazione esterno.
Inoltre, è vietato ostacolare o tentare di ostacolare le segnalazioni o la comunicazione a seguito di una segnalazione tra il whistleblower e l’ufficio di segnalazione.
Come dovrebbero essere i canali di segnalazione?
Come stabilito dal § 16 della legge, i datori di lavoro obbligati a istituire uffici di segnalazione interni devono predisporre canali di segnalazione attraverso i quali i dipendenti e i lavoratori interinali assunti dal datore di lavoro possano comunicare con gli uffici di segnalazione interni per segnalare le violazioni.
Il canale di segnalazione interno può essere progettato in modo da essere aperto anche a persone fisiche che, nel corso delle loro attività professionali, sono in contatto con il rispettivo datore di lavoro obbligato a istituire l’ufficio di segnalazione interno o con la rispettiva organizzazione.
La legge tedesca sulla protezione dei whistleblower non obbliga le organizzazioni ad accettare o elaborare segnalazioni anonime. Tuttavia, incoraggia le organizzazioni ad accettare e indagare sulle segnalazioni di whistleblowing anonime. Molte organizzazioni scelgono di accettare segnalazioni anonime come best practice, specialmente se si impegnano a promuovere una cultura di trasparenza e responsabilità.
I canali di segnalazione devono essere configurati in modo tale che solo i responsabili della ricezione e dell’elaborazione delle segnalazioni e le persone che li assistono abbiano accesso alle segnalazioni in arrivo.
I canali di segnalazione interni devono consentire segnalazioni orali o scritte. Tuttavia, si consiglia alle organizzazioni che vogliono davvero sapere cosa non va tra le loro fila di installare vari canali di segnalazione (verbali, scritti, digitali) per rendere il più semplice possibile per i dipendenti l’invio di una segnalazione. Le segnalazioni orali dovrebbero poter essere effettuate via telefono o tramite altra trasmissione vocale. Su richiesta del whistleblower, dovrebbe essere reso possibile un incontro personale con una persona dell’ufficio di segnalazione interno responsabile della ricezione di una segnalazione entro un tempo ragionevole. Con il consenso della persona che fornisce le informazioni, l’incontro può anche essere condotto tramite trasmissione video e audio. Nell’interesse delle aziende/organizzazioni, a ogni potenziale whistleblower dovrebbe essere garantito l’accesso più semplice possibile all’ufficio di segnalazione interno, anche per dare priorità alle segnalazioni interne rispetto a quelle esterne. Questo è un altro motivo per cui ha senso affidare a un avvocato esterno i compiti dell’ufficio di segnalazione interno.
Cosa succede una volta inviata la segnalazione?
L’ufficio di segnalazione interno segue la seguente procedura:
1. Conferma alla persona che fornisce le informazioni la ricezione di una segnalazione entro sette giorni.
2. Esamina se l’infrazione segnalata rientra nell’ambito di applicazione della presente legge.
3. L’ufficio di segnalazione rimane in contatto con la persona che fornisce le informazioni.
4. Verifica la fondatezza della questione segnalata.
5. Se necessario, l’ufficio di segnalazione richiede ulteriori informazioni al whistleblower.
6. Infine, l’ufficio di segnalazione interno, in collaborazione con i dipartimenti responsabili all’interno dell’azienda, adotta le misure di follow-up appropriate (cfr. § 18 della legge) in conformità con la legge applicabile.
L’ufficio di segnalazione interno fornirà un riscontro al whistleblower entro 3 mesi dalla conferma di ricezione della segnalazione o, se la ricezione non è stata confermata, entro e non oltre 3 mesi e 7 giorni dalla ricezione della segnalazione.
Quali sono i requisiti di riservatezza stabiliti dalla legge?
Gli uffici di segnalazione devono mantenere la riservatezza sull’identità delle seguenti persone:
1. Il whistleblower, a condizione che le informazioni segnalate riguardino violazioni che rientrano nell’ambito di applicazione della presente legge, o che il whistleblower avesse fondati motivi di ritenere che fosse così al momento della segnalazione.
2. Le persone oggetto di una segnalazione.
3. Altre persone nominate nella segnalazione.
Tuttavia, il § 9 della legge elenca alcune eccezioni a questi requisiti di riservatezza. Tali eccezioni si applicano, ad esempio, nei procedimenti penali, su richiesta di determinate autorità e nei casi in cui il whistleblower abbia deliberatamente fornito informazioni false.
Chi è responsabile della valutazione delle segnalazioni?
Come stabilito dal § 12 della legge, i datori di lavoro devono garantire di avere almeno un ufficio istituito e operativo per le segnalazioni interne che i dipendenti possano contattare (ufficio di segnalazione interno). Ciò si applica solo ai datori di lavoro che hanno generalmente almeno 50 dipendenti, sebbene vi siano alcune eccezioni regolate nello stesso articolo, riguardanti specialmente le società di servizi finanziari.
Se il datore di lavoro è il governo federale o uno stato federale, le massime autorità federali o statali determinano le unità organizzative sotto forma di autorità singole o multiple, organi amministrativi, società o tribunali.
D’altra parte, le persone incaricate dei compiti di un ufficio di segnalazione interno sono indipendenti nello svolgimento del proprio lavoro. Oltre al lavoro per l’ufficio di segnalazione interno, possono svolgere altri compiti e doveri. Il datore di lavoro deve avere a disposizione un’altra persona di contatto in caso di conflitto di interessi, che non può mai essere completamente evitato.
I datori di lavoro devono garantire che le persone responsabili dei compiti di un ufficio di segnalazione interno abbiano le competenze necessarie.
A chi devono essere inviate le segnalazioni esterne?
Il governo federale crea un ufficio di segnalazione esterno presso l’Ufficio federale di giustizia. L’ufficio di segnalazione esterno federale è organizzativamente separato dal resto dell’area di responsabilità dell’Ufficio federale di giustizia. Ogni stato federale può istituire il proprio ufficio di segnalazione esterno per le segnalazioni riguardanti la rispettiva amministrazione statale e le rispettive amministrazioni locali.
L’ufficio di segnalazione esterno del governo federale deve essere dotato del personale e delle risorse materiali necessari per l’adempimento dei suoi compiti.
Qual è il regime sanzionatorio e quali sono le sanzioni previste?
L’ambito di applicazione della legge tedesca sulla protezione dei whistleblower copre sia i reati penali che determinati illeciti amministrativi, anche se non è stato commesso uno specifico reato penale.
Tuttavia, non affronta il risarcimento per i danni immateriali subiti dal whistleblower, una questione che preoccupa la società civile. Anche la cattiva condotta grave che non raggiunge la soglia di chiare violazioni legali è esclusa dall’ambito di applicazione.
Il mancato rispetto degli obblighi stabiliti dalla legge può comportare sanzioni fino a 50.000 €. Ulteriori dettagli sono regolati dal § 40 della legge sulla protezione dei whistleblower in combinato disposto con la legge sugli illeciti amministrativi.
Cosa succede se ci sono ritorsioni contro la segnalazione?
Le ritorsioni dirette contro le persone che forniscono informazioni sono vietate. Ciò vale anche per le minacce e i tentativi di ritorsione. Se il divieto di ritorsione viene violato, il responsabile è obbligato a risarcire la persona che ha fornito le informazioni per il danno risultante.
Per proteggere ulteriormente i whistleblower, la legge tedesca sulla protezione dei whistleblower regola l’inversione dell’onere della prova: i datori di lavoro dovranno dimostrare che la ritorsione non è correlata al whistleblowing.
Domande frequenti
La legge è stata promulgata il 31 maggio 2023 ed è entrata in vigore il 2 luglio 2023, un anno e mezzo dopo la scadenza fissata dalla direttiva.
I datori di lavoro con 250 o più dipendenti dal giorno dell'entrata in vigore della legge, e i datori di lavoro con un numero di dipendenti compreso tra 50 e 249 dal 17 dicembre 2023, con eccezioni per alcune società di servizi finanziari.
La legge non obbliga le organizzazioni ad accettare o elaborare segnalazioni anonime, ma le incoraggia a farlo, e molte organizzazioni accettano segnalazioni anonime come best practice.
La ricezione deve essere confermata entro sette giorni e il riscontro fornito entro tre mesi. Le violazioni della legge possono essere punite con sanzioni fino a 50.000 euro ai sensi del § 40, le ritorsioni sono vietate e l'onere della prova è invertito, quindi il datore di lavoro deve dimostrare che una misura non era correlata alla segnalazione.
Letture correlate: come conformarsi alle leggi tedesche sui whistleblower, come la direttiva è stata recepita in tutta l’UE e il software di whistleblowing Trusty con policy conformi alla HinSchG.
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