Dejan Jasnic · Co-fondatore e Compliance Lead, Trusty · Oltre 20 anni di esperienza in antifrode e compliance · Membro del consiglio direttivo dell’ACFE Swiss Chapter
Le indagini di whistleblowing avviate a seguito di una segnalazione all’interno delle organizzazioni svolgono un ruolo fondamentale nel mantenere l’integrità e la compliance normativa. Ai manager viene spesso affidata la supervisione di queste indagini, con il compito di garantire il rispetto dei quadri normativi e degli standard etici. Tuttavia, questo tipo di processi comporta diversi limiti legali e responsabilità volti a tutelare i diritti di tutte le parti coinvolte.
Di seguito analizziamo le diverse responsabilità e i limiti dei manager nel contesto delle indagini interne aziendali.
Rispetto del diritto del lavoro e della compliance
Un aspetto fondamentale delle indagini interne è il rispetto delle norme di legge che disciplinano il diritto del lavoro, oltre alla compliance.
I manager devono garantire che le indagini interne siano condotte nel rispetto della legge e dei diritti dei dipendenti. Allo stesso modo, il rispetto della legge da parte del management è fondamentale per mantenere l’integrità organizzativa.
Tutela dei diritti in materia di protezione dei dati
A seguito dell’entrata in vigore del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), i manager devono dare priorità alla tutela della privacy dei dipendenti e dei loro diritti in materia di protezione dei dati personali. Le indagini di whistleblowing devono rispettare le aspettative di privacy dei dipendenti e attenersi alle disposizioni del GDPR. Sorveglianza, monitoraggio o perquisizioni dovrebbero essere condotti solo entro i limiti di una ragionevole aspettativa di privacy, evitando intrusioni indebite negli affari personali di qualsiasi dipendente. Ed è necessario fare un uso appropriato e ragionevole dei dati personali, ottenuti con il consenso del dipendente stesso.
Responsabilità durante le indagini di whistleblowing
I manager che supervisionano le indagini interne hanno importanti responsabilità per garantire equità e trasparenza durante tutto il processo. Dovrebbero destinare risorse adeguate e definire protocolli chiari e appropriati per le indagini. Questi processi investigativi dovrebbero essere gestiti da un manager, senza l’intermediazione diretta di un altro manager.
Durante tutta l’indagine, i manager dovrebbero mantenere la presunzione di innocenza per tutti i soggetti coinvolti e proteggerne le identità. La comunicazione dovrebbe essere trasparente, nel rispetto degli interessi del segnalante e dei professionisti coinvolti nell’indagine.
Diritti e doveri dei dipendenti
I dipendenti sottoposti a indagine hanno determinati diritti e doveri fondamentali per l’integrità del processo. Pur avendo il dovere di collaborare, le richieste devono essere ragionevoli e i diritti alla privacy devono essere rispettati. La protezione del segnalante contro le ritorsioni è essenziale, sebbene i segnalanti e/o i soggetti segnalati possano essere soggetti a sanzioni qualora siano coinvolti in attività illecite.
Conseguenze per comportamenti irresponsabili durante le indagini di whistleblowing
Una condotta irresponsabile durante le indagini di whistleblowing può avere conseguenze legali per chi la compie. I manager dovrebbero prestare attenzione a non formulare teorie infondate né a invadere la privacy delle persone, assicurando che le indagini rimangano entro i limiti legali.
Diligenza durante le indagini
I manager dovrebbero agire con diligenza durante tutto il processo investigativo. Ciò include assistere gli investigatori e proteggere le identità dei segnalanti, dei dipendenti sottoposti a indagine e dei testimoni. Include inoltre il non indagare o interferire nelle indagini in corso, non discutere questioni con personale non autorizzato e non intraprendere azioni senza l’esplicita approvazione degli investigatori.
Domande frequenti sul whistleblowing
Il diritto del lavoro e le regole di compliance aziendali, oltre al GDPR per i dati personali di tutti i soggetti coinvolti.
Destinare risorse adeguate, definire protocolli chiari, mantenere la presunzione di innocenza, proteggere le identità e comunicare in modo trasparente nel rispetto degli interessi del segnalante e dei professionisti coinvolti.
Un dovere di collaborazione bilanciato dal diritto a richieste ragionevoli e alla privacy, con possibili sanzioni per chiunque sia coinvolto in attività illecite.
Assistere gli investigatori, proteggere le identità dei segnalanti, dei dipendenti e dei testimoni, non indagare né interferire nelle indagini in corso e non intraprendere alcuna azione senza l'esplicita approvazione degli investigatori.
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