Il processo interno di whistleblowing in un’azienda è un meccanismo cruciale per identificare e affrontare comportamenti scorretti, frodi o violazioni etiche. La legislazione in materia di whistleblowing stabilisce chiare linee guida su come le organizzazioni devono gestire le denunce e, all’interno di questo quadro, i dirigenti e i direttori svolgono un ruolo fondamentale nell’indagare su queste accuse.

Di seguito vengono illustrate le caratteristiche che dovrebbero guidare qualsiasi dirigente di un’azienda nel momento in cui si verifica un’accusa di whistleblowing interno:

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Impegno e responsabilità

Gli alti dirigenti e i direttori hanno la responsabilità di guidare e supervisionare le indagini sulle segnalazioni interne all’azienda, assicurando che siano condotte in modo imparziale e trasparente. Il loro impegno nei confronti dell’etica e dell’integrità diventa ancora più vitale in questo processo, in quanto stabiliscono il tono al vertice e modellano il comportamento atteso per il resto dell’organizzazione.

Rispetto del processo investigativo

La direttiva europea sul whistleblowing sottolinea l’importanza di un processo strutturato ed efficiente per indagare sulle segnalazioni interne. Gli alti dirigenti e i direttori devono garantire l’esistenza di procedure chiare per ricevere, valutare e trattare i reclami in modo riservato. Ciò implica la creazione di un team investigativo competente e l’assegnazione di risorse adeguate (ad esempio, per finanziare piattaforme specifiche per la gestione del canale di whistleblowing).

Protezione degli informatori

Una delle questioni chiave è la protezione degli informatori. Gli alti dirigenti e i direttori devono assicurarsi che siano in atto misure per salvaguardare gli informatori, evitando ritorsioni e garantendo il loro anonimato, ove possibile. La creazione di un ambiente sicuro per le segnalazioni è essenziale per promuovere la trasparenza e la responsabilità.

Collaborazione con le autorità competenti

Nei casi che richiedono l’intervento di autorità esterne, l’alta direzione deve collaborare pienamente con esse. Le normative europee sul whistleblowing stabiliscono con forza la necessità di cooperare con le autorità competenti, assicurando che le informazioni rilevanti siano condivise in modo tempestivo e completo, e che tali informazioni non riescano a trapelare sia all’interno che all’esterno dell’azienda.

Comunicazione trasparente

Una comunicazione trasparente è essenziale durante tutto il processo investigativo. Gli alti dirigenti e i direttori devono informare le parti interessate sull’andamento dell’indagine senza comprometterne l’integrità. Una comunicazione efficace contribuisce a mantenere la fiducia sia all’interno che all’esterno e dimostra l’impegno dell’azienda verso la responsabilità.

Attuare le misure adeguate al caso

Al termine dell’indagine, gli alti dirigenti e i direttori devono adottare misure correttive efficaci. Ciò può includere sanzioni disciplinari, modifiche alle politiche interne o persino adeguamenti della cultura organizzativa. Il regolamento sul whistleblowing sottolinea la necessità di agire in modo proporzionato ed equo, considerando le circostanze specifiche di ogni caso.

Cultura della conformità interna

L’alta dirigenza ha la responsabilità di coltivare una cultura di conformità costante all’interno dell’azienda. Ciò comporta l’attuazione di programmi di formazione, la revisione periodica delle politiche e la promozione di valori etici. Una solida cultura della compliance non solo previene i comportamenti scorretti, ma rafforza anche la resistenza dell’organizzazione alle potenziali sfide etiche.

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