Stabilire un solido Programma di Compliance è diventato un imperativo a causa della proliferazione di norme e regolamenti che disciplinano la condotta delle aziende. Tuttavia, la mancanza di indicazioni normative sui requisiti precisi di questi programmi solleva interrogativi su come implementarli.

Cosa dovrebbe includere un Programma di Compliance?

Sebbene non esista una normativa esaustiva sulla compliance, esistono due documenti chiave in Spagna che forniscono orientamento. Si tratta dell’articolo 31 bis, comma 5, del Codice penale e della Circolare 1/2016 della Procura generale dello Stato (Fiscalía General del Estado).

Questi documenti si concentrano principalmente sulla compliance penale ma possono essere utilizzati come riferimenti per altre aree della compliance.

Queste linee guida sono essenziali quando si tratta di prevenzione dei reati, perché determinano se il programma di compliance di un’azienda può mitigare o addirittura esentarla dalla responsabilità penale in caso di commissione di un reato.

Elementi Principali di un Programma di Compliance Efficace

  • Identificazione dei Rischi: Riconoscere le aree dell’azienda in cui possono verificarsi reati e creare una mappa dei rischi. In particolare, è fondamentale essere consapevoli delle leggi che interessano l’azienda e delle sfide particolari che essa affronta.
  • Definizione di Protocolli: Progettare standard interni e misure che dimostrino l’impegno dell’azienda verso la conformità normativa. In particolare, ciò include la creazione di un codice etico e altre misure specifiche.
  • Risorse Adeguate: Assicurarsi di disporre delle risorse umane e materiali necessarie per attuare il programma di compliance.
  • Canale di Segnalazione: Implementare un canale di comunicazione che consenta sia ai dipendenti che a terzi di segnalare possibili non conformità, garantendo sempre la riservatezza.
  • Regime Disciplinare: Stabilire misure interne per sanzionare condotte che violano le politiche interne o esterne, garantendo sempre il rispetto dei diritti dell’individuo.
  • Revisione e Aggiornamento: Valutare e aggiornare periodicamente il programma di compliance, specialmente dopo un incidente significativo o un cambiamento nell’organizzazione o nelle leggi pertinenti.
  • Promozione di una Cultura Etica: Oltre alla mera documentazione, è essenziale promuovere una cultura che dia priorità all’etica e al rispetto della legge.
  • Documentazione Chiara: Qualsiasi programma di compliance deve essere ben documentato, accurato e adattato alla realtà dell’azienda.

Conclusione

Stabilire un programma di compliance significa instaurare una cultura di integrità e responsabilità. Le linee guida citate sono specifiche per la compliance penale, ma i principi possono e devono essere adattati a tutte le aree della compliance.