Dan Ostergaard · Co-fondatore, Trusty · Ex responsabile globale della compliance di Novartis · Fondatore di PolicyStore
Le figure del Responsabile della protezione dei dati (DPO) e del Compliance Officer si stanno affermando come posizioni cruciali in un mondo aziendale in continua evoluzione e sempre più regolamentato, in cui protezione dei dati e compliance procedono di pari passo.
Sebbene molte aziende possano pensare che queste due figure svolgano funzioni simili, le loro responsabilità e competenze sono distinte e, in molti casi, complementari.
Funzioni e competenze
Il Compliance Officer è responsabile di garantire che l’azienda operi nel rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti. Il suo lavoro comprende non solo una conoscenza approfondita della normativa, ma anche la creazione e la gestione di programmi di compliance che riducano al minimo il rischio legale e reputazionale dell’organizzazione.
Il DPO, da parte sua, è essenziale per garantire che i dati personali trattati dall’azienda siano gestiti in conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e alle altre norme locali correlate, come la Legge organica spagnola sulla protezione dei dati (LOPD).
L’importanza di un Compliance Officer non è meramente formale. Le aziende che dispongono di un adeguato piano di conformità normativa possono essere esentate dalla responsabilità penale, purché dimostrino che il loro modello di prevenzione è efficace.
Al contrario, sebbene il DPO abbia un ruolo consultivo e di supporto, la sua esistenza non esonera di per sé l’organizzazione da possibili sanzioni di autorità come l’Agenzia spagnola per la protezione dei dati (AEPD).
Coordinamento tra le due figure
Entrambe le figure, pur con funzioni e responsabilità diverse, devono lavorare fianco a fianco negli ambiti in cui le loro competenze convergono. Un esempio chiaro è la gestione dei canali di segnalazione interni, in cui deve essere garantita la privacy sia di chi segnala, che può essere un whistleblower, sia della persona segnalata.
Questo coordinamento è essenziale, soprattutto quando si parla di reati di scoperta e rivelazione di segreti e di altri illeciti che potrebbero attribuire una responsabilità legale all’azienda.
Verso una cultura di protezione dei dati e compliance
Avere un Compliance Officer e un DPO, pur essendo essenziale, non è una garanzia assoluta di condotta aziendale integra. Devono essere sostenuti da politiche chiare, da una formazione adeguata per tutti i dipendenti e da un impegno fermo della direzione aziendale verso la politica di responsabilità sociale d’impresa.
Conclusione
In definitiva, disporre di queste figure e di queste politiche è essenziale, ma è ancora più importante che l’azienda le faccia proprie e le attui con convinzione e serietà. Solo così le organizzazioni saranno pronte ad affrontare le sfide di oggi e di domani in materia di compliance e protezione dei dati.
Domande frequenti
Il Compliance Officer garantisce che l'azienda operi nel rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti. Ciò comprende una conoscenza approfondita delle norme e la creazione e gestione di programmi di compliance che riducano al minimo il rischio legale e reputazionale.
Il DPO garantisce che i dati personali trattati dall'azienda siano gestiti in conformità al GDPR e alle norme locali correlate, come la Legge organica spagnola sulla protezione dei dati. Il ruolo è consultivo e di supporto.
No. L'esistenza di un DPO non esonera di per sé l'organizzazione da possibili sanzioni di autorità come l'Agenzia spagnola per la protezione dei dati (AEPD). Al contrario, un piano di compliance adeguato e di efficacia dimostrabile può esentare l'azienda dalla responsabilità penale.
Negli ambiti in cui le loro competenze convergono, come la gestione dei canali di segnalazione interni, in cui deve essere garantita la privacy sia di chi segnala sia della persona segnalata, e nelle questioni legate alla scoperta e rivelazione di segreti che potrebbero generare una responsabilità legale per l'azienda.
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