Mentre gli Stati membri si affrettano a promulgare leggi sulla segnalazione di irregolarità in conformità con la recente normativa UE, un gruppo affronta un impatto sproporzionato nascosto: le PMI stanno pagando costi di abbonamento elevati per i canali digitali di segnalazione delle irregolarità.

Trisha Cole (scritto in inglese, tradotto automaticamente)

Trusty offre un canale di segnalazione conforme al D.Lgs. 24/2023 per aziende con 50 o più dipendenti, attivo in pochi minuti.

Cosa C’è Dietro le Recenti Leggi UE sul Whistleblowing?

Come professionisti della compliance, siamo convinti della necessità di leggi a protezione dei whistleblower. A parte ciò che abbiamo visto e sentito nella nostra esperienza professionale, siamo rimasti sorpresi quanto il pubblico in generale quando scandali come Wirecard e Duke University sono venuti alla luce. Senza whistleblower disposti a farsi avanti, chissà per quanto tempo questi illeciti sarebbero passati inosservati?

Per combattere frodi simili e insabbiamenti aziendali, l’Unione Europea e diversi paesi membri hanno iniziato a promulgare leggi volte a supportare i whistleblower. Le organizzazioni con 50 o più dipendenti e i comuni con più di 10.000 residenti sono tenuti a istituire canali interni di segnalazione secondo i requisiti di legge. Legga maggiori dettagli sulla legislazione nel nostro blog qui.

Dietro queste leggi c’è il presupposto che procedure di segnalazione e salvaguardie chiare rendano più facile ai whistleblower farsi avanti. Se ci sono più whistleblower disposti a farsi avanti, si potranno fermare più attività criminali o negligenti, secondo il ragionamento. Alcune barriere alla segnalazione sono legate alla mancanza di procedure chiare di segnalazione, ma altre hanno origine in elementi sociali o professionali che non vengono affrontati facilmente dalla legislazione. La pressione del gruppo o la paura di ritorsioni sono due esempi.

Quindi, sebbene ci si aspetti che queste leggi incoraggino una maggiore (e più tempestiva) segnalazione, non sono la panacea contro la corruzione che molti sperano. Purtroppo, l’attività illegale ha ancora molte opportunità di prosperare. Tenendo presente questo, passiamo a considerare le ripercussioni aggiuntive della Direttiva UE sul Whistleblowing.

Un gruppo in particolare affronta un nuovo onere nell’implementare a proprie spese le procedure di segnalazione di irregolarità richieste.

La grande maggioranza delle organizzazioni non partecipa ad attività criminali. Infatti, spesso fanno il contrario: lavorano duramente per creare un cambiamento positivo nei loro settori. Per questo motivo, esiste un ampio sostegno professionale e privato alle leggi a protezione dei whistleblower. Tuttavia, non sono esenti da conseguenze impreviste per le organizzazioni interessate. Vale a dire, questa normativa significa che centinaia di migliaia di aziende europee devono ora investire tempo, risorse e budget aziendale nell’implementazione di canali di segnalazione.

Si prevede che nei prossimi mesi più paesi membri annunceranno le proprie normative specifiche. Questi regolamenti impongono vari requisiti sull’accessibilità dei canali di segnalazione e sulle procedure di risposta. Per evitare multe, le organizzazioni devono stabilire rapidamente procedure conformi. E, come sa qualsiasi azienda in espansione, velocità e sicurezza comportano spesso costi più elevati.

Caratteristiche della Piattaforma di Segnalazione

Sebbene esistano soluzioni di segnalazione a basso costo, nella pratica questi sistemi comportano rischi per i partecipanti. Con i canali email, per esempio, non solo viene compromesso l’anonimato del segnalante, ma i filtri antispam troppo zelanti potrebbero inviare una segnalazione vitale direttamente nel cestino. Peggio ancora, un account email pieno di potenziali segreti aziendali è il sogno di qualsiasi hacker. Altre soluzioni gratuite, come le linee telefoniche e le cassette postali, presentano svantaggi simili.

Rispetto alle soluzioni tradizionali, il software di segnalazione di irregolarità è come Google Maps rispetto a un atlante cartaceo. Le piattaforme digitali sono intelligenti e facilitano notevolmente la gestione dei casi. L’intero processo può essere gestito attraverso un portale, consentendo al segnalante di mantenere l’anonimato e segnalare da qualsiasi parte del mondo.

Queste caratteristiche rendono le piattaforme digitali di segnalazione più efficienti e piacevoli da usare rispetto ai metodi tradizionali di segnalazione. Questo vale sia per il segnalante che per l’organizzazione. Poiché Trusty è un portale di segnalazione online, la nostra fiducia nel valore di questi sistemi è evidente.

Piattaforme digitali di segnalazione

Tuttavia, lo svantaggio delle piattaforme digitali di segnalazione è che la maggior parte sono costose. Le grandi organizzazioni possono pagare migliaia di euro al mese per integrare software nella loro rete sicura. Più grande è l’organizzazione, maggiore è il numero di segnalazioni e di parti coinvolte. Nonostante questi costi elevati, anche le organizzazioni più grandi possono aspettarsi annualmente circa 10 segnalazioni ogni mille dipendenti. È un costo per segnalazione piuttosto elevato.

Le organizzazioni piccole e medie, d’altra parte, potrebbero non ricevere affatto segnalazioni di whistleblower. Nonostante ciò, alcune società di software per la segnalazione di irregolarità addebitano alle PMI oltre 300 € per un abbonamento software mensile. Per un’azienda con 250 dipendenti, sono più di 1 € per dipendente, al mese. Per un software che useranno raramente, perché comunque non sono coinvolte in attività illecite.

Come professionisti del diritto e della compliance, questo non ci è andato giù. Perché le aziende devono pagare per un software che useranno raramente? Soprattutto quando astenersi da attività segnalabili è un comportamento che vogliamo premiare? Prima di Trusty, le PMI si trovavano di fronte al dilemma di sottrarre migliaia di euro all’anno ai propri budget o accontentarsi di uno strumento gratuito ma rischioso come l’email.

Piattaforma Trusty di Segnalazione

La segnalazione di irregolarità è un servizio pubblico e ai whistleblower deve essere concessa tutta la protezione possibile. Ma dobbiamo fare in modo che questa protezione non danneggi indirettamente organizzazioni che non hanno commesso alcuna violazione.

Ecco perché abbiamo creato Trusty come piattaforma di whistleblowing, disponibile per qualsiasi organizzazione indipendentemente dalle dimensioni. Trusty è conforme e sicura, con funzionalità utili sia per il segnalante che per l’organizzazione. All’interno del portale web, il segnalante può mantenere l’anonimato se lo desidera, inoltre non è necessario essere connessi all’intranet aziendale per segnalare irregolarità. Le organizzazioni possono visualizzare e rispondere alle segnalazioni in un’unica piattaforma comoda, accessibile anche da qualsiasi luogo. Le notifiche assicurano che la Sua azienda non venga multata per aver mancato le scadenze di risposta.

Abbiamo trovato un modo intelligente per offrire il software di segnalazione di irregolarità a una frazione del costo ospitando il portale web di Trusty su un server sicuro di terze parti in Germania, combinando la cybersicurezza all’avanguardia con una ragionevole convenienza economica.

Vogliamo che questo servizio pubblico essenziale sia accessibile e comodo per tutte le organizzazioni. Vogliamo incoraggiare la compliance, non ostacolarla.

Se la Sua organizzazione sta già pagando per un software di whistleblowing, saremo lieti di aiutarLa a passare a Trusty! Trusty è facile da configurare: basta copiare e incollare il link sul Suo sito web.