Dejan Jasnic · Co-fondatore e Compliance Lead, Trusty · Oltre 20 anni di esperienza in antifrode e compliance · Membro del consiglio direttivo dell’ACFE Swiss Chapter
Se la Sua azienda ha meno di 250 dipendenti o un fatturato inferiore a 36 milioni di sterline, potresti aver visto i titoli sull’Economic Crime and Corporate Transparency Act (ECCTA) e aver pensato che non si applichi a Lei.
Questa ipotesi sta diventando sempre più rischiosa, e si sta già manifestando nei contratti con i fornitori.
Sebbene il reato di “Failure to Prevent Fraud” dell’ECCTA si applichi formalmente alle grandi organizzazioni, il suo impatto nel mondo reale si sta facendo sentire lungo tutta la catena di fornitura. Le grandi imprese britanniche che affrontano una responsabilità penale diretta stanno ora rafforzando il loro approccio al rischio di terze parti, spingendo i requisiti di conformità ECCTA su fornitori, partner e service provider.
In pratica, questo significa che le PMI vengono coinvolte nella conformità ECCTA della catena di fornitura attraverso i contratti, indipendentemente dal fatto che la legge le nomini direttamente o meno. Sempre più spesso, le grandi organizzazioni richiedono prove verificabili dei controlli antifrode come condizione per fare affari.
Il divario di responsabilità dei fornitori nel reato ECCTA di failure to prevent fraud
Ai sensi della Sezione 199(1)(b) dell’ECCTA, una grande organizzazione può essere ritenuta penalmente responsabile se una “persona associata” commette una frode con l’intenzione di avvantaggiare tale organizzazione. A seconda della natura del rapporto, le persone associate possono includere agenti, appaltatori, fornitori e service provider.
L’unica difesa prevista dalla legge è la capacità di dimostrare che erano in atto “procedure ragionevoli” per prevenire le frodi.
Le linee guida del Home Office sulla Failure to Prevent Fraud chiariscono che le procedure ragionevoli non si fermano alle politiche interne. La supervisione delle terze parti è un’aspettativa fondamentale. Se un fornitore non può dimostrare controlli efficaci per la prevenzione delle frodi, tale debolezza diventa un’esposizione legale per il cliente.
Di conseguenza, le grandi organizzazioni si stanno allontanando dai controlli superficiali delle politiche. I team di procurement e legali ora chiedono ai fornitori di dimostrare che le procedure allineate all’ECCTA sono operative, monitorate e applicate nella pratica.
Come l'ECCTA sta cambiando i contratti con i fornitori
Man mano che i requisiti della Failure to Prevent Fraud si consolidano, i contratti standard con i fornitori e i rinnovi stanno cambiando. I fornitori di medie dimensioni dovrebbero aspettarsi che le clausole legate all’ECCTA diventino di routine piuttosto che eccezionali.
I requisiti comuni ora includono:
- Formazione antifrode obbligatoria, con prova del completamento per il personale che fornisce i servizi
- Meccanismi di whistleblowing che soddisfano le best practice della Failure to Prevent Fraud del Regno Unito
- Diritti di audit e ispezione sui controlli antifrode e sulle procedure interne
- Diritti di risoluzione che consentono di terminare i contratti se non è possibile dimostrare le procedure ragionevoli ECCTA
Queste disposizioni sono sempre più non negoziabili. Esistono per proteggere le grandi organizzazioni che si affidano alla difesa della Failure to Prevent Fraud e stanno rapidamente diventando standard nelle catene di fornitura del Regno Unito.
Il problema delle PMI: dimostrare la conformità ECCTA
Per le PMI, la sfida raramente riguarda la volontà. Riguarda la prova.
La “compliance di facciata”, una politica antifrode statica, un registro di formazione obsoleto o un canale di segnalazione informale, non soddisfa più le aspettative dell’ECCTA. Le linee guida del Home Office sono esplicite: le procedure per prevenire la frode devono essere efficacemente implementate e applicate.
La difficoltà sta nel dimostrare quel livello di garanzia senza costruire un’operazione di conformità costosa e manuale. Molti fornitori si trovano ora a bilanciare i requisiti di rischio di terze parti ECCTA con la necessità di rimanere concentrati su crescita, erogazione dei servizi e relazioni con i clienti.
Come Trusty aiuta le PMI a soddisfare i requisiti ECCTA failure to prevent fraud
Trusty è progettato per i fornitori di medie dimensioni che devono dimostrare le procedure ragionevoli ECCTA in modo da resistere al controllo di clienti, legali e procurement, senza rallentare l’attività.
Colma il divario tra l’essere operativamente agili e soddisfare il livello di garanzia di prevenzione delle frodi che i clienti enterprise ora si aspettano dalla loro catena di fornitura.
Invece di affidarsi a fogli di calcolo disconnessi, caselle di posta e documenti di policy statici, Trusty fornisce un’unica piattaforma verificabile per la conformità Failure to Prevent Fraud che resiste al controllo di clienti, legali e procurement.
Con Trusty, i fornitori possono:
- Gestire e distribuire politiche antifrode con chiaro controllo delle versioni e visibilità di audit
- Erogare formazione antifrode allineata all’ECCTA con tracciamento automatizzato del completamento e delle prove
- Fornire un canale di whistleblowing sicuro e allineato alle linee guida del Home Office sulla Failure to Prevent Fraud
- Verificare i subappaltatori e dimostrare che i controlli di rischio di terze parti ECCTA si estendono lungo tutta la catena di fornitura
Man mano che la conformità verificabile alla Failure to Prevent Fraud diventa un requisito standard nell’onboarding dei fornitori e nei rinnovi contrattuali, la prova documentata sta sostituendo le dichiarazioni di intenti. Le grandi organizzazioni si aspettano sempre più che i fornitori dimostrino non solo che le politiche esistono, ma che sono implementate, monitorate e applicabili.
Trusty aiuta le PMI e le medie imprese a implementare e dimostrare procedure ragionevoli ECCTA già da ora, così quando emergono discussioni su governance, rischio e garanzia dei fornitori, spesso durante il rinnovo del contratto o l’onboarding, è possibile rispondere con fiducia anziché affannarsi a cercare prove.
Domande frequenti
Formalmente si applica alle grandi organizzazioni, ma ai sensi della Sezione 199(1)(b) una grande organizzazione è responsabile quando una persona associata, che può includere fornitori, appaltatori e service provider, commette una frode a suo vantaggio. Ecco perché le PMI sono vincolate nella pratica attraverso i loro contratti.
Dimostrare che erano in atto procedure ragionevoli per prevenire le frodi. Le linee guida del Home Office chiariscono che tali procedure includono la supervisione delle terze parti, pertanto un fornitore senza controlli documentati diventa un'esposizione legale per il cliente.
Formazione antifrode obbligatoria con prova di completamento, sistemi di whistleblowing, diritti di audit e ispezione sui controlli antifrode e diritti di risoluzione laddove non sia possibile dimostrare procedure ragionevoli.
Una politica antifrode statica, un registro di formazione obsoleto o un canale di segnalazione informale non soddisfano l'aspettativa che le procedure siano efficacemente implementate e applicate. I fornitori devono dimostrare che le politiche, la formazione e i canali di segnalazione sono operativi e monitorati.
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