Dejan Jasnic · Cofondateur et responsable de la conformité, Trusty · Plus de 20 ans d’expérience en lutte antifraude et conformité · Membre du conseil d’administration de l’ACFE Swiss Chapter
Disposer d’un modèle de canal de signalement est crucial pour relever les défis d’éthique et de conformité au sein des entreprises. Avant tout, sa mise en œuvre appropriée implique des considérations juridiques et organisationnelles.
Exigences essentielles pour un canal de signalement
- Transparence : la procédure du canal doit être clairement définie. Cela inclut, plus important encore, ce qui peut être signalé, la manière dont cela doit être formalisé et quel organe gérera chaque partie du processus, conformément aux principes d’un programme de conformité.
Par conséquent, chaque étape (réception, enquête, évaluation des sanctions et exécution) doit être effectuée par un organe différent afin de garantir l’impartialité. - Accessibilité : les travailleurs doivent pouvoir accéder au canal depuis divers appareils et, fondamentalement, soumettre leurs signalements facilement.
- Communication : il est crucial d’informer les employés de l’existence, de l’utilisation et des caractéristiques du canal. Surtout, il convient de préciser comment la protection de l’identité du lanceur d’alerte est garantie, en s’alignant sur les directives établies par la Loi sur la protection des lanceurs d’alerte.
- Protection et confidentialité : la protection du lanceur d’alerte et de la personne mise en cause doit être garantie. De la même manière, il faut éviter les représailles et les fausses accusations, conformément aux dispositions de la politique de responsabilité sociale des entreprises et de l’autorité indépendante de protection des lanceurs d’alerte.
- Suivi : l’introduction d’indicateurs permettant d’apprécier et d’évaluer la performance du canal est vitale.
- Protection des données : avant tout, les entreprises doivent garantir la confidentialité des données des lanceurs d’alerte et des mis en cause, en assurant leur protection.
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Mise en œuvre d’un canal de signalement
Après avoir défini la politique du canal et l’organe qui gérera les signalements, la phase de mise en œuvre doit incontestablement suivre. Ici, le canal sera conçu sur la base d’un modèle spécifique au canal, les règlements seront établis et les processus seront définis.
La communication du canal à l’ensemble de l’entreprise est essentielle, incluant notamment une formation sur son utilisation et la publication du règlement. De plus, il est crucial d’effectuer un suivi continu, en pilotant et en évaluant sa performance grâce à des indicateurs.
Conclusion
La création d’un canal de signalement efficace est une étape essentielle pour toute entreprise cherchant à opérer avec intégrité et transparence. Garantir la protection des lanceurs d’alerte et fournir un moyen de signalement clair et accessible est indispensable pour maintenir la confiance des employés et s’assurer que tout acte répréhensible est identifié et traité de manière appropriée.
Lecture associée : Entités privées non obligées de mettre en œuvre le canal de signalement : exigences minimales et Nomination et fonctions du responsable du système de signalement.
Questions fréquentes
La transparence sur ce qui peut être signalé, comment et par quel organe ; l’accessibilité depuis divers appareils ; la communication aux employés ; la protection et la confidentialité pour l’auteur du signalement et la personne signalée ; le suivi par des indicateurs ; et la protection des données pour toutes les personnes impliquées.
Conformément aux principes d’un programme de conformité, la réception, l’enquête, l’évaluation des sanctions et l’exécution doivent chacune être effectuées par un organe différent afin de garantir l’impartialité.
Après avoir défini la politique du canal et l’organe de gestion, le canal est conçu sur un modèle spécifique, les règlements sont établis et les processus définis. Il est ensuite communiqué à toute l’entreprise avec une formation et la publication du règlement, suivi d’un pilotage continu via des indicateurs.
L’identité du lanceur d’alerte doit être protégée conformément à la loi sur la protection des lanceurs d’alerte, les représailles et les fausses accusations doivent être évitées, et la confidentialité des données des lanceurs d’alerte et des personnes signalées doit être garantie.
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