Dejan Jasnic · Cofondateur et responsable de la conformité, Trusty · Plus de 20 ans d’expérience en lutte antifraude et conformité · Membre du conseil d’administration de l’ACFE Swiss Chapter
La loi espagnole sur les lanceurs d’alerte (loi 2/2023) exige que les entreprises disposent d’un canal de signalement interne en cas d’acte illicite survenant dans les locaux de l’entreprise.
Pourquoi un responsable du système de signalement ?
L’article 8 de la loi sur le signalement exige la nomination d’un responsable du système pour le canal de signalement, qui peut être une personne physique ou un organe collégial. De plus, l’entreprise doit désigner l’un de ses employés pour gérer le système et traiter les signalements pour le compte de l’organe collégial.
La loi sur le signalement précise que, dans le cas d’une entreprise du secteur privé, le responsable du système sera également une personne physique ou l’entité à laquelle l’organe collégial responsable a délégué ses fonctions.
D’autre part, dans le cas des groupes d’entreprises, la loi établit des règles concernant les responsables du système. Plus précisément, il peut s’agir d’une seule personne pour l’ensemble du groupe d’entreprises ou d’une personne pour chaque entreprise du groupe.
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Nomination du responsable du système de signalement
Ce responsable du système doit agir librement et sans subir de pression ni recevoir d’instructions de la part d’un collègue au sein de son entreprise. Si un groupe d’entreprises dispose de plusieurs responsables du système, ils peuvent échanger librement entre eux les informations pertinentes pour le traitement approprié des signalements, à condition de respecter la confidentialité de leurs communications.
Il est important de rappeler que les nominations et révocations des responsables du système doivent être notifiées à l’Autorité indépendante pour la protection des lanceurs d’alerte ou, le cas échéant, aux autorités ou organismes régionaux compétents, en justifiant les motifs de la nomination ou de la révocation.
Dans les entités ou organisations où une personne responsable de la fonction de conformité ou de la gestion des politiques d’intégrité a déjà été désignée, cet employé peut être nommé responsable du système s’il remplit les conditions établies dans la loi sur le signalement.
Fonctions du responsable du système de signalement
En conséquence, cette personne doit remplir certaines obligations, notamment lors du traitement d’un signalement interne :
- Envoyer un accusé de réception de la communication au lanceur d’alerte dans le délai requis par la loi.
- Assurer le suivi des procédures d’enquête.
- Maintenir la confidentialité du lanceur d’alerte à tout moment, y compris vis-à-vis des organes de direction de l’entreprise.
- Maintenir la communication avec le lanceur d’alerte dans le cas où des informations supplémentaires seraient requises concernant les faits du signalement.
- Informer le lanceur d’alerte de ses droits et des actions qu’il peut entreprendre pour protéger ses droits au sein de l’entreprise.
- Respecter en toutes circonstances la présomption d’innocence et l’honneur des personnes concernées.
- Transmettre immédiatement toutes les informations pertinentes au ministère public lorsque les faits peuvent être révélateurs d’une infraction pénale. Si les faits affectent les intérêts financiers de l’Union européenne, l’affaire sera transmise au Parquet européen.
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Questions fréquentes
La personne physique ou l’organe collégial que l’article 8 de la loi espagnole sur le signalement exige de nommer pour toute entreprise disposant d’un canal de signalement interne. Lorsqu’un organe collégial est choisi, l’entreprise désigne un employé pour gérer le système et traiter les signalements pour le compte de cet organe.
Oui. La loi permet de désigner un responsable du système pour l’ensemble du groupe ou un pour chaque entreprise. Plusieurs responsables au sein d’un groupe peuvent échanger librement des informations pertinentes pour le traitement approprié des signalements, à condition de respecter la confidentialité des communications.
L’Autorité indépendante de protection des lanceurs d’alerte ou, le cas échéant, les autorités régionales compétentes, avec les motifs de la nomination ou de la révocation. Une personne déjà responsable des politiques de conformité ou d’intégrité peut assumer ce rôle si elle remplit les conditions légales.
Accuser réception dans le délai légal, assurer le suivi des procédures d’enquête, préserver la confidentialité du lanceur d’alerte même vis-à-vis des organes de direction de l’entreprise, rester en contact avec le lanceur d’alerte, l’informer de ses droits, respecter la présomption d’innocence des personnes concernées et transmettre au ministère public, ou au Parquet européen lorsque les intérêts financiers de l’UE sont affectés, les faits susceptibles de constituer une infraction.
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