Voici les huit erreurs de programme de conformité que nous voyons le plus souvent, et comment éviter chacune d’elles.

Un programme de conformité existe pour tenir l’entreprise à l’écart de la responsabilité pénale et administrative et pour montrer aux clients, aux auditeurs et aux autorités que l’activité respecte les règles. La plupart des programmes échouent sans bruit : non parce que les politiques sont mauvaises, mais à cause d’une poignée d’erreurs de programme de conformité qui se répètent.

1. Laisser le programme vieillir

Les lois changent chaque année : protection des lanceurs d’alerte, devoir de vigilance dans la chaîne d’approvisionnement, protection des données, sanctions. Un programme qui n’est pas revu au moins une fois par an s’éloigne des obligations pour lesquelles il a été conçu. Inscrivez la revue au calendrier et consignez ce qui a changé.

2. Des politiques que personne ne comprend

Les lignes directrices rédigées en langage juridique ne sont pas lues. Utilisez des mots simples, des politiques courtes et un résumé d’une page pour chaque document. La Compliance App publie chaque politique avec son résumé et dans la langue du collaborateur.

3. Sauter l’évaluation des risques propre à l’entreprise

L’une des erreurs de programme de conformité les plus graves est une liste de risques générique. Identifiez les risques de votre propre secteur, de vos marchés et de vos processus, hiérarchisez-les et laissez cette hiérarchie décider où placer les contrôles.

4. Aucun engagement de la direction ni des managers

La direction donne le ton. Les managers le traduisent en pratique dans leurs services. Si l’un des deux niveaux traite la conformité comme une formalité juridique, les collaborateurs feront de même.

5. Pas de canal de signalement

Les collaborateurs ont besoin d’un moyen sûr de signaler les manquements. Dans l’UE, les entreprises de 50 salariés et plus doivent mettre en place un canal interne conformément à la directive (UE) 2019/1937 et à la loi Waserman. Un dispositif d’alerte est le contrôle qui permet aux problèmes de remonter d’abord à l’intérieur de l’entreprise.

6. Confondre formation et sensibilisation

La formation enseigne les règles et les procédures. La sensibilisation construit la culture qui fait que les gens les appliquent. Les deux sont nécessaires : un cours avec certificat, et des rappels réguliers de la raison pour laquelle cela compte.

7. Négliger la vigilance à l’égard des tiers

Fournisseurs, agents et partenaires font entrer dans l’entreprise des risques de sanctions, de corruption et d’atteintes aux droits humains. Vérifiez-les avant de signer et revérifiez-les régulièrement : QuickScreen360 effectue les contrôles sanctions, PPE et médias défavorables en quelques minutes.

8. Se reposer sur une conformité de façade

Un programme générique acheté clé en main et jamais adapté est la dernière des erreurs de programme de conformité de cette liste, et la plus fréquente. Un programme efficace est adapté aux risques propres de l’entreprise, documenté et testé.

Éviter ces huit erreurs de programme de conformité n’exige pas un grand service. Il faut des politiques claires, des collaborateurs formés, un canal de signalement qui fonctionne et des partenaires vérifiés, le tout tenu à jour.