Dejan Jasnic · Cofondateur et responsable de la conformité, Trusty · Plus de 20 ans d’expérience en lutte antifraude et conformité · Membre du conseil d’administration de l’ACFE Swiss Chapter
À propos de la loi allemande sur la protection des lanceurs d'alerte : Hinweisgeberschutzgesetz - HinSchG du 31 mai 2023.
En octobre 2019, la loi allemande sur la protection des lanceurs d’alerte a été rédigée, marquant une avancée importante dans le monde du travail en introduisant de nouvelles obligations pour la mise en place de systèmes internes de signalement au sein des entreprises. L’objectif principal de cette réglementation est de garantir que tous les salariés disposent des outils nécessaires pour signaler d’éventuelles infractions ou irrégularités au sein de l’organisation, tout en protégeant la confidentialité du lanceur d’alerte.
Bien que la directive établisse des lignes directrices générales pour l’ensemble de l’Union européenne, chaque pays a dû l’adapter spécifiquement aux besoins de son tissu économique.
La directive sur les lanceurs d'alerte en droit allemand, publication et entrée en vigueur :
Le processus de transposition en Allemagne a été lent mais constant. Depuis la soumission du premier projet de loi en décembre 2020, de nombreuses révisions et clarifications ont été apportées. La Commission européenne a d’ailleurs saisi la Cour de justice de l’Union européenne contre l’Allemagne pour non-transposition de la directive européenne sur les lanceurs d’alerte dans les délais impartis.
En février 2023, le projet de loi a été rejeté par le Bundesrat, principalement parce qu’il était considéré comme une charge excessive pour les petites et moyennes entreprises. Un nouvel accord de compromis a donc été nécessaire.
Le 9 mai 2023, la commission de conciliation du Bundestag et du Bundesrat a examiné le projet de loi « Hinweisgeberschutzgesetz » et est parvenue à un accord. Quelques jours plus tard, avec un an et demi de retard, la loi de protection des lanceurs d’alerte a finalement été promulguée en Allemagne le 31 mai 2023, bien que la loi allemande transposant la directive européenne sur les lanceurs d’alerte ne soit entrée en vigueur que le 2 juillet 2023.
Qui est protégé par la loi allemande sur la protection des lanceurs d'alerte ?
La loi allemande sur la protection des lanceurs d’alerte protège les personnes physiques qui, dans le cadre de leurs activités professionnelles ou avant celles-ci, obtiennent des informations sur des infractions et les communiquent aux services de signalement désignés par cette loi (lanceurs d’alerte).
En outre, une protection est également accordée aux personnes visées par un signalement ou une divulgation, ainsi qu’aux autres personnes impliquées dans l’affaire signalée par le lanceur d’alerte.
Quelles entreprises sont concernées par la loi allemande sur la protection des lanceurs d'alerte ?
Les employeurs comptant 250 salariés ou plus devaient mettre en place un système de signalement dès l’entrée en vigueur de la loi.
Les employeurs comptant entre 50 et 249 salariés disposaient d’un délai supplémentaire de 6 mois pour mettre en place les canaux de signalement internes requis, avec une échéance fixée au 17 décembre 2023.
Quelles violations peuvent être signalées ?
Cette loi s’applique au signalement et à la divulgation d’informations prévus à son article 2, y compris les violations punies par la loi, les violations passibles d’une amende lorsque la règle enfreinte vise à protéger la vie, l’intégrité physique ou la santé, les violations de dispositions légales protégeant les droits des salariés ou de leurs représentants, ainsi que les autres violations du droit fédéral, du droit des Länder et du droit européen (en particulier les dispositions légales protégeant les intérêts financiers et le marché unique européen).
Cependant, de nombreuses entreprises souhaitent savoir ce qui pourrait dysfonctionner au sein de leur organisation et encouragent leurs salariés à signaler tout manquement. Dans la mesure où elles en ont légalement la possibilité, elles garantissent à leurs salariés un niveau de protection conforme à la loi allemande sur la protection des lanceurs d’alerte. Cette démarche est vivement recommandée.
Comment et où les violations peuvent-elles être signalées ?
Les personnes (lanceurs d’alerte) souhaitant signaler des informations relatives à une violation peuvent choisir de s’adresser soit à un point de signalement interne, soit à un service de signalement externe. Une entreprise peut confier à des tiers disposant de l’expertise requise, notamment des avocats, la fonction de point de signalement interne.
Un lanceur d’alerte devrait privilégier un signalement auprès d’un point de signalement interne lorsque la violation peut être traitée efficacement en interne et qu’il ne craint pas de représailles. Si une violation signalée en interne n’a pas été résolue dans un certain délai, la personne à l’origine du signalement peut s’adresser à un service de signalement externe.
Par ailleurs, il est interdit d’entraver ou de tenter d’entraver les signalements ou la communication entre le lanceur d’alerte et le service de signalement faisant suite à un signalement.
À quoi doivent ressembler les canaux de signalement ?
Conformément à l’article 16 de la loi, les employeurs tenus de mettre en place des services de signalement internes doivent établir des canaux de signalement permettant aux salariés et aux travailleurs temporaires employés par l’employeur de communiquer avec les services de signalement internes pour signaler des violations.
Le canal de signalement interne peut être conçu de manière à être également accessible aux personnes physiques qui, dans le cadre de leurs activités professionnelles, sont en contact avec l’employeur tenu de mettre en place le service de signalement interne ou avec l’organisation concernée.
La loi allemande sur la protection des lanceurs d’alerte n’impose pas aux organisations d’accepter ou de traiter les signalements anonymes. Elle les encourage toutefois à accepter et à instruire les signalements anonymes. De nombreuses organisations choisissent d’accepter les signalements anonymes en tant que bonne pratique, notamment lorsqu’elles s’engagent à favoriser une culture de transparence et de responsabilité.
Les canaux de signalement doivent être conçus de manière à ce que seules les personnes chargées de recevoir et de traiter les signalements, ainsi que celles qui les assistent, aient accès aux signalements reçus.
Les canaux de signalement internes doivent permettre des signalements oraux ou écrits. Toutefois, les organisations qui souhaitent réellement savoir ce qui dysfonctionne en leur sein sont invitées à mettre en place plusieurs canaux de signalement (oral, écrit, numérique) afin de faciliter au maximum le signalement pour les salariés. Les signalements oraux devraient pouvoir être effectués par téléphone ou tout autre moyen de transmission vocale. À la demande du lanceur d’alerte, un entretien en personne avec une personne du point de signalement interne responsable de la réception d’un signalement devrait pouvoir être organisé dans un délai raisonnable. Avec le consentement de la personne à l’origine du signalement, l’entretien peut également se dérouler par transmission vidéo et audio. Dans l’intérêt des entreprises/organisations, chaque lanceur d’alerte potentiel devrait bénéficier de l’accès le plus simple possible au point de signalement interne, afin notamment de privilégier les signalements internes par rapport aux signalements externes. C’est une autre raison pour laquelle il est judicieux de confier les missions du point de signalement interne à un avocat externe.
Que se passe-t-il une fois le signalement effectué ?
Le point de signalement interne suit la procédure suivante :
1. Il confirme à la personne à l’origine du signalement la réception du signalement dans un délai de sept jours.
2. Il examine si la violation signalée relève du champ d’application de cette loi.
3. Le service de signalement reste en contact avec la personne à l’origine du signalement.
4. Il examine le bien-fondé de l’affaire signalée.
5. Si nécessaire, le service de signalement demande des informations complémentaires au lanceur d’alerte.
6. Enfin, le point de signalement interne, en coopération avec les services compétents au sein de l’entreprise, prend les mesures de suivi appropriées (cf. article 18 de la loi), conformément au droit applicable.
Le point de signalement interne fournira un retour au lanceur d’alerte dans un délai de 3 mois après confirmation de réception du signalement ou, si la réception n’a pas été confirmée, au plus tard 3 mois et 7 jours après réception du signalement.
Quelles sont les exigences de confidentialité établies par la loi ?
Les services de signalement doivent préserver la confidentialité de l’identité des personnes suivantes :
1. Le lanceur d’alerte, à condition que les informations signalées concernent des violations relevant du champ d’application de cette loi, ou que le lanceur d’alerte ait eu des motifs raisonnables de croire que tel était le cas au moment du signalement.
2. Les personnes visées par un signalement.
3. Les autres personnes nommées dans le signalement.
Toutefois, l’article 9 de la loi prévoit certaines exceptions à ces exigences de confidentialité. Ces exceptions s’appliquent, par exemple, dans le cadre de procédures pénales, à la demande de certaines autorités, et dans les cas où le lanceur d’alerte a délibérément fourni de fausses informations.
Qui est responsable de l'évaluation des signalements ?
Conformément à l’article 12 de la loi, les employeurs doivent s’assurer de disposer d’au moins un service mis en place et géré pour le signalement interne, que les salariés peuvent contacter (point de signalement interne). Cette obligation ne s’applique qu’aux employeurs comptant généralement au moins 50 salariés, sous réserve de certaines exceptions prévues par le même article, concernant notamment les entreprises de services financiers.
Si l’employeur est l’État fédéral ou un Land, les autorités fédérales ou régionales les plus élevées déterminent les unités organisationnelles sous la forme d’une ou plusieurs autorités, organismes administratifs, entreprises ou juridictions.
Par ailleurs, les personnes chargées des missions d’un point de signalement interne exercent leurs fonctions en toute indépendance. Outre leur mission au sein du point de signalement interne, elles peuvent exercer d’autres tâches et fonctions. L’employeur doit disposer d’une autre personne de contact en cas de conflit d’intérêts, lequel ne peut jamais être totalement évité.
Les employeurs doivent veiller à ce que les personnes chargées des missions d’un point de signalement interne disposent de l’expertise nécessaire.
À qui les signalements externes doivent-ils être adressés ?
Le gouvernement fédéral crée un service de signalement externe au sein de l’Office fédéral de la justice. Ce service de signalement externe fédéral est organisationnellement distinct du reste des missions de l’Office fédéral de la justice. Chaque Land peut mettre en place son propre service de signalement externe pour les signalements concernant l’administration de ce Land et les administrations locales qui en relèvent.
Le service de signalement externe du gouvernement fédéral sera doté des ressources humaines et matérielles nécessaires à l’accomplissement de ses missions.
Quel est le régime de sanctions prévu ?
Le champ d’application de la loi allemande sur la protection des lanceurs d’alerte couvre à la fois les infractions pénales et certaines infractions administratives, même en l’absence d’une infraction pénale spécifique.
Elle ne traite toutefois pas de l’indemnisation des préjudices immatériels subis par le lanceur d’alerte, une question qui préoccupe la société civile. Les manquements graves qui n’atteignent pas le seuil d’infractions juridiques clairement établies sont également exclus de son champ d’application.
Le non-respect des obligations prévues par la loi peut entraîner des amendes pouvant aller jusqu’à 50 000 €. Les modalités sont précisées à l’article 40 de la loi sur la protection des lanceurs d’alerte, en combinaison avec la loi sur les infractions administratives.
Que se passe-t-il en cas de représailles suite à un signalement ?
Les représailles dirigées contre les personnes ayant fourni des informations sont interdites. Cela s’applique également aux menaces et tentatives de représailles. En cas de violation de l’interdiction de représailles, la personne responsable est tenue d’indemniser la personne ayant fourni les informations pour le préjudice en résultant.
Afin de mieux protéger les lanceurs d’alerte, la loi allemande sur la protection des lanceurs d’alerte prévoit un renversement de la charge de la preuve : les employeurs devront prouver que les représailles ne sont pas liées au signalement.
Questions fréquentes
La loi a été promulguée le 31 mai 2023 et est entrée en vigueur le 2 juillet 2023, soit un an et demi après l'échéance fixée par la directive.
Les employeurs comptant 250 salariés ou plus dès l'entrée en vigueur de la loi, et ceux comptant entre 50 et 249 salariés à compter du 17 décembre 2023, sous réserve d'exceptions pour certaines entreprises de services financiers.
La loi n'oblige pas les organisations à accepter ou à traiter les signalements anonymes, mais elle les y encourage, et de nombreuses organisations acceptent les signalements anonymes en tant que bonne pratique.
La réception doit être confirmée dans un délai de sept jours et un retour doit être donné dans un délai de trois mois. Les manquements à la loi peuvent entraîner des amendes pouvant aller jusqu'à 50 000 euros en vertu de l'article 40, les représailles sont interdites, et la charge de la preuve est renversée, de sorte que l'employeur doit démontrer qu'une mesure n'est pas liée au signalement.
À lire également : comment se conformer aux lois allemandes sur les lanceurs d’alerte, comment la directive a été transposée dans l’ensemble de l’UE, et le logiciel de signalement Trusty avec des politiques conformes à la HinSchG.
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