Dejan Jasnic · Cofondateur et responsable de la conformité, Trusty · Plus de 20 ans d’expérience en lutte antifraude et conformité · Membre du conseil d’administration de l’ACFE Swiss Chapter
En octobre 2019, la directive sur la protection des lanceurs d’alerte a été officiellement rédigée, représentant une avancée significative dans le domaine du travail en imposant de nouvelles obligations pour la création de canaux de signalement internes dans les entreprises. Cette réglementation vise principalement à garantir que tout employé dispose d’un mécanisme pour signaler d’éventuelles infractions ou irrégularités au sein de l’organisation, tout en protégeant la confidentialité du lanceur d’alerte.
Bien que la directive établisse des lignes directrices communes pour l’ensemble de l’Union européenne, chaque pays a dû la mettre en œuvre de manière particulière, en l’ajustant aux caractéristiques spécifiques de son environnement commercial. Dans l’article d’aujourd’hui, nous analysons la transposition de la directive en droit polonais.
La directive sur la protection des lanceurs d’alerte dans le droit polonais
Ainsi, en Pologne, cette directive est transposée dans la Ustawa o ochronie sygnalistów, une loi publiée au journal officiel le 24 juin 2024. Mais quelles sont les nouveautés de cette loi par rapport à la directive européenne ? Nous avons consulté certains cabinets d’avocats polonais pour connaître les principaux aspects de cette réglementation.
Qui est protégé par la loi polonaise ?
Comme l’indique l’article 4, la loi considère que les salariés, le personnel temporaire, les personnes effectuant un travail sur une base autre qu’une relation de travail, les employeurs, les représentants légaux, les associés et actionnaires, et même les stagiaires, les bénévoles et les apprentis, entre autres, ont le statut de « lanceur d’alerte ».
Quelles entreprises sont concernées par la loi ?
L’article 23 de la loi prévoit que ces dispositions s’appliquent à toute entité juridique pour laquelle au moins 50 personnes exercent une activité rémunérée au 1er janvier ou au 1er juillet d’une année donnée. Ce seuil minimal de 50 salariés ne s’applique pas aux entités juridiques exerçant des activités dans le domaine des services, produits et marchés financiers, de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, de la sécurité des transports et de la protection de l’environnement, qui relèvent du champ d’application des actes juridiques de l’Union européenne. En outre, elle ne s’appliquera pas non plus aux unités organisationnelles d’une municipalité ou d’un district de moins de 10 000 habitants.
Quels domaines de protection sont exclus de la directive sur la protection des lanceurs d’alerte ?
Cette loi ne s’applique pas aux informations couvertes par les règles relatives à la protection des informations classifiées et aux autres informations qui ne sont pas soumises à divulgation en vertu de la législation d’application générale pour des raisons de sécurité publique. Elle ne s’applique pas non plus au secret professionnel dans les professions médicales et juridiques, au secret des délibérations judiciaires, ni aux procédures pénales en ce qui concerne la confidentialité des enquêtes et des audiences judiciaires tenues à huis clos. De même, elle ne s’applique pas aux violations de la législation sur les marchés de défense et de sécurité.
Quelle est la procédure de signalement des violations ?
Cette question est régie par l’article 24 de la loi, qui prévoit que l’entité juridique doit établir une procédure interne de signalement et de suivi des violations de la loi. Ainsi, une entité de moins de 50 salariés peut établir une procédure interne pour les lanceurs d’alerte. Toutefois, avant d’établir la procédure de signalement interne, l’entité devra consulter :
1) Une organisation syndicale de l’entreprise ou les organisations syndicales s’il en existe plusieurs au sein de l’entité juridique, ou
2) Les représentants des personnes travaillant pour l’entité juridique, choisis conformément à la procédure adoptée par l’entité juridique, s’il n’existe pas d’organisation syndicale dans l’entreprise.
Combien de temps dure la procédure ?
Les consultations susmentionnées durent au moins 5 jours et au plus 10 jours à compter de la date de soumission du projet de procédure de signalement interne. Cette procédure de signalement interne entre en vigueur 7 jours après avoir été portée à la connaissance des personnes effectuant un travail selon les modalités acceptées par l’entité juridique.
L’entité juridique communique à toute personne sollicitant un emploi sur la base d’une relation de travail ou d’une autre relation juridique entraînant la prestation de travail ou de services ou l’exercice d’une fonction ou d’un service, des informations sur la procédure de signalement interne au début
du processus de recrutement ou des négociations précontractuelles.
Quelles sont les exigences spécifiques de la procédure de signalement interne ?
La procédure de signalement interne doit préciser les éléments suivants :
1) Une entité interne ou une personne au sein de la structure organisationnelle de l’entité juridique, ou un organisme externe autorisé par l’entité juridique à recevoir les signalements internes ;
2) Les moyens de transmission des signalements internes par l’auteur du signalement, ainsi que son adresse postale ou son adresse électronique ;
3) Une entité ou une personne impartiale au sein de la structure organisationnelle de l’entité juridique responsable du suivi, y compris la vérification du signalement interne et la communication ultérieure avec le
lanceur d’alerte ;
4) La procédure de traitement des informations sur les violations signalées de manière anonyme ;
5) L’obligation d’accuser réception de le signalement interne dans les 7 jours suivant sa réception, à moins que l’auteur du signalement n’ait pas fourni l’adresse de contact à laquelle la confirmation doit être envoyée ;
6) Un délai maximal de retour d’information à l’auteur du signalement, qui ne doit pas dépasser 3 mois à compter de la date de l’accusé de réception du signalement interne ou, si la confirmation mentionnée au point 5 n’est pas fournie, 3 mois après l’expiration d’un délai de 7 jours à compter de la date du signalement interne, à moins que l’auteur du signalement n’ait pas fourni l’adresse de contact à laquelle le retour d’information doit être communiqué ;
7) Des informations compréhensibles et facilement accessibles sur la manière de déposer des signalements externes auprès du médiateur ou des autorités publiques et, le cas échéant, auprès des institutions, organes, bureaux ou agences de l’Union européenne.
Quels sont les moyens de transmission des signalements ?
Ils peuvent être oraux ou écrits.
? Signalement écrit : il peut être effectué sur support papier ou en format électronique.
? Signalement oral : Le signalement oral peut être effectué par téléphone ou par des moyens de communication électronique. Un signalement oral effectué via une ligne téléphonique enregistrée ou un autre système de
communication vocale enregistrée doit être documenté, avec le consentement de l’auteur du signalement, sous la forme d’un enregistrement de la conversation permettant sa récupération, ou d’une transcription complète et précise de la conversation. En outre, un signalement oral effectué via une ligne téléphonique non enregistrée ou un autre système de communication vocale non enregistré doit être documenté sous la forme d’un compte rendu de la conversation, reproduisant son déroulement exact.
L’auteur du signalement peut vérifier, corriger et contester la transcription de l’entretien ou le compte rendu de l’entretien en le signant. D’autre part, l’auteur du signalement peut demander que le signalement oral soit effectué lors d’une réunion en face à face organisée dans les 14 jours suivant la réception de cette demande.
Comment le lanceur d’alerte est-il protégé ?
L’auteur du signalement ne fera l’objet d’aucune mesure de rétorsion, ni de tentative ou de menace de rétorsion. L’article 51 de la réglementation stipule qu’un lanceur d’alerte qui effectue une divulgation publique est protégé s’il effectue :
1) Un signalement interne suivi d’un signalement externe, d’abord auprès d’une entité juridique puis auprès d’une autorité publique dans le délai établi dans la procédure interne pour fournir un retour d’information, suivie d’une absence de suivi ou de retour d’information approprié dans le délai établi par la procédure de l’autorité publique externe, ou
2) Un signalement externe immédiat sans qu’un suivi ou un retour d’information approprié ne soit fourni par l’autorité publique dans le délai établi dans sa procédure externe. Un lanceur d’alerte qui effectue une divulgation publique sera également protégé lorsqu’il a des motifs raisonnables de croire que :
1) L’infraction peut constituer une menace directe ou manifeste pour l’intérêt public, en particulier lorsqu’il existe un risque de dommage irréparable, ou
2) Le signalement externe peut entraîner des mesures de rétorsion contre le lanceur d’alerte, ou
3) En cas de signalement externe, il est peu probable qu’il soit remédié efficacement à l’infraction en raison des circonstances spécifiques de l’affaire, telles que la possibilité de dissimuler ou de détruire des preuves, l’existence d’une collusion entre l’autorité publique et l’auteur de l’infraction, ou l’implication de l’autorité publique dans l’infraction.
Protection des données et confidentialité
L’article 27 de la loi détermine que l’entité juridique doit veiller à ce que la procédure interne de signalement et le traitement des données à caractère personnel liés à la réception des signalements empêchent l’accès non autorisé aux informations couvertes par le signalement et garantissent la protection de la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte, de la personne concernée et du tiers identifié dans le signalement.
Seules les personnes autorisées par écrit par l’entité juridique peuvent être admises à recevoir et vérifier les signalements internes, à surveiller et à traiter les données à caractère personnel.
Les personnes autorisées sont tenues de respecter la confidentialité des informations et des données à caractère personnel obtenues dans le cadre de la réception et de la vérification des signalements internes et de l’exécution des actions de suivi, même après la fin de la relation de travail ou de toute autre relation juridique dans laquelle elles ont effectué ce travail.
L’auteur du signalement peut-il soumettre un signalement externe ?
Oui, l’auteur du signalement peut soumettre un signalement externe sans avoir préalablement soumis de signalement interne. Les signalements externes peuvent être acceptés par le médiateur ou par une autorité publique.
Le médiateur et l’autorité publique sont indépendamment responsables des données à caractère personnel contenues dans un signalement externe qui a été accepté par ces autorités. Ces instances agiront conformément aux dispositions des articles 31 et suivants de la loi.
En outre, selon l’article 33, l’autorité publique doit établir une procédure pour la réception et le suivi des signalements externes, qui détermine, en particulier, la procédure de traitement des informations sur les infractions signalées de manière anonyme. Conformément à l’article 35, pour un suivi et un retour d’information efficaces, l’auteur du signalement doit fournir une adresse de contact. De plus, le signalement externe peut également être effectué oralement ou par écrit.
? Signalement écrit : il peut être effectué sur papier, à l’adresse de correspondance indiquée par le médiateur ou l’autorité publique recevant la notification. Également par voie électronique, à l’adresse électronique ou à l’adresse de la boîte aux lettres électronique, ou à l’adresse du service électronique indiquée par le médiateur ou l’autorité publique recevant la notification, ou au moyen d’un
formulaire en ligne ou d’une application désignée par l’autorité publique comme compétente pour recevoir les signalements par voie électronique.
Le médiateur ou l’autorité publique ayant accepté le signalement externe envoie à l’auteur du signalement, sans délai et au plus tard 7 jours après réception du signalement, une confirmation de son acceptation, à moins que l’auteur du signalement n’en ait expressément fait la demande contraire ou que le médiateur ou l’autorité publique n’ait des motifs raisonnables de croire que la confirmation de la réception du signalement compromettrait la protection de la confidentialité de l’identité de l’auteur du signalement.
Pour leur part, le médiateur ou une autorité publique peuvent demander à l’auteur du signalement, à son adresse de contact, des éclaircissements ou des informations supplémentaires qu’il pourrait avoir en sa possession. Si le lanceur d’alerte s’y oppose ou si cela peut compromettre la protection de la confidentialité de son identité, le
médiateur ou une autorité publique s’abstient de demander des éclaircissements ou des informations supplémentaires.
Enfin, le médiateur ou une autorité publique transmet, sans retard injustifié, les informations contenues dans le signalement externe aux institutions, organes, bureaux ou agences compétents de l’Union européenne pour suivi, selon les modalités prévues par ces instances, lorsque les dispositions pertinentes le prévoient.
À quoi ressemblent les canaux de signalement externes ?
Cette question est régie par l’article 42 de la loi. Les canaux de communication adoptés par le médiateur et une autorité publique pour le traitement des signalements externes doivent être indépendants des canaux de communication utilisés dans le cours normal de leurs activités.
En outre, ils doivent garantir l’intégrité, la confidentialité et la protection des données, y compris la protection contre l’accès par des personnes non autorisées. De même, ils doivent permettre de stocker les informations de manière durable pour permettre des recherches ultérieures.
Autres questions pertinentes concernant les signalements externes
L’autorité publique prépare, pour chaque année civile, un rapport contenant des statistiques sur les signalements externes, comprenant :
1) Le nombre de signalements externes acceptés ;
2) Le nombre d’enquêtes et de procédures engagées à la suite de signalements externes acceptés et les résultats de ces enquêtes ;
3) Les dommages matériels estimés, le cas échéant, et les montants recouvrés à la suite de procédures liées à des violations de la loi faisant l’objet du signalement externe, si l’autorité publique dispose de ces données.
En outre, le médiateur prépare, sur la base des rapports des autorités publiques, un rapport pour l’année civile concernée et l’envoie à la Diète, au Sénat et à la Commission européenne au plus tard le 31 décembre de l’année suivant celle à laquelle le rapport se rapporte.
Le rapport sera publié sur le site web du médiateur dans le Bulletin d’information publique.
Le Conseil des ministres, après consultation du médiateur, établit, par voie de règlement, le modèle de formulaire pour le rapport visé au paragraphe 1, en tenant compte de l’étendue des données requises, de la nécessité de garantir que les informations soumises sont complètes et transparentes, et de simplifier l’agrégation des données.
Comment le signalement externe peut-il être effectué ?
Comme le prévoit l’article 48, l’autorité publique inclut sur son site web, dans le Bulletin d’information publique, dans une section distincte, facilement accessible et clairement identifiée et d’une manière compréhensible pour l’auteur du signalement, notamment des informations sur :
1) Les données de contact permettant d’effectuer le signalement externe, en particulier l’adresse postale, l’adresse électronique, l’adresse de service électronique, l’adresse distincte de la boîte aux lettres électronique, l’adresse Internet où se trouve le formulaire, ou un numéro de téléphone, en indiquant si les conversations sont enregistrées ;
2) Les conditions de protection du lanceur d’alerte ;
3) La procédure à suivre en cas de signalement externe, y compris le formulaire requis pour clarifier les informations faisant l’objet du signalement ou pour fournir des informations supplémentaires ;
4) Le délai de retour d’information ainsi que le type et le contenu de ce retour ;
5) Les règles de confidentialité applicables au signalement externe.
Quel est le régime de sanctions et quelles sont les pénalités prévues ?
Les sanctions en cas de non-respect des exigences de la réglementation sont régies par l’article 54 de la loi.
Il stipule que quiconque, souhaitant qu’une autre personne n’effectue pas de signalement, empêche ou entrave de manière significative cette personne de le faire, est passible d’une amende, d’une limitation de liberté ou d’une
peine d’emprisonnement allant jusqu’à un an.
Et si, en outre, la violence, les menaces ou la tromperie à l’encontre d’une autre personne sont utilisées à cette fin, l’acte est puni d’une peine d’emprisonnement allant jusqu’à trois ans.
De même, quiconque exerce des mesures de rétorsion contre un lanceur d’alerte, une personne aidant au signalement ou une personne associée au lanceur d’alerte, est passible d’une amende, d’une restriction de liberté ou d’une peine d’emprisonnement allant jusqu’à deux ans. Si l’auteur de l’acte agit de manière persistante, il est puni d’une peine d’emprisonnement allant jusqu’à trois ans.
Quiconque, contrairement aux dispositions de la loi, divulgue l’identité du lanceur d’alerte, de la personne aidant au signalement ou d’une personne associée au lanceur d’alerte, est passible d’une
amende, d’une restriction de liberté ou d’une peine d’emprisonnement allant jusqu’à un an.
Quiconque effectue un signalement ou une divulgation publique en sachant qu’il n’y a pas eu de violation de la loi est passible d’une amende, d’une peine de restriction de liberté ou d’une peine d’emprisonnement allant jusqu’à deux ans.
Quiconque, étant responsable de l’établissement de la procédure de signalement interne, contrevient aux dispositions de la loi, ne l’établit pas ou l’établit en méconnaissance grave des exigences de la loi, est puni d’une amende.
Mettez en place votre canal de signalement : Si votre organisation doit se conformer à la loi polonaise sur les lanceurs d’alerte, la plateforme de signalement de Trusty, conforme aux normes de l’UE, peut vous rendre opérationnel en quelques minutes. En savoir plus sur les exigences relatives aux canaux de la directive européenne sur les lanceurs d’alerte.
Lecture connexe : Nouvelle loi sur les lanceurs d’alerte en Pologne : implications et défis pour les entreprises polonaises et Le rôle vital des canaux de signalement dans la lutte contre la corruption.
Questions fréquentes
La loi du 14 juin 2024 sur la protection des lanceurs d’alerte (Ustawa o ochronie sygnalistów), publiée au journal officiel le 24 juin 2024. Elle définit qui est protégé, quelles entités doivent mettre en œuvre une procédure interne, comment les signalements sont traités et les sanctions en cas de non-conformité.
En vertu de l’article 23, les entités juridiques pour lesquelles au moins 50 personnes effectuent un travail rémunéré au 1er janvier ou au 1er juillet d’une année donnée. Le seuil ne s’applique pas aux entités actives dans les services, produits et marchés financiers, la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, la sécurité des transports et la protection de l’environnement.
L’accusé de réception doit être envoyé dans les 7 jours, sauf si le lanceur d’alerte n’a pas donné d’adresse de contact, et le retour d’information doit suivre dans les 3 mois suivant l’accusé de réception. Avant l’adoption de la procédure, le syndicat ou les représentants des travailleurs doivent être consultés pendant au moins 5 jours et au plus 10 jours, et la procédure entre en vigueur 7 jours après avoir été portée à la connaissance du personnel.
Le fait d’empêcher ou d’entraver considérablement un signalement est puni d’une amende, d’une restriction de liberté ou d’une peine d’emprisonnement allant jusqu’à un an, ou jusqu’à trois ans en cas de recours à la violence, aux menaces ou à la tromperie. Les mesures de rétorsion sont passibles d’une peine allant jusqu’à deux ans, ou trois ans si elles sont persistantes. La divulgation de l’identité d’un lanceur d’alerte est passible d’une peine allant jusqu’à un an, un signalement sciemment faux jusqu’à deux ans, et le défaut d’établissement d’une procédure interne conforme est puni d’une amende.
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