Dan Ostergaard · Cofondateur, Trusty · Ancien responsable mondial de la conformité chez Novartis · Fondateur de PolicyStore
Objectifs du RGPC
Assurer la transparence et l’intégrité des opérations organisationnelles, en protégeant les réputations et en alignant les entreprises sur les normes juridiques.
✔ Prévenir : Réduire les risques de corruption grâce à des mesures préventives efficaces.
✔ Détecter : Mettre en œuvre des mécanismes pour identifier rapidement les violations.
✔ Corriger : Appliquer des actions correctives pour sauvegarder l’intégrité organisationnelle.
Les entreprises de 50 salariés ou plus peuvent mettre en place un logiciel de signalement de Trusty en quelques minutes, à partir de 49 € par mois.
Exigences légales du RGPC
✔ Plan de Prévention des Risques de Corruption et d’Infractions Connexes (PPR) : Identifie et gère les risques de corruption spécifiques.
✔ Code de conduite : Établit des règles éthiques et des sanctions en cas de non-conformité.
✔ Canaux de signalement : Confidentiels et sécurisés, conformément à la Loi n° 93/2021.
✔ Programme de formation : Obligatoire pour les cadres et les employés.
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Mécanisme national anticorruption (MENAC)
Le MENAC est responsable de la supervision et du respect du RGPC au Portugal. Établi par le Décret-loi n° 109-E/2021, il promeut l’intégrité et la transparence au sein des organisations publiques et privées.
Plateforme numérique RGPC/MENAC : La plateforme MENAC est le canal officiel pour soumettre et surveiller les obligations liées au RGPC.
✔ Simplifie l’enregistrement des entités couvertes par le RGPC.
✔ Permet la soumission du Plan de Prévention des Risques de Corruption (PPR) et d’autres documents requis.
✔ Assure une communication transparente et efficace entre les organisations et le MENAC.
Conséquences de la non-conformité
✔ Amendes lourdes : Jusqu’à 44 891,81 € selon la gravité des infractions.
✔ Atteinte à la réputation : Perte de confiance des partenaires, clients et investisseurs.
✔ Responsabilité personnelle : Les dirigeants et cadres peuvent être tenus pour responsables.
✔ Perte de contrats publics : Inéligibilité aux appels d’offres gouvernementaux.
✔ Audits fréquents : Risque accru d’inspections et d’enquêtes.
🛑 Date limite de conformité : les organisations doivent s’enregistrer sur la Plateforme RGPC/MENAC et soumettre les documents requis d’ici le 14 février 2025.
Étapes pour se conformer au RGPC :
Étape 1 : Le RGPC s’applique-t-il à votre organisation ?
✔ Les entreprises de 50 employés et plus sont couvertes.
✔ Les succursales au Portugal d’entités étrangères de 50 employés et plus doivent s’y conformer.
✔ S’applique aux organisations publiques, privées et gouvernementales.
Étape 2 : Avez-vous un programme de conformité en place ?
Votre Programme de Conformité (PCN) doit inclure :
✔ Plan de Prévention des Risques (PPR) : Identifie et atténue les risques de corruption.
✔ Code de conduite : Définit les principes éthiques et les sanctions en cas de violation.
✔ Canaux de signalement : Mécanismes de signalement internes et externes sécurisés.
✔ Programme de formation : Garantit que les employés et la direction comprennent les obligations de conformité.
Étape 3 : Votre Plan de Prévention des Risques de Corruption (PPR) est-il actif et à jour ?
✔ Identifie-t-il les risques spécifiques à votre organisation ?
✔ Inclut-il des mesures préventives et correctives ?
✔ Est-il révisé tous les trois ans ou après des changements organisationnels majeurs ?
Étape 4 : Votre Code de conduite est-il accessible et communiqué ?
✔ Énonce clairement les principes éthiques et les conséquences disciplinaires.
✔ Distribué à tous les employés (via e-mail, intranet, etc.).
Étape 5 : Disposez-vous de canaux de signalement sécurisés ?
✔ Mécanismes de signalement confidentiels et sécurisés (internes et externes).
✔ L’identité des lanceurs d’alerte est protégée conformément à la Loi n° 93/2021.
✔ Des procédures de signalement claires sont en place et facilement accessibles.
Étape 6 : Organisez-vous régulièrement des formations au RGPC ?
✔ La formation est dispensée à tous les employés, y compris les cadres.
✔ Le contenu est adapté aux niveaux d’exposition aux risques spécifiques.
✔ Les sessions de formation sont documentées et suivies.
Étape 7 : Surveillez-vous l’efficacité de votre programme de conformité ?
✔ Réalisez des audits internes pour évaluer la conformité au RGPC.
✔ Préparez des rapports réguliers sur la mise en œuvre des mesures préventives.
✔ Améliorez les processus en fonction des conclusions des audits.
Étape 8 : Avez-vous nommé un responsable de la conformité (RCN) ?
✔ Le Responsable de la Conformité (RCN) est formellement désigné et dispose d’un pouvoir de décision.
✔ Dispose des ressources nécessaires pour faire respecter la conformité.
✔ Les responsabilités sont clairement définies et reconnues au sein de l’organisation.
Soyez instantanément conforme au RGPC
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✔ Supply Chain Monitor : Vérifie les fournisseurs par rapport aux listes de sanctions, aux listes de surveillance et à la presse négative, garantissant la gestion des risques et la conformité en matière de diligence raisonnable.
✔ Compliance App : Diffuse les politiques de conformité en matière de lutte anti-corruption, de protection des lanceurs d’alerte, de concurrence loyale et plus encore, avec un suivi d’utilisation en temps réel.
✔ AI Learning : Dispense la formation obligatoire sur la prévention de la corruption, avec certification et suivi pour le reporting de conformité.
✔ Logiciel de signalement : Met en place un canal de signalement sécurisé et crypté en quelques minutes, en pleine conformité avec la Loi n° 93/2021.
Questions fréquentes
Les organismes publics et les entreprises privées de 50 salariés ou plus, y compris les succursales au Portugal d’entités étrangères employant 50 salariés ou plus.
Un plan de prévention des risques de corruption (PPR), un code de conduite, des canaux de signalement internes et externes sécurisés conformes à la Loi n° 93/2021, et un programme de formation pour les cadres et les employés.
Le Mécanisme national anticorruption (MENAC), créé par le Décret-loi n° 109-E/2021, via sa plateforme numérique où les entités couvertes enregistrent et soumettent leur plan et leurs documents.
Des amendes pouvant atteindre 44 891,81 euros selon la gravité, la responsabilité personnelle des dirigeants, l’inéligibilité aux marchés publics, des contrôles plus fréquents et une atteinte à la réputation.
À lire également : comment la directive sur les lanceurs d’alerte a été transposée dans l’UE, et la Compliance App pour le plan, le code de conduite et la formation exigés par le RGPC.
POLITIQUES, FORMATIONS ET LIGNE D’ALERTE
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