Dejan Jasnic · Cofundador y responsable de cumplimiento, Trusty · Más de 20 años en antifraude y cumplimiento · Junta del Capítulo Suizo de la ACFE
A medida que los Estados miembros se apresuran a promulgar leyes de protección de los denunciantes de acuerdo con la Directiva de la UE sobre denuncias (Directiva (UE) 2019/1937), un grupo sufre un impacto desproporcionado y poco visible: las pymes están pagando altas suscripciones por canales de denuncias digitales.
¿Qué hay detrás de las recientes leyes de la UE sobre denunciantes?
Como profesionales del cumplimiento, estamos convencidos de la necesidad de leyes de protección de los denunciantes. Aparte de lo que hemos visto y oído en nuestra propia experiencia profesional, nos quedamos tan sorprendidos como el público general cuando salieron a la luz escándalos como Wirecard y Duke University. Sin denunciantes dispuestos a dar un paso adelante, ¿quién sabe cuánto tiempo habrían permanecido estos esquemas sin ser detectados?
Para combatir fraudes y encubrimientos corporativos similares, la Unión Europea y varios países miembros han empezado a promulgar leyes destinadas a apoyar a los denunciantes. Las organizaciones con 50 o más empleados, y los municipios de más de 10.000 residentes, están obligados a establecer canales internos de denuncia de acuerdo con los requisitos legales. Lea más detalles sobre la legislación en nuestro blog aquí.
Detrás de estas leyes existe la premisa de que unos procedimientos de notificación y unas salvaguardias claros facilitan que los denunciantes se decidan a informar. Si hay más denunciantes dispuestos a dar el paso, se podrá detener una mayor actividad delictiva o negligente; esa es la lógica. En nuestra experiencia, hay una serie de factores que impiden que los denunciantes informen. Algunos se refieren a la falta de procedimientos claros, pero otros derivan de elementos sociales o profesionales que no se solucionan fácilmente mediante la legislación. La presión de los compañeros o el miedo a las represalias son dos ejemplos de ello.
Así pues, aunque es de esperar que estas leyes fomenten más denuncias (y más tempranas), no son la cura mágica contra la corrupción que muchos desearían. Por desgracia, las actividades ilegales siguen teniendo amplias oportunidades para prosperar. Teniendo esto en cuenta, pasamos a considerar los impactos adicionales de la Directiva europea de protección del denunciante. Un grupo en particular se enfrenta a una nueva carga al tener que implantar los procedimientos de denuncia exigidos a su cargo.
Coste imprevisto de las leyes de protección de los denunciantes:
La gran mayoría de las organizaciones no participan en delitos. De hecho, suelen hacer lo contrario: trabajar duro para crear un cambio positivo en sus sectores. Por esta razón, existe un amplio apoyo profesional y privado a las leyes de protección de los denunciantes. Sin embargo, estas no están exentas de consecuencias imprevistas para las organizaciones afectadas. Es decir, estas normativas implican que cientos de miles de empresas europeas deben invertir ahora tiempo, recursos y presupuesto de la empresa en la implantación de canales de denuncia.
En los próximos meses, se espera que más países miembros anuncien sus propias normativas específicas. Estas normativas establecen diversos requisitos sobre la accesibilidad de los canales de denuncias y los procedimientos de respuesta. Para evitar multas, las organizaciones deben establecer rápidamente procedimientos conformes. Y como sabe cualquier empresa en crecimiento, la rapidez y la seguridad suelen conllevar costes más elevados.
Características de la plataforma de denuncias
Aunque existen soluciones de denuncia de bajo coste, en la práctica estos sistemas suponen un riesgo para los participantes. Con los canales de correo electrónico, por ejemplo, no solo se ve comprometido el anonimato de los denunciantes, sino que los estrictos filtros de spam podrían enviar un informe vital directamente a la papelera. Peor aún, una cuenta de correo electrónico llena de posibles secretos de empresa es el sueño de un hacker. Otras soluciones gratuitas, como las líneas telefónicas y los buzones de correos, presentan desventajas similares.
En comparación con las soluciones tradicionales, el software de denuncias es como Google Maps frente a un atlas desplegable. Las plataformas digitales son inteligentes y facilitan significativamente la gestión de los casos. Todo el proceso puede gestionarse a través de un único portal, lo que permite al denunciante mantener el anonimato e informar desde cualquier parte del mundo.
Estas características hacen que las plataformas digitales de denuncia sean más eficientes y agradables de usar que los métodos tradicionales. Esto es así tanto para la persona que informa como para la organización. Como Trusty es un portal de denuncias online, nuestra creencia en el valor de estos sistemas es evidente.
Plataformas digitales de denuncia
Sin embargo, el inconveniente de las plataformas digitales de denuncia es que la mayoría son caras. Las grandes organizaciones pueden pagar miles de euros al mes para integrar el software en su red segura. Cuanto mayor es la organización, mayor es el número de informes y de responsables implicados. A pesar de estos elevados costes, incluso las organizaciones más grandes pueden esperar anualmente unos 10 informes por cada mil empleados. ¡Es un coste por informe bastante alto!
Las pequeñas y medianas organizaciones, por otro lado, podrían no recibir ningún informe de denuncia en absoluto. A pesar de ello, algunas empresas de software de denuncias cobran a las pymes más de 300 € por una suscripción mensual. Para una empresa con 250 empleados, eso supone más de 1 € por empleado al mes. Por un software que rara vez utilizarán, porque de todos modos no están implicadas en malas prácticas.
Como profesionales del derecho y del cumplimiento, esto no nos convencía. ¿Por qué deberían las empresas pagar por un software que rara vez utilizarán? ¿Especialmente cuando abstenerse de actividades denunciables es el comportamiento que queremos premiar? Hasta Trusty, las pymes se enfrentaban a la elección de gastar miles de euros al año o conformarse con una herramienta gratuita pero arriesgada como el correo electrónico.
Plataforma de denuncias Trusty
La denuncia de irregularidades es un servicio público y se debe conceder toda la protección posible a los denunciantes. Pero debemos tener cuidado de que esta protección no cause un daño indirecto a las organizaciones que no han cometido ninguna falta.
Por eso hemos creado Trusty como una plataforma de denuncias, disponible para cualquier organización independientemente de su tamaño. Trusty es conforme a la ley y segura, con funciones útiles tanto para la persona que informa como para la organización. Dentro del portal web, la persona que informa puede mantener el anonimato si lo desea, además de que no necesita estar conectada a la intranet de la empresa para denunciar irregularidades. Las organizaciones pueden ver y responder a los informes en una plataforma cómoda, accesible también desde cualquier lugar. Las notificaciones garantizan que su empresa no sea multada por incumplir los plazos de respuesta.
Encontramos una forma inteligente de ofrecer software de denuncias a una fracción del coste alojando el portal web de Trusty en un servidor seguro de terceros en Alemania, combinando ciberseguridad de vanguardia con una sensata eficiencia de costes.
Queremos que este servicio público esencial sea accesible y cómodo para todas las organizaciones. ¡Queremos fomentar el cumplimiento, no obstaculizarlo!
Si su organización ya está pagando por un software de denuncias, ¡le ayudaremos encantados a cambiar! Trusty es fácil de configurar: solo tiene que copiar y pegar el enlace en su sitio web.
Preguntas frecuentes
Organizaciones con 50 o más empleados y municipios con más de 10.000 residentes, de acuerdo con la Directiva y sus transposiciones nacionales.
El correo electrónico compromete el anonimato del denunciante, los filtros de spam pueden enviar un informe vital a la papelera y un buzón lleno de secretos de empresa es un objetivo para los hackers. Las líneas telefónicas y los buzones de correos tienen desventajas similares.
Las grandes organizaciones pagan miles de euros al mes, pero incluso ellas reciben unos 10 informes por cada mil empleados al año, y las pymes pueden no recibir ninguno, por lo que una suscripción de 300 euros o más al mes es un precio alto para un software que se usa raramente.
Un portal web seguro y conforme a la ley para organizaciones de cualquier tamaño, donde el denunciante puede mantener el anonimato e informar sin acceso a la intranet de la empresa, la organización gestiona las respuestas en una sola plataforma con notificaciones de plazos, y la configuración consiste en pegar un enlace en el sitio web.
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