La sostenibilidad empresarial es una prioridad creciente en la agenda de la Unión Europea (UE), y con la reciente Directiva sobre diligencia debida de las empresas en materia de sostenibilidad (Directiva (UE) 2024/1760 o CSDDD, se refuerza la necesidad de que las empresas operen de manera responsable y transparente a través de prácticas comerciales responsables.

Uno de los aspectos clave de esta directiva es la implementación de un canal de información efectivo, a través del cual se puedan reportar posibles incumplimientos y riesgos en materia de derechos humanos y medioambientales.

En este artículo, exploramos los requisitos de este canal de información, su importancia, y cómo las empresas pueden cumplir con estas nuevas obligaciones.

Características generales de los canales de información empresarial

El canal de información se ha convertido en una herramienta esencial para la transparencia y la rendición de cuentas en las empresas. Un canal bien diseñado no solo cumple con las exigencias legales, sino que también fortalece la confianza de los empleados, clientes, y otros stakeholders de la organización.

Un canal de información eficaz permite a las empresas identificar problemas antes de que escalen, reducir riesgos legales y reputacionales, y demostrar un compromiso genuino con la sostenibilidad y los derechos humanos. 

Las características generales de estos canales son: 

  • Es obligatorio implementar un canal de denuncias para todas las empresas con 50 o más empleados, así como para cualquier entidad u organismo público.
  • Este canal puede establecerse de manera digital, telefónica, postal o a través de cualquier otro medio de comunicación similar.
  • Se deben respetar los plazos establecidos para responder y procesar las denuncias internas. Para más detalles sobre estos plazos, consulta nuestro artículo sobre la Transposición de la Directiva de whistleblowing de irregularidades en España.
  • Es fundamental garantizar la confidencialidad del denunciante, sin importar el método de comunicación utilizado.
  • El canal debe cumplir con las normativas del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
  • Es necesario designar a una persona o comité para gestionar y supervisar las denuncias internas, asumiendo la responsabilidad del canal de denuncias. Esta persona debe recibir una formación adecuada en materia jurídica, en los códigos internos de la organización y en la protección de datos personales.
  • Las empresas tienen la opción de externalizar el canal de denuncias, contratando este servicio a una empresa especializada en Whistleblowing, como Trusty.

Requisitos clave del canal de denuncias según la CSDDD

La directiva establece varios requisitos que las empresas deben cumplir para asegurar que su canal de información sea efectivo y esté alineado con los objetivos de sostenibilidad. 

A continuación, le contamos los aspectos más importantes:

  • Accesibilidad. El canal de información debe ser accesible para todas las partes interesadas (empleados, proveedores, etc.).
  • Protocolo de uso. Es necesario desarrollar un reglamento o protocolo que explique qué situaciones pueden ser denunciadas a través del canal, cómo hacerlo, y qué esperar del proceso. También se debe informar sobre qué no puede ser comunicado a través de este canal y las consecuencias de presentar denuncias falsas.
  • Confidencialidad y anonimato del informante. Los mecanismos que aseguren que la información proporcionada se maneje con discreción para evitar represalias contra el informante. 
  • Independencia y neutralidad. Es esencial que el canal de información sea gestionado de manera independiente, preferiblemente por una entidad externa o un departamento especializado dentro de la empresa, para garantizar su imparcialidad. 
  • Denuncias escritas y verbales. El canal de denuncias debe facilitar la presentación de quejas tanto por escrito como de forma verbal. Para ello, se puede habilitar una dirección de correo electrónico específica, un buzón de voz o utilizar un software que integre estas funciones. 
  • Registro y acuse de recibo. Siempre se debe informar a los denunciantes de que su queja ha sido recibida y registrada, cumpliendo con el plazo de 7 días para hacerlo. El responsable debe enviar del acuse de recibo y remitir al Ministerio Fiscal aquellas denuncias en las que existan indicios o certeza de que se ha cometido un delito tipificado en el Código Penal.
  • Procedimiento para la eliminación de datos personales. Es necesario establecer un protocolo para la eliminación de denuncias y la supresión de datos personales de acuerdo con la normativa de protección de datos.
  • Revisión periódica. El canal de denuncias, junto con sus protocolos y procedimientos, debe someterse a revisiones periódicas para evaluar su eficacia, identificar posibles problemas y corregirlos. Estas revisiones pueden ser internas, aunque las auditorías externas aportan mayor independencia y objetividad.
  • Régimen sancionador. La organización debe crear un sistema disciplinario vinculado al canal de denuncias para sancionar conductas ilícitas o infracciones a la normativa interna, siempre dentro de los límites permitidos por la legislación laboral.

En definitiva, la Directiva sobre diligencia debida de las empresas en materia de sostenibilidad (CSDDD) representa un paso significativo hacia la creación de un entorno empresarial más responsable y transparente. El establecimiento de un canal de información efectivo es una de las piezas clave de esta normativa, y su correcta implementación puede marcar la diferencia en la capacidad de las empresas para gestionar riesgos y cumplir con sus compromisos en materia de sostenibilidad.

Las empresas que adopten un enfoque proactivo y alineen sus canales de información con los requisitos de la directiva no solo cumplirán con sus obligaciones legales, sino que también fortalecerán su reputación y construirán relaciones más sólidas con sus stakeholders. La sostenibilidad no es solo una tendencia, es una necesidad, y las herramientas adecuadas pueden hacer que esta transición sea exitosa y beneficiosa para todos.