Dejan Jasnic · Mitgründer & Compliance Lead, Trusty · 20+ Jahre Anti-Fraud & Compliance · Vorstand ACFE Swiss Chapter
Im Oktober 2019 wurde die Whistleblowing-Richtlinie offiziell verabschiedet. Damit wurde ein Meilenstein im Arbeitsrecht gesetzt, da neue Pflichten zur Einrichtung interner Hinweisgeberkanäle in Unternehmen eingeführt wurden. Hauptziel dieser Regelung ist es, sicherzustellen, dass jeder Beschäftigte über ein Instrument verfügt, das die Meldung möglicher Verstöße oder Unregelmäßigkeiten im Unternehmen erleichtert, und zugleich die Vertraulichkeit des Hinweisgebers geschützt wird.
Obwohl diese Richtlinie allgemeine Leitlinien für die gesamte Europäische Union vorgibt, musste jedes Land sie konkret ausarbeiten und an die spezifischen Bedürfnisse seiner Unternehmenslandschaft anpassen.
Die Whistleblowing-Richtlinie im spanischen Recht
In Spanien wurde diese Richtlinie durch Gesetz 2/2023 vom 20. Februar 2023 umgesetzt. Es regelt den Schutz von Personen, die Rechtsverstöße melden, sowie die Bekämpfung der Korruption. Es wurde am 21. Februar 2023 im BOE veröffentlicht und gilt seit März desselben Jahres, mit Besonderheiten je nach Unternehmensgröße.
Wer ist nach spanischem Recht geschützt?
Gesetz 2/2023 schützt jede Person, die im Rahmen einer Beschäftigung oder beruflichen Tätigkeit Informationen über mutmaßliches Fehlverhalten erlangt hat, sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor. Der Schutz erstreckt sich insbesondere auf folgende Hinweisgeber:
- Arbeitnehmer und Selbstständige.
- Aktionäre, Gesellschafter sowie Mitglieder des Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgans eines Unternehmens.
- Personal von Auftragnehmern, Subunternehmern und Lieferanten.
- Freiwillige, Praktikanten und Personen in Ausbildungsphasen, mit oder ohne Vergütung.
- Neben Hinweisgebern schützt das Gesetz außerdem:
- Personen, die die meldende Person innerhalb der Organisation unterstützen.
- Natürliche Personen, die mit dem Hinweisgeber verbunden sind und Repressalien erleiden könnten, etwa Kollegen oder Familienangehörige.
- Juristische Personen, für die der Hinweisgeber tätig ist, zu denen er/sie in irgendeiner Art von Arbeitsbeziehung steht oder an denen er/sie eine wesentliche Beteiligung hält.
Welche Unternehmen sind von Gesetz 2/2023 betroffen?
Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten, die verpflichtet sind, ein Informationssystem einzurichten und dabei zugleich den Schutz von Hinweisgebern sicherzustellen (die nicht nur Beschäftigte sein müssen).
Wie im BOE veröffentlicht, hatten Unternehmen ab Inkrafttreten des Gesetzes eine Anpassungsfrist von 3 Monaten, wobei je nach Größe der Belegschaft zwei Stichtage galten:
- Unternehmen mit mehr als 249 Beschäftigten mussten bis zum 13. Juni 2023 angepasst sein.
- Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten mussten bis zum 1. Dezember 2023 angepasst sein.
Das bedeutet: Alle Unternehmen müssen die Vorgaben der europäischen Richtlinie und der nationalen Regelung inzwischen vollständig erfüllen.
Welche wesentlichen Neuerungen führt das Gesetz gegenüber der Richtlinie ein?
Dieses Gesetz konkretisiert die Vorgaben der Richtlinie und führt einige Neuerungen ein.
- Die Whistleblowing-Richtlinie erweitert den Anwendungsbereich geschützter Meldungen (Verstöße gegen das Recht der Europäischen Union; bestimmte in Anhang I der Whistleblowing-Richtlinie aufgeführte Bereiche; Sachverhalte, die die finanziellen Interessen der Union und den Binnenmarkt betreffen; schwere oder sehr schwere Verwaltungsverstöße; oder Straftaten) und verpflichtet öffentliche und private Stellen mit 50 oder mehr Beschäftigten zur Einrichtung interner Hinweisgeberkanäle.
- Zudem verlangt sie die wirksame Bearbeitung und die Integration aller Kanäle in ein einheitliches internes System unter Wahrung von Mindestgarantien und Rechten sowie die Möglichkeit anonymer Meldungen.
- Sie sieht die Einrichtung einer unabhängigen Behörde zum Schutz von Hinweisgebern vor und legitimiert in bestimmten Fällen die öffentliche Offenlegung von Verstößen.
- Außerdem muss das Leitungsorgan eine für das interne System verantwortliche Person benennen; zudem werden Schutzmaßnahmen vorgesehen, einschließlich finanzieller Unterstützung für den Hinweisgeber.
Welche Hauptpflichten haben Unternehmen nach diesem Gesetz?
Unternehmen sollen über die Nutzung des internen Kanals informieren und die wesentlichen Grundsätze des Verfahrens zu dessen Bearbeitung bekannt machen. Verfügt das Unternehmen über eine Website, sollte der Kanal auf der Startseite in einem separaten und leicht erkennbaren Bereich sichtbar sein.
Welche Verstöße können nach diesem Gesetz gemeldet werden?
Das spanische Recht geht über die Whistleblowing-Richtlinie hinaus und erlaubt neben den in der Richtlinie genannten Verstößen gegen EU-Recht auch die Meldung jeder schweren oder sehr schweren straf- oder verwaltungsrechtlichen Zuwiderhandlung nach der spanischen Rechtsordnung, insbesondere solcher, die der Staatskasse und der Sozialversicherung wirtschaftlichen Schaden zufügen.
Die Information bzw. Meldung muss in gutem Glauben und redlich erfolgen, auf hinreichenden Gründen für die Annahme der Richtigkeit des möglichen Verstoßes beruhen und in den Schutzbereich des Gesetzes fallen.
Gesetz 2/2023 nimmt jedoch ausdrücklich Fälle, die durch spezielle Regelungen erfasst sind, sowie Pflichten zum Schutz des Berufsgeheimnisses und von Verschlusssachen vom Anwendungsbereich aus.
Welche maximale Frist gilt für die Untersuchung der Meldung?
Das Unternehmen muss dem Hinweisgeber den Eingang der Information bzw. Meldung innerhalb von 7 Tagen nach Eingang bestätigen.
Die Untersuchung der eingegangenen Meldungen sollte 3 Monate nicht überschreiten; in außergewöhnlich komplexen Fällen kann diese Frist jedoch auf 6 Monate verlängert werden.
Über welche Kanäle können Verstöße gemeldet werden?
Es gibt keinen einzigen Meldekanal; vielmehr können Mitteilungen über Verstöße oder Unregelmäßigkeiten über verschiedene Wege eingereicht werden:
- Über den internen Kanal des Unternehmens.
- Über den externen Kanal, d. h. die Unabhängige Behörde zum Schutz von Hinweisgebern (A.A.I.).
Öffentliche Offenlegung über Webplattformen, soziale Netzwerke, Medien usw., wenn interne oder externe Kanäle nicht ordnungsgemäß funktioniert haben, eine unmittelbare Gefahr für das öffentliche Interesse besteht oder ein Risiko von Repressalien bzw. einer fehlenden wirksamen Bearbeitung vorliegt.
Wer ist für die Einrichtung dieses Systems im Unternehmen verantwortlich?
Für die Umsetzung des Systems ist das Leitungsorgan des Unternehmens verantwortlich, nach Anhörung der gesetzlichen Arbeitnehmervertretung.
Das System muss eine vom Leitungsorgan benannte verantwortliche Person vorsehen, die dem Unternehmen angehört und unabhängig handelt. Diese Funktion kann vom Compliance Officer bzw. Compliance-Beauftragten wahrgenommen werden.
Wie sieht das Sanktionsregime aus und welche Strafen sind vorgesehen?
Das im Gesetz vorgesehene Sanktionsregime ist spezifisch und sieht Geldbußen für natürliche oder juristische Personen vor, die tatbestandsmäßige Verstöße begehen; die Unabhängige Behörde ist befugt, diese Sanktionen zu verhängen.
Zu den schweren Verstößen zählen u. a. die unterlassene Einrichtung des Informationssystems oder Repressalien gegen Hinweisgeber. Vorgesehen sind erhebliche Geldbußen von bis zu 300.000 Euro für natürliche Personen und bis zu 1.000.000 Euro für juristische Personen (mit einer Mindestgeldbuße von 30.001 Euro für natürliche Personen und 600.001 Euro für juristische Personen). Geldbußen wegen sehr schwerer Verstöße von mehr als 600.001 Euro, die gegen juristische Personen verhängt werden, könnten nach Bestandskraft der Verwaltungsentscheidung im spanischen Amtsblatt (BOE) veröffentlicht werden.
Ebenso können Nebenstrafen verhängt werden, etwa Verwarnungen, ein Verbot der Inanspruchnahme von Subventionen oder steuerlichen Vergünstigungen für bis zu 4 Jahre sowie ein Verbot, mit dem öffentlichen Sektor Verträge abzuschließen, für bis zu 3 Jahre.
Das Fehlen des Informationssystems kann zudem die strafrechtliche Verantwortlichkeit juristischer Personen nach Artikel 31 bis des Strafgesetzbuchs beeinflussen. Darüber hinaus kann die Nichteinhaltung dieser Vorschriften zu verwaltungsrechtlichen Sanktionen im Bereich Datenschutz führen.
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Häufig gestellte Fragen
Geschützt ist jede Person, die im Rahmen einer Beschäftigung oder beruflichen Tätigkeit Informationen über mutmaßliches Fehlverhalten erlangt: Arbeitnehmer und Selbstständige, Aktionäre und Vorstands-/Gremienmitglieder, Personal von Auftragnehmern, Subunternehmern und Lieferanten, Freiwillige, Praktikanten und Auszubildende sowie Personen, die den Hinweisgeber unterstützen, nahestehende Personen mit Repressalienrisiko und die juristischen Personen, für die sie tätig sind.
Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten. Unternehmen mit mehr als 249 Beschäftigten bis zum 13. Juni 2023, Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten bis zum 1. Dezember 2023.
Der Eingang muss innerhalb von 7 Tagen bestätigt werden; die Untersuchung sollte 3 Monate nicht überschreiten und kann in außergewöhnlich komplexen Fällen auf 6 Monate verlängert werden.
Bei schweren Verstößen, etwa der unterlassenen Einrichtung des Systems oder Repressalien, drohen Geldbußen von bis zu 300.000 Euro für natürliche Personen und bis zu 1.000.000 Euro für juristische Personen sowie Nebenstrafen wie ein Verbot von Subventionen oder steuerlichen Vergünstigungen für bis zu 4 Jahre und ein Ausschluss von öffentlichen Aufträgen für bis zu 3 Jahre.
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