Dejan Jasnic · Mitgründer & Compliance Lead, Trusty · 20+ Jahre Anti-Fraud & Compliance · Vorstand ACFE Swiss Chapter
Was ist die externe Meldestelle des Bundes?
Eine externe Meldestelle ist eine staatliche Stelle, an die sich hinweisgebende Personen außerhalb ihres Unternehmens wenden können. Die zentrale externe Meldestelle in Deutschland ist die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz. Der Bund hat sie nach § 19 HinSchG eingerichtet. Sie ist innerhalb des Bundesamts organisatorisch getrennt und übt ihre Tätigkeit unabhängig aus (§ 19 Abs. 1 und 2).
Hinweisgebende Personen können frei wählen, ob sie intern beim Arbeitgeber oder extern melden (§ 7 Abs. 1 HinSchG). Für Unternehmen ist es deshalb wichtig zu wissen, wie die externe Meldestelle arbeitet und welche Folgen eine externe Meldung haben kann. Dieser Beitrag erklärt Aufgaben, Zuständigkeiten und Verfahren.
Welche Aufgaben hat die externe Meldestelle?
Die externen Meldestellen betreiben Meldekanäle, prüfen die Stichhaltigkeit eingehender Meldungen und führen das Verfahren nach § 28 HinSchG durch (§ 24 Abs. 1). Außerdem beraten sie Personen, die eine Meldung in Betracht ziehen, kostenlos, unabhängig und umfassend über Schutzmöglichkeiten und Verfahren. Dabei weisen sie auch auf die Möglichkeit einer internen Meldung hin (§ 24 Abs. 2).
Auf ihrer Website veröffentlichen die externen Meldestellen in einem eigenen, leicht auffindbaren Bereich unter anderem die Voraussetzungen des Schutzes, den Ablauf des Verfahrens, die Vertraulichkeitsregeln und ihre Kontaktdaten (§ 24 Abs. 3).
BaFin, Bundeskartellamt und Länder: wer wofür zuständig ist
Die externe Meldestelle des Bundes ist zuständig, soweit keine andere externe Meldestelle zuständig ist (§ 19 Abs. 4 HinSchG). Daneben gibt es:
- Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin): zuständig für Meldungen über Verstöße im Finanzaufsichtsrecht und bestimmte geldwäscherechtliche Verstöße in ihrem Aufsichtsbereich (§ 21).
- Bundeskartellamt: zuständig für Meldungen über Verstöße gegen das Kartellrecht und den Digital Markets Act (§ 22).
- Externe Meldestellen der Länder: Jedes Land kann eine eigene externe Meldestelle für Meldungen einrichten, welche die jeweilige Landesverwaltung und die Kommunalverwaltungen betreffen (§ 20).
Für Meldungen, die eine externe Meldestelle selbst betreffen, sieht § 23 HinSchG weitere Zuständigkeiten vor.
Meldekanäle und Verfahren der externen Meldestelle
Die Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher Form und in Textform ermöglichen. Auf Wunsch ist innerhalb angemessener Zeit ein persönliches Treffen anzubieten (§ 27 Abs. 3 HinSchG). Anonyme Meldungen sollen bearbeitet werden (§ 27 Abs. 1). Nach eigenen Angaben nimmt die Bundesstelle Meldungen elektronisch, schriftlich, telefonisch oder persönlich entgegen, auch anonym.
Das Verfahren ist in § 28 HinSchG geregelt: Eingangsbestätigung spätestens nach sieben Tagen, Prüfung von Anwendungsbereich und Stichhaltigkeit, Rückmeldung spätestens nach drei Monaten, in umfangreichen Fällen nach sechs Monaten. Als Folgemaßnahmen kann die Stelle Auskünfte einholen, sich an den betroffenen Beschäftigungsgeber wenden, an andere Stellen verweisen, das Verfahren abschließen oder es an eine zuständige Behörde abgeben (§ 29).
Unabhängigkeit und Jahresbericht
Die externen Meldestellen arbeiten in ihrem Zuständigkeitsbereich fachlich unabhängig und sind von den internen Meldestellen getrennt (§ 25 Abs. 1 HinSchG). Die Beschäftigten, die Meldungen bearbeiten, werden regelmäßig geschult (§ 25 Abs. 2).
Wie jede externe Meldestelle veröffentlicht auch die Bundesstelle jährlich einen zusammenfassenden Bericht über die eingegangenen Meldungen, ohne Rückschlüsse auf Beteiligte zuzulassen (§ 26). Die Bundesstelle leitet ihren Bericht zusätzlich an Bundestag, Bundesrat und Bundesregierung weiter. Die Jahresberichte der externen Meldestelle des Bundes sind online abrufbar.
Wenn die externe Meldestelle Ihr Unternehmen kontaktiert
Zur Prüfung einer Meldung kann die externe Meldestelle nach pflichtgemäßem Ermessen Auskünfte von betroffenen Personen, vom betroffenen Beschäftigungsgeber, von Dritten und von Behörden verlangen (§ 29 Abs. 1 HinSchG). Sie muss dafür eine angemessene Frist setzen. Für Zeugnis- und Auskunftsverweigerungsrechte gelten die Regeln der Strafprozessordnung entsprechend.
Erhält Ihr Unternehmen ein solches Auskunftsersuchen, sollte die Antwort koordiniert und fristgerecht erfolgen, idealerweise unter Einbindung von Compliance und Rechtsabteilung. Repressalien gegen die vermutete hinweisgebende Person sind auch in dieser Phase verboten (§ 36). Wie viele Meldungen die Bundesstelle bearbeitet und wie viele Verfahren an Staatsanwaltschaften gehen, zeigt unser Beitrag zur Hinweisgeberstelle des Bundes.
Interne oder externe Meldung: was das für Unternehmen bedeutet
Hinweisgebende Personen sollen die interne Meldung bevorzugen, wenn intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten (§ 7 Abs. 1 HinSchG). Unternehmen, die eine interne Meldestelle einrichten müssen, sollen Anreize dafür schaffen. Die Möglichkeit einer externen Meldung dürfen sie aber weder beschränken noch erschweren (§ 7 Abs. 3).
Zugleich müssen Unternehmen ihre Beschäftigten über externe Meldeverfahren informieren (§ 13 Abs. 2). Dafür können sie auf die Informationen der externen Meldestellen zugreifen oder auf diese verweisen (§ 24 Abs. 4). Eine kurze, verständliche Übersicht im Intranet mit Link zur externen Meldestelle des Bundes erfüllt diesen Zweck in der Regel gut. Wichtig ist, dass der interne Kanal mindestens ebenso leicht erreichbar ist. Was verpflichtete Unternehmen sonst beachten müssen, lesen Sie in unserem Beitrag zur Pflicht zum Hinweisgebersystem.
Fazit
Die externe Meldestelle des Bundes ist für hinweisgebende Personen jederzeit erreichbar, auch ohne vorherige interne Meldung. Ihre Arbeit ist gesetzlich klar geregelt: feste Fristen, Vertraulichkeit, Beratung und jährliche Berichte. Unternehmen haben es aber selbst in der Hand, ob Hinweise zuerst intern ankommen: mit einem vertrauenswürdigen, gut erreichbaren Kanal. Das Hinweisgebersystem von Trusty ist in wenigen Minuten eingerichtet, ab 49 EUR pro Monat.
Häufig gestellte Fragen
Die nach § 19 HinSchG beim Bundesamt für Justiz eingerichtete Stelle, an die sich hinweisgebende Personen außerhalb ihres Unternehmens wenden können. Sie arbeitet organisatorisch getrennt und unabhängig.
Die BaFin bei Verstößen im Finanzaufsichtsrecht und bestimmten geldwäscherechtlichen Verstößen in ihrem Aufsichtsbereich (§ 21 HinSchG), das Bundeskartellamt bei Verstößen gegen das Kartellrecht und den Digital Markets Act (§ 22).
Nein. Hinweisgebende Personen können frei zwischen interner und externer Meldung wählen (§ 7 Abs. 1 HinSchG). Sie sollen die interne Meldung bevorzugen, wenn dort wirksam abgeholfen werden kann und keine Repressalien drohen.
Eingangsbestätigung spätestens nach sieben Tagen und Rückmeldung spätestens nach drei Monaten, in umfangreichen Fällen nach sechs Monaten (§ 28 HinSchG).
AB 49 EUR PRO MONAT
Trusty Whistleblowing: ein Meldekanal, der der EU-Hinweisgeberrichtlinie entspricht, in wenigen Minuten live, ohne IT-Projekt. Ab 49 EUR pro Monat, 7 Tage kostenlos testen.