Dejan Jasnic · Mitgründer & Compliance Lead, Trusty · 20+ Jahre Anti-Fraud & Compliance · Vorstand ACFE Swiss Chapter
Was ist die Hinweisgeberstelle des Bundes?
Die Hinweisgeberstelle des Bundes ist die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz. Sie wurde mit dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eingerichtet, das am 2. Juli 2023 in Kraft trat (§ 19 HinSchG). Hinweisgebende Personen können sich dort melden, ohne vorher ihren Arbeitgeber zu informieren.
Dieser Beitrag zeigt, wie eine externe Meldung in der Praxis abläuft, welche Fristen gelten und wie sich die Meldezahlen seit 2023 entwickelt haben. Alle Zahlen stammen aus den veröffentlichten Jahresberichten der Bundesstelle. Wofür die Stelle zuständig ist und wie sie sich von BaFin und Bundeskartellamt abgrenzt, erklärt unser Beitrag zur externen Meldestelle des Bundes.
So geben Sie eine externe Meldung ab
Nach eigenen Angaben nimmt die Hinweisgeberstelle Meldungen elektronisch, schriftlich, telefonisch oder persönlich entgegen. Für die elektronische Meldung empfiehlt sie ihr elektronisches Hinweisgebersystem. Das Gesetz verlangt, dass die Kanäle Meldungen in mündlicher Form und in Textform ermöglichen und auf Wunsch ein persönliches Treffen innerhalb angemessener Zeit anbieten (§ 27 Abs. 3 HinSchG).
Vor der Meldung lohnt eine kurze Prüfung: Fällt der Verstoß in den Anwendungsbereich des HinSchG, und ist vielleicht die BaFin oder das Bundeskartellamt zuständig? Die Bundesstelle berät Personen, die eine Meldung in Betracht ziehen, kostenlos und weist dabei auch auf die Möglichkeit einer internen Meldung hin (§ 24 Abs. 2).
Was nach der Meldung passiert: Fristen und Folgemaßnahmen
Die Hinweisgeberstelle bestätigt den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen, es sei denn, die hinweisgebende Person verzichtet darauf oder die Bestätigung würde ihre Identität gefährden (§ 28 Abs. 1 HinSchG). Anschließend prüft sie, ob der Verstoß in den Anwendungsbereich fällt und ob die Meldung stichhaltig ist (§ 28 Abs. 2).
Eine Rückmeldung erhält die hinweisgebende Person spätestens nach drei Monaten, in umfangreichen Fällen spätestens nach sechs Monaten (§ 28 Abs. 4). Als Folgemaßnahmen kann die Stelle Auskünfte einholen, den betroffenen Beschäftigungsgeber kontaktieren, an andere Stellen verweisen, das Verfahren abschließen oder es an eine zuständige Behörde abgeben, etwa an eine Staatsanwaltschaft (§ 29).
Die Entwicklung seit 2023: Zahlen aus den Jahresberichten
Jede externe Meldestelle veröffentlicht jährlich einen Bericht über die eingegangenen Meldungen (§ 26 HinSchG). Die Jahresberichte der Hinweisgeberstelle des Bundes zeigen einen deutlichen Anstieg:
- 2023: Im ersten Monat, Juli 2023, gingen 42 Meldungen ein, im Dezember 2023 bereits 112. Insgesamt erreichten die Stelle zwischen dem 2. Juli und dem 31. Dezember 2023 410 Meldungen.
- 2024: Im gesamten Jahr gingen 1.802 Meldungen ein. Den niedrigsten Eingang verzeichnete der April mit 94 Meldungen, den höchsten der November mit 237.
- Folgen 2024: In 23 Verfahren wurden interne Untersuchungen bei den betroffenen Unternehmen oder Behörden eingeleitet. 71 Verfahren gab die Stelle an Staatsanwaltschaften ab, in 33 Fällen wurde ihr die Einleitung von Ermittlungen mitgeteilt. 143 Verfahren gingen an eine sonstige zuständige Behörde.
Die Zahlen zeigen: Externe Meldungen sind kein theoretisches Risiko, sondern Alltag.
Anonym melden: was gilt?
Das Gesetz sieht vor, dass externe Meldestellen auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten sollen (§ 27 Abs. 1 HinSchG). Die Hinweisgeberstelle des Bundes weist ausdrücklich darauf hin, dass eine anonyme Meldung möglich ist. Wer anonym bleiben möchte, sollte keine Angaben zur eigenen Person machen.
Auch bei einer nicht anonymen Meldung bleibt die Identität geschützt: Sie darf nur den Personen bekannt werden, die für die Bearbeitung zuständig sind (§ 8 HinSchG). Ausnahmen regelt § 9 abschließend, etwa auf Verlangen einer Strafverfolgungsbehörde.
Beratung vor der Meldung
Wer unsicher ist, ob und wie gemeldet werden soll, kann sich vorab beraten lassen. Die Hinweisgeberstelle erteilt Personen, die eine Meldung in Betracht ziehen, kostenlos, unabhängig und umfassend Auskunft über Schutzmöglichkeiten und Verfahren (§ 24 Abs. 2 HinSchG).
Auf ihrer Website informiert sie zudem über die Voraussetzungen des Schutzes, den Ablauf des Verfahrens, die Vertraulichkeitsregeln und die Abhilfemöglichkeiten bei Repressalien (§ 24 Abs. 3).
Externe Meldung und Gang an die Öffentlichkeit
Bleibt eine externe Meldung ohne Wirkung, kann eine hinweisgebende Person unter Umständen an die Öffentlichkeit gehen. Geschützt ist eine solche Offenlegung insbesondere, wenn die externe Meldestelle innerhalb der Fristen des § 28 Abs. 4 keine geeigneten Folgemaßnahmen ergriffen oder keine Rückmeldung gegeben hat (§ 32 Abs. 1 HinSchG).
Für Unternehmen heißt das: Ein Hinweis, der intern nicht ernst genommen wird, kann über die Hinweisgeberstelle bis in die Öffentlichkeit gelangen.
Wann ist die Hinweisgeberstelle nicht zuständig?
Die Bundesstelle ist zuständig, soweit keine andere externe Meldestelle zuständig ist (§ 19 Abs. 4 HinSchG). Meldungen zum Finanzaufsichtsrecht gehören zur BaFin (§ 21), Meldungen zum Kartellrecht und zum Digital Markets Act zum Bundeskartellamt (§ 22). Für Meldungen, welche die Landes- und Kommunalverwaltungen betreffen, können die Länder eigene externe Meldestellen einrichten (§ 20).
Nach eigenen Angaben bearbeitet die Bundesstelle unter anderem keine Beschwerden über Entscheidungen anderer Behörden und keine Sachverhalte ohne beruflichen Zusammenhang. Solche Anliegen gehören an die zuständige Behörde, die Polizei oder die Staatsanwaltschaft.
Was das für Unternehmen bedeutet
Jede externe Meldung kann bei Ihrem Unternehmen ankommen, etwa als Auskunftsersuchen oder als Verfahren einer Staatsanwaltschaft. Hinweisgebende Personen sollen die interne Meldung bevorzugen, wenn intern wirksam abgeholfen werden kann und keine Repressalien drohen (§ 7 Abs. 1 HinSchG). Ein vertrauenswürdiger interner Kanal ist deshalb der beste Weg, Hinweise zuerst selbst zu erhalten.
Mit dem Hinweisgebersystem von Trusty richten Sie diesen Kanal ohne IT-Projekt ein, ab 49 EUR pro Monat. Welche Unternehmen eine interne Meldestelle brauchen, lesen Sie im Beitrag zur Pflicht zum Hinweisgebersystem.
Häufig gestellte Fragen
Die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz nach § 19 HinSchG. Sie nimmt seit dem 2. Juli 2023 Meldungen über Verstöße entgegen und berät Personen, die eine Meldung erwägen.
Laut den Jahresberichten 410 Meldungen vom 2. Juli bis 31. Dezember 2023 und 1.802 Meldungen im Jahr 2024.
Ja. Externe Meldestellen sollen anonyme Meldungen bearbeiten (§ 27 Abs. 1 HinSchG), und die Bundesstelle weist auf die Möglichkeit einer anonymen Meldung ausdrücklich hin.
Die Eingangsbestätigung erfolgt spätestens nach sieben Tagen, die Rückmeldung spätestens nach drei Monaten, in umfangreichen Fällen nach sechs Monaten (§ 28 HinSchG).
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