Das sind die acht Fehler im Compliance-Programm, die wir am häufigsten sehen, und wie Sie jeden davon vermeiden.

Ein Compliance-Programm soll das Unternehmen vor straf- und verwaltungsrechtlicher Haftung bewahren und Kunden, Prüfern und Behörden zeigen, dass das Geschäft nach den Regeln läuft. Die meisten Programme scheitern leise: nicht, weil die Richtlinien falsch wären, sondern wegen einer Handvoll immer gleicher Fehler im Compliance-Programm.

1. Das Programm veralten lassen

Gesetze ändern sich jedes Jahr: Hinweisgeberschutz, Sorgfaltspflichten in der Lieferkette, Datenschutz, Sanktionen. Ein Programm, das nicht mindestens einmal im Jahr überprüft wird, entfernt sich von den Pflichten, für die es gebaut wurde. Tragen Sie die Überprüfung in den Kalender ein und halten Sie fest, was sich geändert hat.

2. Richtlinien, die niemand versteht

Leitlinien in Juristensprache werden nicht gelesen. Verwenden Sie klare Worte, kurze Richtlinien und eine einseitige Zusammenfassung für jedes Dokument. Die Compliance App veröffentlicht jede Richtlinie mit Zusammenfassung und in der Sprache der Mitarbeitenden.

3. Die unternehmensspezifische Risikoanalyse auslassen

Einer der schwersten Fehler im Compliance-Programm ist eine generische Risikoliste. Ermitteln Sie die Risiken Ihrer eigenen Branche, Märkte und Prozesse, gewichten Sie sie, und lassen Sie die Gewichtung entscheiden, wo die Kontrollen ansetzen.

4. Kein Bekenntnis von Geschäftsleitung und Führungskräften

Die Geschäftsleitung gibt den Ton vor. Die Führungskräfte setzen ihn in ihren Abteilungen in die Praxis um. Behandelt eine der beiden Ebenen Compliance als juristische Formalität, tun es die Mitarbeitenden auch.

5. Kein Meldekanal

Mitarbeitende brauchen einen sicheren Weg, Fehlverhalten zu melden. In der EU müssen Unternehmen ab 50 Beschäftigten nach der Richtlinie (EU) 2019/1937 und dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) einen internen Meldekanal betreiben. Ein Hinweisgebersystem ist die Kontrolle, durch die Probleme zuerst im Unternehmen ans Licht kommen.

6. Schulung mit Sensibilisierung verwechseln

Schulung vermittelt Regeln und Abläufe. Sensibilisierung schafft die Kultur, in der Menschen sie anwenden. Beides ist nötig: ein Kurs mit Zertifikat und regelmäßige Erinnerungen daran, warum es wichtig ist.

7. Die Sorgfaltsprüfung von Geschäftspartnern vernachlässigen

Lieferanten, Vermittler und Partner tragen Sanktions-, Korruptions- und Menschenrechtsrisiken ins Unternehmen. Prüfen Sie sie vor Vertragsabschluss und danach regelmäßig: QuickScreen360 erledigt Sanktions-, PEP- und Adverse-Media-Prüfungen in Minuten.

8. Sich auf Schein-Compliance verlassen

Ein generisches Programm von der Stange, das nie angepasst wurde, ist der letzte und häufigste der Fehler im Compliance-Programm auf dieser Liste. Ein wirksames Programm ist auf die eigenen Risiken des Unternehmens zugeschnitten, dokumentiert und getestet.

Diese acht Fehler im Compliance-Programm zu vermeiden, braucht keine große Abteilung. Es braucht klare Richtlinien, geschulte Mitarbeitende, einen funktionierenden Meldekanal und geprüfte Partner, alles auf dem aktuellen Stand gehalten.