Dejan Jasnic · Mitgründer & Compliance Lead, Trusty · 20+ Jahre Anti-Fraud & Compliance · Vorstand ACFE Swiss Chapter
Im Oktober 2019 wurde die Hinweisgeberrichtlinie offiziell verabschiedet, was einen bedeutenden Fortschritt im Arbeitsrecht darstellt, da neue Verpflichtungen zur Einrichtung interner Meldekanäle in Unternehmen eingeführt wurden. Diese Regelung zielt vor allem darauf ab, sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter über einen Mechanismus verfügt, um mögliche Verstöße oder Unregelmäßigkeiten innerhalb der Organisation zu melden, während gleichzeitig die Vertraulichkeit des Hinweisgebers gewahrt bleibt.
Obwohl die Richtlinie gemeinsame Leitlinien für die gesamte Europäische Union festlegt, musste jedes Land sie auf spezifische Weise umsetzen und an die Besonderheiten seines Geschäftsumfelds anpassen. Im heutigen Artikel analysieren wir die Umsetzung der Richtlinie in polnisches Recht.
Die Hinweisgeberrichtlinie im polnischen Recht
In Polen wurde diese Richtlinie somit im Ustawa o ochronie sygnalistów umgesetzt, einem Gesetz, das am 24. Juni 2024 im Amtsblatt veröffentlicht wurde. Doch was ist neu an diesem Gesetz im Vergleich zur europäischen Richtlinie? Wir haben uns mit einigen polnischen Anwaltskanzleien beraten, um die wesentlichen Aspekte dieser Regelung zu klären.
Wer fällt unter den Schutz des polnischen Gesetzes?
Wie in Artikel 4 festgelegt, räumt das Gesetz unter anderem Arbeitnehmern, Leiharbeitnehmern, Personen, die auf einer anderen Grundlage als einem Arbeitsverhältnis tätig sind, Arbeitgebern, gesetzlichen Vertretern, Gesellschaftern und Aktionären sowie Praktikanten, Freiwilligen und Auszubildenden den Status eines „Hinweisgebers“ ein.
Welche Unternehmen fallen in den Anwendungsbereich des Gesetzes?
Artikel 23 des Gesetzes sieht vor, dass diese Vorschriften für eine juristische Person gelten, bei der am 1. Januar oder 1. Juli eines jeweiligen Jahres mindestens 50 Personen gegen Entgelt beschäftigt sind. Dieses Mindestquorum von 50 Beschäftigten gilt nicht für juristische Personen, die Tätigkeiten in den Bereichen Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte, Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Verkehrssicherheit und Umweltschutz ausüben, sofern diese in den Anwendungsbereich von Rechtsakten der Europäischen Union fallen. Zudem sind Organisationseinheiten einer Gemeinde oder eines Landkreises mit weniger als 10.000 Einwohnern ausdrücklich ausgenommen.
Welche Schutzbereiche sind von der Hinweisgeberrichtlinie ausgenommen?
Dieses Gesetz findet keine Anwendung auf Informationen, die unter die Vorschriften zum Schutz von Verschlusssachen fallen, sowie auf sonstige Informationen, die aus Gründen der öffentlichen Sicherheit nach allgemein geltenden Rechtsvorschriften nicht offengelegt werden dürfen. Ebenso ausgenommen sind das Berufsgeheimnis in medizinischen und juristischen Berufen, das Beratungsgeheimnis bei Gericht sowie Strafverfahren hinsichtlich der Vertraulichkeit von Ermittlungen und nichtöffentlichen Gerichtsverhandlungen. Des Weiteren gilt es nicht für Verstöße gegen Rechtsvorschriften über Verteidigungs- und Sicherheitsaufträge.
Wie gestaltet sich das Verfahren zur Meldung von Verstößen?
Diese Angelegenheit wird in Artikel 24 des Gesetzes geregelt, der vorsieht, dass die juristische Person ein internes Verfahren für die Meldung und Folgemaßnahmen bei Gesetzesverstößen festlegen muss. Somit kann auch eine Einheit mit weniger als 50 Beschäftigten ein internes Hinweisgebersystem einrichten. Vor der Einführung des internen Beschwerdeverfahrens muss die Einheit jedoch folgende Konsultationen durchführen:
1) Mit einer Gewerkschaftsorganisation des Unternehmens oder mit den Gewerkschaftsorganisationen, falls mehr als eine Gewerkschaftsorganisation in der juristischen Person besteht, oder
2) Mit Vertretern der für die juristische Person tätigen Personen, die nach dem von der juristischen Person angewandten Verfahren ausgewählt wurden, sofern keine Gewerkschaftsorganisation im Unternehmen existiert.
Wie lange dauert das Verfahren?
Die vorgenannten Konsultationen dauern mindestens 5 Tage und höchstens 10 Tage ab dem Datum der Vorlage des Entwurfs des internen Beschwerdeverfahrens. Dieses interne Beschwerdeverfahren tritt 7 Tage nach seiner Bekanntgabe gegenüber den arbeitenden Personen in der von der juristischen Person akzeptierten Weise in Kraft.
Die juristische Person teilt einer Person, die sich um eine Beschäftigung auf Grundlage eines Arbeitsverhältnisses oder eines anderen Rechtsverhältnisses bewirbt, das zur Erbringung von Arbeits- oder Dienstleistungen oder zur Ausübung einer Funktion führt, Informationen über das interne Beschwerdeverfahren zu Beginn des Einstellungsverfahrens oder der vorvertraglichen Verhandlungen mit.
Welche spezifischen Anforderungen gelten für das interne Beschwerdeverfahren?
Das interne Beschwerdeverfahren muss folgende Punkte festlegen:
1) Eine interne Stelle oder eine Person innerhalb der Organisationsstruktur der juristischen Person oder eine von der juristischen Person autorisierte externe Stelle, die zur Entgegennahme interner Beschwerden befugt ist;
2) Die Mittel zur Übermittlung interner Beschwerden durch den Beschwerdeführer zusammen mit seiner Postanschrift oder E-Mail-Adresse;
3) Eine unparteiische Stelle oder Person innerhalb der Organisationsstruktur der juristischen Person, die für die Folgemaßnahmen zuständig ist, einschließlich der Prüfung der internen Beschwerde und der weiteren Kommunikation mit dem Hinweisgeber;
4) Das Verfahren für den Umgang mit Informationen über anonym gemeldete Verstöße;
5) Die Verpflichtung, den Eingang der internen Meldung innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt zu bestätigen, es sei denn, der Beschwerdeführer hat keine Kontaktadresse angegeben, an die die Bestätigung gesendet werden soll;
6) Eine Frist für die Rückmeldung an den Beschwerdeführer, die 3 Monate ab dem Datum der Eingangsbestätigung der internen Beschwerde nicht überschreiten darf oder, falls die in Punkt 5 genannte Bestätigung nicht erfolgt, 3 Monate nach Ablauf von 7 Tagen ab dem Datum der internen Beschwerde, es sei denn, der Beschwerdeführer hat keine Kontaktadresse für die Rückmeldung angegeben;
7) Verständliche und leicht zugängliche Informationen darüber, wie externe Beschwerden beim Bürgerbeauftragten oder bei Behörden und gegebenenfalls bei den Institutionen, Einrichtungen, Ämtern oder Agenturen der Europäischen Union eingereicht werden können.
Wie sehen die Übermittlungswege für Beschwerden aus?
Diese können mündlich oder schriftlich erfolgen.
Schriftlicher Antrag: Der schriftliche Antrag kann in Papierform oder in elektronischem Format eingereicht werden.
Mündlicher Antrag: Die mündliche Meldung kann telefonisch oder über elektronische Kommunikationsmittel erfolgen. Eine mündliche Beschwerde, die über eine aufgezeichnete Telefonleitung oder ein anderes System der aufgezeichneten Sprachkommunikation erfolgt, wird mit Zustimmung des Beschwerdeführers in Form einer Aufzeichnung des Gesprächs, die dessen Abruf ermöglicht, oder eines vollständigen und genauen Transkripts des Gesprächs dokumentiert. Zudem wird eine mündliche Beschwerde über eine nicht aufgezeichnete Telefonleitung oder ein anderes nicht aufgezeichnetes Sprachkommunikationssystem in Form eines Protokolls des Gesprächs dokumentiert, das dessen genauen Verlauf wiedergibt.
Der Beschwerdeführer kann das Transkript oder das Protokoll des Gesprächs durch Unterzeichnung überprüfen, korrigieren und anfechten. Zudem kann der Beschwerdeführer beantragen, dass die mündliche Beschwerde in einer persönlichen Zusammenkunft erfolgt, die innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt eines solchen Antrags zu organisieren ist.
Wie wird der Hinweisgeber geschützt?
Der Beschwerdeführer darf keinen Repressalien oder dem Versuch oder der Androhung von Repressalien ausgesetzt werden. Artikel 51 des Gesetzes besagt, dass ein Hinweisgeber, der eine öffentliche Offenlegung vornimmt, geschützt ist, wenn er Folgendes vornimmt:
1) eine interne Beschwerde, gefolgt von einer externen Beschwerde, zunächst bei einer juristischen Person und dann bei einer Behörde innerhalb der im internen Verfahren festgelegten Frist für Rückmeldungen, sofern keine angemessenen Folgemaßnahmen oder Rückmeldungen innerhalb der durch das externe Behördenverfahren festgelegten Frist erfolgt sind, oder
2) eine unmittelbare externe Beschwerde, sofern von der Behörde keine angemessenen Folgemaßnahmen oder Rückmeldungen innerhalb des in ihrem externen Verfahren festgelegten Zeitrahmens gegeben werden. Ein Hinweisgeber, der eine öffentliche Offenlegung vornimmt, ist auch dann geschützt, wenn er hinreichenden Grund zu der Annahme hat, dass:
1) der Verstoß eine unmittelbare oder offenkundige Gefährdung des öffentlichen Interesses darstellen kann, insbesondere wenn die Gefahr eines irreparablen Schadens besteht, oder
2) eine externe Meldung zu Repressalien gegen den Hinweisgeber führen kann, oder
3) im Falle einer externen Beschwerde aufgrund der besonderen Umstände des Falles kaum mit wirksamen Gegenmaßnahmen gegen den Verstoß zu rechnen ist, etwa wegen der Möglichkeit der Verschleierung oder Vernichtung von Beweismitteln, Absprachen zwischen der Behörde und dem Rechtsverletzer oder einer Beteiligung der Behörde an dem Verstoß.
Datenschutz und Vertraulichkeit
Artikel 27 des Gesetzes legt fest, dass die juristische Person sicherzustellen hat, dass das interne Hinweisgebersystem und die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Erhalt von Meldungen den unbefugten Zugriff auf die von der Meldung erfassten Informationen verhindern und den Schutz der Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers, der betroffenen Person und der in der Meldung genannten Dritten gewährleisten.
Nur schriftlich von der juristischen Person ermächtigte Personen dürfen zur Entgegennahme und Prüfung interner Meldungen sowie zur Überwachung und Verarbeitung personenbezogener Daten zugelassen werden.
Die ermächtigten Personen sind verpflichtet, über die im Rahmen der Entgegennahme und Prüfung interner Meldungen sowie bei Folgemaßnahmen erlangten Informationen und personenbezogenen Daten Stillschweigen zu bewahren, auch nach Beendigung des Arbeits- oder sonstigen Rechtsverhältnisses, in dem sie diese Tätigkeit ausgeübt haben.
Kann der Beschwerdeführer eine externe Meldung einreichen?
Ja, der Beschwerdeführer kann eine externe Meldung einreichen, ohne zuvor eine interne Meldung erstattet zu haben. Externe Meldungen können vom Bürgerbeauftragten oder von einer Behörde entgegengenommen werden.
Der Bürgerbeauftragte und die Behörde sind jeweils eigenverantwortlich in Bezug auf personenbezogene Daten, die in einer von diesen Stellen angenommenen externen Meldung enthalten sind. Diese Stellen handeln gemäß den Bestimmungen der Artikel 31 ff. des Gesetzes.
Zudem legt die Behörde gemäß Artikel 33 ein Verfahren für die Entgegennahme und Folgemaßnahmen bei externen Meldungen fest, das insbesondere den Umgang mit Informationen über anonym gemeldete Verstöße regelt. Gemäß Artikel 35 hat der Beschwerdeführer für wirksame Folgemaßnahmen und Rückmeldungen eine Kontaktadresse anzugeben. Darüber hinaus kann die externe Meldung ebenfalls mündlich oder schriftlich erfolgen.
Schriftlicher Antrag: Dieser kann auf Papier an die vom Bürgerbeauftragten oder der empfangenden Behörde angegebene Korrespondenzadresse erfolgen. Ebenso elektronisch an die E-Mail-Adresse, das elektronische Postfach oder die elektronische Zustelladresse, die vom Bürgerbeauftragten oder der Behörde angegeben wurde, oder mittels eines Online-Formulars oder einer Anwendung, die von der Behörde für den elektronischen Empfang von Meldungen bestimmt wurde.
Der Bürgerbeauftragte oder die Behörde, die die externe Meldung angenommen hat, sendet dem Beschwerdeführer unverzüglich, spätestens jedoch 7 Tage nach Erhalt der Meldung, eine Eingangsbestätigung, es sei denn, der Beschwerdeführer hat ausdrücklich etwas anderes verlangt oder es bestehen hinreichende Gründe für die Annahme, dass eine Bestätigung den Schutz der Vertraulichkeit der Identität des Beschwerdeführers gefährden würde.
Der Bürgerbeauftragte oder eine Behörde können den Beschwerdeführer unter seiner Kontaktadresse um Klarstellungen oder zusätzliche Informationen bitten, die sich in seinem Besitz befinden könnten. Falls der Hinweisgeber widerspricht oder dies den Schutz der Vertraulichkeit seiner Identität gefährden könnte, sieht der Bürgerbeauftragte oder die Behörde von der Anforderung weiterer Informationen ab.
Schließlich leitet der Bürgerbeauftragte oder eine Behörde die in der externen Meldung enthaltenen Informationen ohne unnötige Verzögerung an die zuständigen Institutionen, Einrichtungen, Ämter oder Agenturen der Europäischen Union zur weiteren Bearbeitung weiter, sofern dies in den einschlägigen Bestimmungen vorgesehen ist.
Wie sind die externen Meldekanäle beschaffen?
Diese Angelegenheit wird in Artikel 42 des Gesetzes geregelt. Die vom Bürgerbeauftragten und einer Behörde für die Bearbeitung externer Meldungen eingerichteten Kommunikationskanäle sollten unabhängig von den im normalen Geschäftsbetrieb genutzten Kanälen sein.
Zudem müssen sie die Integrität, Vertraulichkeit und den Schutz der Daten gewährleisten, einschließlich des Schutzes vor dem Zugriff unbefugter Personen. Ebenso müssen sie eine dauerhafte Speicherung der Informationen ermöglichen, um spätere Untersuchungen zu erlauben.
Weitere relevante Aspekte bezüglich externer Beschwerden
Die Behörde erstellt für jedes Kalenderjahr einen Bericht mit Statistiken über externe Beschwerden, der Folgendes enthält:
1) die Anzahl der angenommenen externen Anträge;
2) die Anzahl der infolge angenommener externer Beschwerden eingeleiteten Untersuchungen und Verfahren sowie deren Ergebnisse;
3) den geschätzten Sachschaden, falls vorhanden, und die infolge von Verfahren im Zusammenhang mit Gesetzesverstößen, die Gegenstand der externen Beschwerde sind, beigetriebenen Beträge, sofern die Behörde über solche Daten verfügt.
Zudem erstellt der Bürgerbeauftragte auf Grundlage der Berichte der Behörden einen Bericht für das jeweilige Kalenderjahr und übermittelt diesen spätestens bis zum 31. Dezember des auf den Berichtszeitraum folgenden Jahres an den Sejm, den Senat und die Europäische Kommission.
Der Bericht wird auf der Website des Bürgerbeauftragten im Bulletin für öffentliche Informationen veröffentlicht.
Der Ministerrat legt nach Anhörung des Bürgerbeauftragten durch Verordnung das Musterformular für den in Absatz 1 genannten Bericht fest, wobei der Umfang der erforderlichen Daten, die Notwendigkeit einer vollständigen und transparenten Informationsübermittlung sowie die Vereinfachung der Datenaggregation berücksichtigt werden.
Wie kann die externe Beschwerde eingereicht werden?
Wie in Artikel 48 vorgesehen, stellt die Behörde auf ihrer Website im Bulletin für öffentliche Informationen in einem separaten, leicht zugänglichen Bereich und in einer für den Beschwerdeführer verständlichen Weise insbesondere Informationen bereit über:
1) die Kontaktdaten, die eine externe Beschwerde ermöglichen, insbesondere die Postanschrift, E-Mail-Adresse, Adresse für die elektronische Zustellung, separate Adresse für das elektronische Postfach, Internetadresse des Formulars oder eine Telefonnummer mit dem Hinweis, ob Gespräche aufgezeichnet werden;
2) die Bedingungen für den Schutz des Hinweisgebers;
3) das bei einer externen Beschwerde einzuhaltende Verfahren, einschließlich des Formulars, das zur Klärung der Informationen oder zur Bereitstellung zusätzlicher Informationen erforderlich ist;
4) die Frist für Rückmeldungen sowie Art und Inhalt dieser Rückmeldungen;
5) die für die externe Beschwerde geltenden Vertraulichkeitsregeln.
Wie sieht das Sanktionsregime aus und welche Strafen sind vorgesehen?
Die Sanktionen bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Anforderungen sind in Artikel 54 des Gesetzes geregelt.
Dort ist festgelegt, dass jeder, der in der Absicht, eine andere Person von einer Meldung abzuhalten, diese daran hindert oder erheblich behindert, mit einer Geldstrafe, einer Freiheitsbeschränkung oder
einer Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr bestraft wird.
Wird zu diesem Zweck zusätzlich Gewalt, Drohung oder Täuschung gegenüber einer anderen Person angewandt, so wird dies mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren bestraft.
Ebenso wird jeder, der Repressalien gegen einen Hinweisgeber, eine bei der Meldung unterstützende Person oder eine mit dem Hinweisgeber verbundene Person ergreift, mit einer Geldstrafe, Freiheitsbeschränkung oder Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren bestraft. Handelt der Täter beharrlich, so wird er mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren bestraft.
Wer entgegen den Bestimmungen des Gesetzes die Identität des Hinweisgebers, der bei der Meldung unterstützenden Person oder einer mit dem Hinweisgeber verbundenen Person offenlegt, wird mit einer Geldstrafe, Freiheitsbeschränkung oder Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr bestraft.
Wer eine Beschwerde oder eine öffentliche Offenlegung in dem Wissen vornimmt, dass kein Gesetzesverstoß vorliegt, wird mit einer Geldstrafe, Freiheitsbeschränkung oder Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren bestraft.
Wer als Verantwortlicher für die Einrichtung des internen Beschwerdeverfahrens gegen die Bestimmungen des Gesetzes verstößt, es nicht einrichtet oder unter schwerwiegender Missachtung der gesetzlichen Anforderungen einrichtet, wird mit einer Geldstrafe belegt.
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Weiterführende Lektüre: Neues Hinweisgebergesetz in Polen: Auswirkungen und Herausforderungen für polnische Unternehmen und Die zentrale Rolle von Meldekanälen im Kampf gegen Korruption.
Häufig gestellte Fragen
Das Gesetz vom 14. Juni 2024 über den Schutz von Hinweisgebern (Ustawa o ochronie sygnalistów), veröffentlicht im Amtsblatt am 24. Juni 2024. Es legt fest, wer geschützt ist, welche Einheiten ein internes Verfahren betreiben müssen, wie Meldungen bearbeitet werden und welche Sanktionen bei Nichteinhaltung drohen.
Gemäß Artikel 23 sind dies juristische Personen, für die am 1. Januar oder 1. Juli eines jeweiligen Jahres mindestens 50 Personen eine Erwerbstätigkeit ausüben. Der Schwellenwert gilt nicht für Einheiten, die in den Bereichen Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte, Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Verkehrssicherheit und Umweltschutz tätig sind.
Der Eingang muss innerhalb von 7 Tagen bestätigt werden, sofern der Melder eine Kontaktadresse angegeben hat; die Rückmeldung muss innerhalb von 3 Monaten nach der Bestätigung erfolgen. Vor der Verabschiedung des Verfahrens müssen die Gewerkschaft oder Arbeitnehmervertreter für mindestens 5 und höchstens 10 Tage konsultiert werden; das Verfahren tritt 7 Tage nach seiner Bekanntgabe gegenüber der Belegschaft in Kraft.
Die Behinderung oder erhebliche Erschwerung einer Meldung wird mit Geldstrafe, Freiheitsbeschränkung oder Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr geahndet, bei Anwendung von Gewalt, Drohung oder Täuschung bis zu drei Jahren. Repressalien werden mit bis zu zwei Jahren bestraft, bei beharrlichem Handeln mit bis zu drei Jahren. Die Offenlegung der Identität eines Hinweisgebers zieht bis zu ein Jahr nach sich, eine wissentlich falsche Meldung bis zu zwei Jahre, und das Versäumnis, ein konformes internes Verfahren einzurichten, wird mit einer Geldstrafe belegt.
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