Dejan Jasnic · Cofundador e Responsável de Compliance, Trusty · Mais de 20 anos em antifraude e compliance · Membro da direção do ACFE Swiss Chapter
A Lei Espanhola de Denúncias exige que as empresas disponham de um canal interno de denúncias no caso de ocorrer um ato ilícito nas instalações da empresa.
Porquê um gestor do sistema de denúncias?
O artigo 8.º da Lei de Denúncias exige a nomeação de um Gestor do Sistema para o canal de denúncias, que pode ser uma pessoa singular ou um órgão colegial. Além disso, a empresa deve designar um dos seus colaboradores para gerir e processar as comunicações perante o órgão colegial no caso de ser apresentada uma denúncia.
A Lei de Denúncias esclarece que, no caso de uma empresa do setor privado, o Gestor do Sistema será igualmente uma pessoa singular ou a entidade à qual o órgão colegial responsável tenha delegado as suas funções.
Por outro lado, no caso de grupos empresariais, a lei estabelece regras relativas aos Gestores do Sistema. Especificamente, pode ser uma pessoa para todo o grupo empresarial ou uma pessoa para cada empresa dentro do grupo.
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Nomeação do gestor do sistema de denúncias
Este Gestor do Sistema deve atuar livremente e sem receber pressões ou instruções de qualquer colega dentro da sua empresa. Se um grupo empresarial tiver vários Gestores do Sistema, estes podem trocar livremente entre si informações relevantes para o correto processamento das denúncias, desde que respeitem a confidencialidade das suas comunicações.
É importante recordar que as nomeações e destituições de Gestores do Sistema devem ser notificadas à Autoridade Independente para a Proteção de Denunciantes ou, quando aplicável, às autoridades e outros organismos regionais, justificando os motivos da nomeação ou destituição.
Nas entidades ou organizações onde já tenha sido designada uma pessoa responsável pela função de compliance ou pela gestão de políticas de integridade, este colaborador pode ser nomeado Gestor do Sistema se cumprir os requisitos estabelecidos na Lei de Denúncias.
Funções do gestor do sistema de denúncias
Nesse sentido, esta pessoa deve cumprir certas obrigações, especialmente ao processar uma denúncia interna:
- Enviar um aviso de receção da comunicação ao denunciante dentro do prazo exigido por lei.
- Responder a diligências de investigação.
- Manter a confidencialidade do denunciante em todos os momentos, inclusive perante os órgãos de gestão da empresa.
- Manter a comunicação com o denunciante no caso de serem necessárias informações adicionais sobre os factos da denúncia.
- Informar o denunciante sobre os seus direitos e as ações que pode tomar para proteger os seus direitos dentro da empresa.
- Manter sempre o respeito pela presunção de inocência e pela honra das pessoas afetadas.
- Transmitir imediatamente toda a informação relevante ao Ministério Público quando os factos puderem ser indicativos de um crime. Se os factos afetarem os interesses financeiros da União Europeia, o assunto será remetido para a Procuradoria Europeia.
Leitura relacionada: Nova Lei de Denúncia na Polónia: implicações e desafios para as empresas polacas e O papel vital dos canais de denúncia no combate à corrupção.
Perguntas frequentes
A pessoa ou órgão colegial que o artigo 8.º da Lei Espanhola de Denúncias exige que todas as empresas com um canal interno de denúncias nomeiem. Quando é escolhido um órgão colegial, a empresa designa um colaborador para gerir e processar as comunicações perante esse órgão.
Sim. A lei permite um Gestor do Sistema para todo o grupo ou um para cada empresa. Vários gestores dentro de um grupo podem trocar livremente informação relevante para o correto tratamento das denúncias, desde que seja respeitada a privacidade das comunicações.
A Autoridade Independente de Proteção do Denunciante ou, quando aplicável, as autoridades regionais competentes, indicando os motivos da nomeação ou destituição. Uma pessoa já responsável por políticas de compliance ou integridade pode assumir a função, desde que cumpra os requisitos legais.
Acusar a receção dentro do prazo legal, responder aos procedimentos de investigação, manter a confidencialidade do denunciante, inclusive perante os órgãos de gestão da empresa, manter contacto com o denunciante, informá-lo dos seus direitos, respeitar a presunção de inocência das pessoas afetadas e remeter ao Ministério Público os factos que possam constituir crime, ou à Procuradoria Europeia quando estejam em causa interesses financeiros da UE.
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