Dejan Jasnic · Cofundador e Responsável de Compliance, Trusty · Mais de 20 anos em antifraude e compliance · Membro da direção do ACFE Swiss Chapter
A sustentabilidade empresarial é uma prioridade crescente na agenda da União Europeia (UE) e, com a recente Diretiva sobre o dever de diligência das empresas em matéria de sustentabilidade (Diretiva (UE) 2024/1760 ou CSDDD), reforça-se a necessidade de as empresas operarem de forma responsável e transparente através de práticas comerciais responsáveis.
Um dos aspetos fundamentais desta diretiva é a implementação de um canal de denúncia eficaz através do qual se possam comunicar possíveis incumprimentos e riscos nas áreas dos direitos humanos e questões ambientais. Ferramentas de triagem como o QuickScreen360 ajudam as empresas a identificar esses riscos entre os seus fornecedores.
Neste artigo, exploramos os requisitos deste canal de denúncia, a sua importância e como as empresas podem cumprir estas novas obrigações.
A Trusty fornece um sistema de denúncias em conformidade para empresas com 50 ou mais funcionários, ativo em minutos.
Características gerais dos canais de denúncia das empresas
O canal de denúncia tornou-se uma ferramenta essencial para a transparência e responsabilidade corporativa. Um canal bem concebido não só cumpre os requisitos legais, como também reforça a confiança dos funcionários, clientes e outros stakeholders da organização.
Um canal de denúncia eficaz permite às empresas identificar problemas antes que estes se agravem, reduzir riscos legais e reputacionais e demonstrar um compromisso genuíno com a sustentabilidade e os direitos humanos.
As características gerais destes canais são as seguintes:
- É obrigatória a implementação de um canal de denúncias para todas as empresas com 50 ou mais funcionários, bem como para qualquer entidade ou organismo público.
- Este canal pode ser estabelecido por via digital, telefone, correio ou qualquer outro meio de comunicação semelhante.
- Os prazos estabelecidos para responder e processar denúncias internas devem ser respeitados. Para mais detalhes sobre estes prazos, consulte o nosso artigo sobre a
Transposição da Diretiva de Whistleblowing em Espanha. - É essencial garantir a confidencialidade do denunciante, independentemente do método de comunicação utilizado.
- O canal deve cumprir os regulamentos do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD).
- É necessário nomear uma pessoa ou comité para gerir e supervisionar as denúncias internas, assumindo a responsabilidade pelo canal de denúncias. Esta pessoa deve ter formação adequada em questões jurídicas, nos códigos internos da organização e na proteção de dados pessoais.
- As empresas têm a opção de externalizar o canal de denúncias, contratando este serviço a uma empresa especializada em whistleblowing, como a Trusty.
Requisitos fundamentais do canal de denúncias de acordo com a CSDDD
A diretiva estabelece vários requisitos que as empresas devem cumprir para garantir que o seu canal de denúncia é eficaz e está alinhado com os objetivos de sustentabilidade.
Eis os aspetos mais importantes:
- Acessibilidade. O canal de denúncia deve ser acessível a todas as partes interessadas (funcionários, fornecedores, etc.).
- Protocolo de utilização. É necessário desenvolver regulamentos ou protocolos que expliquem que situações podem ser comunicadas através do canal, como fazê-lo e o que esperar do processo. Deve também ser fornecida informação sobre o que não pode ser comunicado através deste canal e as consequências de fazer denúncias falsas.
- Confidencialidade e anonimato do denunciante. Mecanismos para garantir que a informação fornecida é tratada com discrição para evitar retaliações contra o denunciante.
- Independência e neutralidade. É essencial que o canal de denúncia seja gerido de forma independente, preferencialmente por uma entidade externa ou um departamento especializado dentro da empresa, para garantir a sua imparcialidade.
- Denúncias escritas e verbais. O canal de denúncias deve permitir a submissão de denúncias tanto por escrito como verbalmente. Para o efeito, pode ser criado um endereço de e-mail dedicado, uma caixa de correio de voz ou utilizado um software que integre estas funções.
- Registo e aviso de receção. Os denunciantes devem ser sempre informados de que a sua denúncia foi recebida e registada, cumprindo o prazo de 7 dias para o efeito. O responsável deve enviar o aviso de receção e remeter ao Ministério Público as denúncias em que existam indícios ou certeza de que foi cometido um crime definido no Código Penal.
- Procedimento para a eliminação de dados pessoais. É necessário estabelecer um protocolo para a eliminação de denúncias e a eliminação de dados pessoais de acordo com os regulamentos de proteção de dados.
- Revisão periódica. O canal de denúncias, juntamente com os seus protocolos e procedimentos, deve ser submetido a revisões periódicas para avaliar a sua eficácia, identificar possíveis problemas e corrigi-los. Estas revisões podem ser internas, embora as auditorias externas proporcionem maior independência e objetividade.
- Sanções. A organização deve criar um sistema disciplinar associado ao canal de denúncias para sancionar condutas ilícitas ou violações dos regulamentos internos, sempre dentro dos limites permitidos pela legislação laboral.
Em suma, a Diretiva sobre o dever de diligência das empresas em matéria de sustentabilidade (CSDDD) representa um passo significativo para a criação de um ambiente de negócios mais responsável e transparente. O estabelecimento de um canal de denúncias eficaz é um dos elementos fundamentais deste regulamento, e a sua correta implementação pode fazer a diferença na capacidade das empresas de gerir riscos e cumprir os seus compromissos de sustentabilidade.
As empresas que adotarem uma abordagem proativa e alinharem os seus canais de denúncia com os requisitos da diretiva não só cumprirão as suas obrigações legais, como também reforçarão a sua reputação e construirão relações mais fortes com os seus stakeholders. A sustentabilidade não é apenas uma tendência: é uma necessidade, e as ferramentas certas podem tornar esta transição bem-sucedida e benéfica para todos.
Leitura relacionada: Requisitos do canal de denúncias por estado dos EUA e O que é um Denunciante?
Perguntas frequentes
A Diretiva relativa ao dever de diligência das empresas em matéria de sustentabilidade, Diretiva (UE) 2024/1760. Reforça a obrigação de as empresas operarem de forma responsável e transparente, sendo um dos seus elementos fundamentais um canal de denúncia através do qual podem ser comunicados riscos e incumprimentos em matéria de direitos humanos e ambiente.
Todas as partes interessadas, não apenas os funcionários. O canal deve ser acessível a fornecedores e outros stakeholders, permitir denúncias escritas e verbais, e ser gerido de forma independente, preferencialmente por uma entidade externa ou um departamento especializado, para garantir a imparcialidade.
Confidencialidade e anonimato do denunciante para evitar retaliações, conformidade com o RGPD, registo e aviso de receção no prazo de 7 dias, um protocolo que explique o que pode e não pode ser denunciado, um procedimento para eliminar dados pessoais, revisões periódicas de eficácia e um sistema disciplinar dentro dos limites da legislação laboral.
Sim. As empresas podem contratar o canal de denúncias a um fornecedor especializado como a Trusty. Quem o gere deve ter formação em questões jurídicas, nos códigos internos da organização e na proteção de dados pessoais, e as denúncias com indícios de crime devem ser remetidas ao Ministério Público.
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