Dejan Jasnic · Co-fondatore e Responsabile Compliance, Trusty · Oltre 20 anni di esperienza in antifrode e compliance · Membro del consiglio direttivo dell’ACFE Swiss Chapter
Il software per il whistleblowing è l’unica delle tre opzioni progettata per soddisfare da sola ogni requisito della normativa UE sul whistleblowing. Una casella email e una hotline telefonica sono entrambi modi legittimi per ricevere segnalazioni, ma ciascuno lascia lacune in termini di riservatezza, controllo degli accessi, anonimato, scadenze o conservazione della documentazione, che deve colmare con processi aggiuntivi e lavoro manuale.
Ai sensi della Direttiva (UE) 2019/1937, la Direttiva UE sul whistleblowing, ogni datore di lavoro del settore privato con 50 o più dipendenti deve istituire un canale di segnalazione interno. Per i datori di lavoro con 50-249 dipendenti, questo obbligo si applica dal 17 dicembre 2023. Sono coperti anche gli enti del settore pubblico, e la legge nazionale può estendere l’obbligo alle aziende più piccole. La direttiva non indica una tecnologia specifica, quindi la scelta del canale è Sua, purché rispetti le garanzie previste dall’articolo 9. Questa guida confronta email, hotline e software dedicato requisito per requisito.
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Email e hotline lasciano lacune di compliance. Trusty Le offre un canale di segnalazione sicuro che soddisfa tutti i requisiti della Direttiva UE, pronto in meno di cinque minuti.
Cos'è un sistema di whistleblowing?
Un sistema di whistleblowing è la combinazione di canali, persone e procedure che un’organizzazione utilizza per ricevere, valutare, indagare e documentare le segnalazioni di illeciti. Il canale è solo il punto di accesso. Dietro di esso servono gestori dei casi designati, una procedura scritta, un modo per mantenere il contatto con il segnalante e un registro sicuro di ogni caso.
La direttiva lascia che ogni organizzazione scelga i propri canali. I considerando forniscono esempi: segnalazioni scritte per posta, una cassetta fisica per le segnalazioni o una piattaforma online, e segnalazioni orali tramite linea telefonica o altro sistema di messaggistica vocale. Su richiesta, il segnalante deve anche poter incontrare qualcuno di persona entro un termine ragionevole.
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Cosa richiede la normativa UE a un sistema di whistleblowing
La normativa UE richiede che un sistema di whistleblowing sia sicuro, riservato, gestito in modo imparziale e documentato, con scadenze di risposta fisse. Gli articoli 9, 16, 17 e 18 della direttiva stabiliscono sette requisiti che ogni canale deve soddisfare:
1. Modalità di segnalazione. Le persone possono segnalare per iscritto, oralmente o in entrambi i modi, e possono richiedere un incontro di persona (articolo 9, paragrafo 2).
2. Riservatezza. L’identità del segnalante, e di chiunque sia nominato nella segnalazione, non viene divulgata oltre il personale autorizzato senza il consenso esplicito del segnalante (articolo 16).
3. Accesso limitato. Il canale è progettato in modo che il personale non autorizzato non possa accedere alle segnalazioni (articolo 9, paragrafo 1, lettera a).
4. Gestione imparziale. Una persona o un dipartimento imparziale segue il caso, mantiene il contatto con il segnalante e richiede ulteriori informazioni quando necessario (articolo 9, paragrafo 1, lettera c).
5. Avviso di ricevimento entro 7 giorni. Il segnalante riceve un avviso di ricevimento entro sette giorni (articolo 9, paragrafo 1, lettera b).
6. Riscontro entro 3 mesi. Al segnalante viene comunicato quale azione è prevista o è stata intrapresa entro un termine ragionevole, non oltre tre mesi dall’avviso di ricevimento (articolo 9, paragrafo 1, lettera f).
7. Conservazione della documentazione. Ogni segnalazione viene registrata, mantenuta riservata e conservata non oltre il necessario, e i dati personali chiaramente irrilevanti vengono cancellati senza ritardo (articoli 17 e 18).
Si applicano altri due obblighi, indipendentemente dal canale scelto. Deve fornire informazioni chiare e facilmente accessibili su come segnalare esternamente alle autorità competenti (articolo 9, paragrafo 1, lettera g). E se un terzo gestisce il canale per Suo conto, cosa che la direttiva consente, le stesse garanzie si applicano a quel fornitore (articolo 8, paragrafo 5).
Le leggi nazionali partono da questa base comune. La Spagna richiede che i canali interni accettino e trattino le segnalazioni anonime, e la mancanza di un sistema interno conforme può costare a un ente giuridico fino a 1 milione di euro. La Germania non richiede che i canali accettino segnalazioni anonime, ma la mancata istituzione di un canale interno può comportare una multa fino a 20.000 €. Se impieghi persone in più di un paese, un canale anonimo con contatto bidirezionale è la scelta più sicura.
Perché un indirizzo email raramente è sufficiente per il whistleblowing
Un indirizzo email può fungere da canale di segnalazione scritta, ma da solo raramente soddisfa i requisiti di riservatezza e controllo degli accessi. La direttiva non menziona specificamente l’email. Ciò che conta è che il canale sia sicuro e che il personale non autorizzato non possa accedere alle segnalazioni.
Una casella di posta standard fatica a garantirlo per cinque motivi:
• Gli amministratori IT possono leggerla. Server di posta, backup e account amministrativi danno accesso a persone che non sono gestori dei casi.
• Il mittente è identificato. Un indirizzo email aziendale rivela il segnalante, e anche uno privato può comunque essere rintracciato.
• I messaggi arrivano alle persone sbagliate. Il completamento automatico, le regole di inoltro e le caselle condivise possono inviare una segnalazione ai colleghi, o addirittura alla persona a cui si riferisce.
• Nulla tiene traccia delle scadenze. I termini di sette giorni e tre mesi dipendono dal fatto che qualcuno se li ricordi.
• I registri sono dispersi. Risposte, inoltri e allegati si disperdono tra le caselle di posta, il che rende difficile avere un fascicolo pulito e una cancellazione conforme al GDPR.
Configurare un indirizzo email non costa nulla, ed è per questo che molti piccoli datori di lavoro iniziano da lì. Se la mantiene, limiti l’accesso alla casella ai soli gestori dei casi nominati, tienila fuori dall’accesso amministrativo generale dove possibile, registra ogni segnalazione e scadenza in un registro dei casi separato, e scrivi una procedura che spieghi come i segnalanti anonimi possano essere ricontattati.
Una hotline per il whistleblowing copre solo parte della normativa UE
Una hotline per il whistleblowing soddisfa il requisito della segnalazione orale, poiché la direttiva accetta segnalazioni per telefono o altro sistema di messaggistica vocale. Da sola, tuttavia, una linea telefonica non copre la documentazione, il follow-up o il monitoraggio delle scadenze.
Una hotline ha dei punti di forza reali. Alcune persone trovano più facile spiegare un problema parlando piuttosto che scrivendo, una chiamata non richiede un account o l’accesso a un dispositivo, e un operatore formato può porre domande di chiarimento immediatamente.
L’articolo 18 stabilisce anche regole specifiche di conservazione della documentazione per le segnalazioni orali:
• Consenso alla registrazione. Una chiamata può essere registrata solo con il consenso del segnalante, in una forma durevole e recuperabile.
• Trascrizione o verbale. Su una linea registrata, si conserva la registrazione o una trascrizione completa e accurata. Su una linea non registrata, il personale redige un verbale accurato della chiamata.
• Diritto di verifica. Al segnalante deve essere offerta la possibilità di verificare, correggere e approvare la trascrizione o il verbale firmandoli.
• Incontri di persona. Le stesse regole di consenso e documentazione si applicano quando qualcuno chiede di segnalare faccia a faccia.
Le lacune pratiche riguardano il follow-up e l’anonimato. Un segnalante anonimo non può essere ricontattato a meno che non gli venga fornito un modo per ricollegarsi, e una voce riconoscibile può identificare qualcuno in un team ristretto. Le linee presidiate costano anche di più man mano che si aggiungono lingue e orari di apertura, e al di fuori di tali orari le segnalazioni restano in una casella vocale che comunque deve essere protetta e registrata.
Cos'è il software per il whistleblowing?
Il software per il whistleblowing è una piattaforma online sicura dove le persone inviano segnalazioni e i gestori dei casi designati le gestiscono dalla presa in carico alla chiusura. Riunisce in un unico posto il modulo di segnalazione, la comunicazione bidirezionale con il segnalante, il fascicolo del caso, il monitoraggio delle scadenze e il registro di controllo. Poiché la piattaforma si trova al di fuori dei sistemi di posta elettronica e dei file dell’azienda, solo i gestori dei casi che nomini possono aprire le segnalazioni.
Come il software per il whistleblowing soddisfa i requisiti di legge
Il software per il whistleblowing soddisfa i requisiti di legge integrandoli nel flusso di lavoro, in modo che la compliance non dipenda dalla disciplina individuale. Una buona piattaforma copre ogni requisito così:
• Modalità di segnalazione. Un modulo web gestisce le segnalazioni scritte, e la messaggistica vocale gestisce quelle orali.
• Riservatezza e accesso. Le segnalazioni risiedono al di fuori del sistema di posta aziendale, e solo i gestori dei casi nominati possono aprirle.
• Anonimato con follow-up. Il segnalante riceve un codice di accesso e torna in una casella privata per rispondere alle domande, senza fornire un nome o un indirizzo email.
• Scadenze. Ogni caso mostra il proprio stato e le proprie date, così i termini di sette giorni e tre mesi sono visibili.
• Registri. Ogni azione viene registrata nel caso, così disponi di un unico fascicolo da mostrare a un’autorità o a un tribunale.
• Lingue ed entità. Un’unica piattaforma può servire più paesi, con un team di gestione casi separato per ogni entità giuridica.
Il rovescio della medaglia è il costo dell’abbonamento, oltre a una breve configurazione. Per la maggior parte dei datori di lavoro sopra la soglia dei 50 dipendenti, questo richiede meno sforzo rispetto a costruire e mantenere le stesse garanzie attorno a una casella di posta o a una linea telefonica, e la cronologia dei casi Le fornisce la prova della compliance se un’autorità lo richiede.
Software per il whistleblowing vs. email vs. hotline: il confronto
Il software soddisfa tutti e sette i requisiti di legge senza processi aggiuntivi, mentre email e hotline ne soddisfano solo alcuni e richiedono soluzioni di ripiego per gli altri.
Requisito | Casella email | Hotline telefonica | Software per il whistleblowing |
|---|---|---|---|
Segnalazioni scritte | Sì | No | Sì |
Segnalazioni orali | No | Sì | Sì, con messaggistica vocale |
Riservatezza dell'identità | Debole: l'indirizzo del mittente è visibile | Parziale: la voce può identificare | Sì |
Accesso limitato ai gestori dei casi | Difficile: gli amministratori IT possono accedere alle caselle di posta | Dipende da chi risponde | Sì, in base al ruolo |
Segnalazione anonima con follow-up | No | Nessun modo per ricontattare | Sì, tramite una casella privata |
Scadenze di 7 giorni e 3 mesi | Monitorate manualmente | Monitorate manualmente | Visibile su ogni caso |
Conservazione della documentazione | Dispersa tra le caselle di posta | Richiede consenso, trascrizione e approvazione | Un unico fascicolo registrato |
Più lingue ed entità | Una casella di posta per team di gestione casi | Costo del personale più elevato | Un'unica piattaforma |
Impegno di configurazione | Pochi minuti, più procedure scritte | Da giorni a settimane | Minuti |
I tre non si escludono a vicenda. Molti datori di lavoro usano il software come canale principale e aggiungono un’opzione telefonica per chi preferisce parlare. Se combini i canali, faccia confluire ogni segnalazione nello stesso sistema, così scadenze e registri restano in un unico posto.
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Come scegliere un sistema di whistleblowing
Scelga il sistema di whistleblowing che soddisfa i requisiti di legge in ogni paese in cui impieghi 50 o più dipendenti, poi confronta in base allo sforzo e al costo. Otto domande bastano per la maggior parte delle scelte:
1. Le persone possono segnalare sia per iscritto che a voce?
2. Qualcuno può segnalare in modo anonimo e comunque rispondere a domande di follow-up?
3. Chi, personale IT incluso, può tecnicamente accedere a una segnalazione?
4. Il sistema mostra le scadenze di sette giorni e tre mesi per ogni caso?
5. Produce un registro completo e con marca temporale di ogni caso?
6. I dati sono ospitati nell’UE o nello SEE, e può cancellarli secondo il calendario di conservazione previsto?
7. Copre ogni lingua parlata dal Suo personale?
8. Ogni entità giuridica può avere i propri gestori dei casi e diritti di accesso?
Un no alla domanda 3 o 5 è una lacuna di compliance ovunque nell’UE, perché il controllo degli accessi e la conservazione della documentazione derivano dalla direttiva stessa. Un no alla domanda 2 è una lacuna nei paesi che richiedono la segnalazione anonima, come la Spagna. Le domande dalla 6 alla 8 contano soprattutto per i gruppi con personale in più paesi.
Software per il whistleblowing consigliato
Trusty è un software per il whistleblowing progettato in base alla direttiva UE sul whistleblowing, e istituisce un canale di segnalazione interno in meno di cinque minuti. Risponde sì a tutte e otto le domande sopra:
• Segnalazioni scritte e vocali. Un modulo online e messaggi vocali nel browser, con alterazione della voce in modo che chi parla non possa essere riconosciuto.
• Contatto anonimo bidirezionale. I segnalanti tornano in una casella privata con un codice di accesso, così i gestori dei casi possono porre domande senza scoprire chi sono.
• Accesso controllato. Permessi basati sui ruoli, con gestione separata dei casi per ogni entità giuridica.
• Scadenze e registri. Una dashboard dei casi, una marca temporale qualificata eIDAS su ogni segnalazione e un registro di controllo a prova di manomissione.
• Hosting nell’UE. I dati sono ospitati in data center certificati ISO/IEC 27001 in Germania.
• Pronto all’uso. Sono inclusi modelli di policy di compliance e formazione per i dipendenti.
• Opzione telefonica. Si può aggiungere una hotline per i team che la desiderano.
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Domande frequenti sui sistemi di whistleblowing
No. La normativa UE richiede un canale di segnalazione interno per i datori di lavoro con 50 o più dipendenti, ma non impone l'uso di un software. Il software è semplicemente il modo più semplice per rispettare contemporaneamente le regole su riservatezza, scadenze e conservazione della documentazione.
Un indirizzo email può essere considerato un canale scritto, ma solo se il personale non autorizzato, compresi gli amministratori IT, non può accedere alle segnalazioni. Una casella di posta aziendale standard di solito non supera questo test senza controlli aggiuntivi.
No. La direttiva consente ai datori di lavoro di offrire la segnalazione scritta, quella orale o entrambe. Una hotline è un modo per offrire la segnalazione orale, e la messaggistica vocale è un'altra opzione.
Dipende dal paese. La direttiva lascia la decisione agli Stati membri, e la Spagna richiede ai datori di lavoro di accettare segnalazioni anonime. I segnalanti anonimi che vengono successivamente identificati sono protetti in tutta l'UE.
Sì. La direttiva consente che un canale sia gestito da terze parti esterne. Il datore di lavoro rimane responsabile della riservatezza, del follow-up e delle scadenze.
Un sistema di whistleblowing è l'intero processo di ricezione, gestione e documentazione delle segnalazioni. Una hotline è uno dei canali di accesso a quel sistema, limitato alle chiamate telefoniche.
La configurazione della piattaforma richiede pochi minuti. Con Trusty, un canale di segnalazione interno è pronto in meno di cinque minuti; dopodiché aggiungi i gestori dei casi, le lingue e la policy.
Il costo dipende dal canale: l'email non prevede costi di licenza ma richiede processi manuali, il costo di una hotline presidiata cresce con lingue e orari, mentre il software è un abbonamento. Trusty offre una prova gratuita di 7 giorni.
Fonti
• Direttiva (UE) 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione, EUR-Lex
• Trusty, informazioni sul prodotto
• Ley 2/2023 sulla protezione delle persone che segnalano violazioni normative, Spagna, BOE
• Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), Germania
Questo articolo fornisce informazioni generali e non costituisce consulenza legale.
alla Direttiva UE e al GDPR
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