Dan Ostergaard · Co-fondatore, Trusty · Ex responsabile globale della compliance di Novartis · Fondatore di PolicyStore
Perché i dipendenti non leggono le policy di compliance?
I dipendenti non ignorano le policy di compliance perché non hanno a cuore la conformità. Le ignorano perché le policy sono spesso difficili da consultare, troppo lunghe, scritte in un linguaggio legale complesso e archiviate in sistemi obsoleti come PDF, allegati e-mail o cartelle condivise.
La soluzione non è scrivere più policy. È rendere quelle esistenti più facili da trovare, capire e utilizzare.
Le organizzazioni che offrono ai dipendenti un portale di compliance centralizzato e ottimizzato per i dispositivi mobili, sintesi concise delle policy e una formazione coinvolgente hanno molte più probabilità di costruire una vera cultura della conformità.
Il vero problema non è il coinvolgimento dei dipendenti
Una delle lamentele più comuni tra i professionisti della compliance è:
“Nessuno legge le nostre policy.”
È una realtà frustrante. Si passano ore, o addirittura settimane, a sviluppare policy, rivedere i requisiti legali e ottenere approvazioni, solo per far sparire quei documenti in un drive condiviso dove vengono aperti raramente.
Ma ecco la scomoda verità:
Il problema di solito non sono i Suoi dipendenti. È il modo in cui le informazioni sulla compliance vengono fornite.
Pensi a come le persone consumano le informazioni oggi.
Si aspettano risposte istantanee.
Cercano prima di sfogliare.
Usano i loro telefoni tanto quanto i loro computer.
Preferiscono spiegazioni brevi prima di leggere documenti lunghi.
Eppure molte organizzazioni distribuiscono ancora le policy di compliance come file PDF statici allegati alle e-mail o sepolti da qualche parte nell’intranet aziendale.
Non sorprende affatto che il coinvolgimento rimanga basso.
Perché la gestione tradizionale delle policy non funziona
La maggior parte delle organizzazioni non ha carenza di policy.
Piuttosto, ha una carenza di accessibilità.
I dipendenti si pongono spesso domande come:
Quale versione di questa policy è quella attuale?
Dove posso trovare la nostra Policy Anti-Corruzione?
Questa procedura è cambiata di recente?
Questa policy si applica al mio ufficio o al mio paese?
Chi devo contattare se ho domande?
Quando le risposte non sono immediatamente disponibili, i dipendenti improvvisano.
Chiedono ai colleghi.
Si affidano alla memoria.
Oppure continuano a lavorare senza controllare affatto la policy.
Ognuna di queste situazioni aumenta il rischio di compliance.
La compliance dovrebbe essere facile da consultare
La compliance non dovrebbe mai dipendere dal fatto che qualcuno si ricordi dove è stato salvato un documento.
I dipendenti dovrebbero poter accedere alle policy da ovunque, su qualsiasi dispositivo, ogni volta che ne hanno bisogno.
Sia che qualcuno lavori in ufficio, da remoto, viaggi frequentemente o visiti i siti dei clienti, l’ultima versione di ogni policy dovrebbe essere sempre disponibile in un unico luogo centrale.
Invece di chiedersi se stiano leggendo la Versione 4 o la Versione 7, i dipendenti dovrebbero avere la certezza di visualizzare la guida più aggiornata.
L’accessibilità non è più una comodità.
È una parte fondamentale di un programma di compliance efficace.
Il problema non sono le policy lunghe, ma le introduzioni lunghe
Le policy di compliance spesso devono essere dettagliate.
Obblighi legali, riferimenti normativi, responsabilità e procedure hanno tutti il loro posto.
La sfida è che i dipendenti raramente hanno bisogno di ogni dettaglio immediatamente.
La maggior parte delle persone vuole semplicemente capire:
Cosa copre questa policy?
Perché è importante?
Cosa ci si aspetta che io faccia?
Dove posso trovare maggiori informazioni?
Fornire una sintesi concisa all’inizio di una policy permette ai dipendenti di afferrare l’essenziale in pochi secondi, pur mantenendo l’accesso al documento completo ogni volta che sono richiesti maggiori dettagli.
Questo migliora la comprensione senza sacrificare l’accuratezza.
I dipendenti hanno bisogno di guida, non di altri documenti
Pubblicare una policy non crea automaticamente consapevolezza.
Né garantisce la comprensione.
La compliance funziona quando i dipendenti possono passare facilmente dalla lettura di una policy alla sua comprensione, per poi dimostrare di averla compresa.
Formazione interattiva, conferme di lettura, certificazioni e ripassi periodici aiutano a trasformare la compliance da un esercizio di comunicazione una tantum in un processo di apprendimento continuo.
Invece di sperare che i dipendenti abbiano letto un’e-mail inviata sei mesi fa, le organizzazioni possono fornire un accesso continuo a guide e materiali didattici aggiornati ogni volta che sorgono domande.
Non può migliorare ciò che non può misurare
Uno dei maggiori punti deboli della gestione tradizionale delle policy è la mancanza di visibilità.
Dopo aver inviato una policy via e-mail, la maggior parte delle organizzazioni non ha idea di cosa succeda dopo.
L’hanno letta?
Quali policy ricevono più attenzione?
Ci sono uffici che improvvisamente cercano informazioni su molestie, conflitti di interesse o regali e ospitalità?
Capire come i dipendenti interagiscono con i contenuti di compliance può fornire informazioni preziose.
Ad esempio, un aumento inaspettato delle visualizzazioni di una policy sulle molestie sul posto di lavoro in una sede può indicare che i dipendenti stanno cercando attivamente una guida prima che le preoccupazioni vengano segnalate formalmente.
Sebbene l’analisi delle policy non sostituisca le indagini o le segnalazioni di whistleblowing, può aiutare i team di compliance a individuare tendenze in anticipo e a rispondere in modo proattivo.
La compliance moderna riguarda l'accesso continuo
La compliance non è più un evento annuale.
I dipendenti hanno bisogno di risposte durante tutto l’anno, non solo durante l’onboarding o la formazione annuale.
Le policy si evolvono.
Le normative cambiano.
Emergono nuovi rischi.
Le organizzazioni si espandono in nuovi mercati.
Le informazioni sulla compliance dovrebbero evolversi altrettanto rapidamente.
Un moderno programma di compliance mantiene policy, formazione, conferme e strumenti di segnalazione collegati in un unico posto, così i dipendenti sanno sempre dove rivolgersi per informazioni affidabili.
Un modo migliore per gestire le policy di compliance
Invece di distribuire documenti statici su più sistemi, molte organizzazioni si stanno orientando verso piattaforme di compliance centralizzate che riuniscono la gestione delle policy, la formazione dei dipendenti e le risorse di conformità.
Trusty Compliance App è pensata proprio con questo approccio.
Le organizzazioni possono creare un portale di compliance personalizzato con il Suo marchio dove dipendenti e partner commerciali hanno accesso immediato a policy aggiornate, moduli di formazione, risorse per il whistleblowing e altre informazioni di compliance da qualsiasi dispositivo.
Invece di leggere pagine di testo legale prima di trovare le informazioni di cui hanno bisogno, i dipendenti possono iniziare con sintesi delle policy generate dall’IA che spiegano i punti chiave in un linguaggio semplice, prima di collegarsi direttamente alla policy completa.
I moduli di formazione possono essere generati a partire dalle policy dell’organizzazione, consentendo ai dipendenti di completare l’apprendimento interattivo, confermare i requisiti importanti e ricevere certificati al termine del corso.
Dietro le quinte, i team di compliance ottengono una visibilità preziosa attraverso analisi che mostrano come vengono utilizzate le policy, dove il coinvolgimento è più alto e quali aree potrebbero richiedere ulteriore attenzione.
Cosa più importante, ogni aggiornamento diventa immediatamente disponibile in tutta l’organizzazione, eliminando PDF obsoleti, versioni duplicate e lavoro amministrativo non necessario.
La compliance dovrebbe essere costruita intorno alle persone
Per decenni, i programmi di compliance si sono concentrati sulla produzione di documenti.
Il futuro della compliance è diverso.
Si concentra sull’aiutare le persone a prendere decisioni informate.
Quando le policy sono facili da consultare, semplici da capire e supportate da una formazione coinvolgente, i dipendenti sono molto più propensi a usarle.
La tecnologia da sola non creerà una cultura della conformità.
Ma rimuovere le barriere non necessarie è uno dei punti di partenza più efficaci.
Le organizzazioni che avranno successo non saranno necessariamente quelle con i manuali di policy più lunghi.
Saranno quelle che renderanno la compliance parte del lavoro quotidiano.
Domande frequenti
I motivi più comuni includono la scarsa accessibilità, documenti lunghi, linguaggio legale complesso, metodi di distribuzione obsoleti e difficoltà nel trovare l'ultima versione. Rendere le policy più facili da consultare e da capire migliora sensibilmente il coinvolgimento.
Un portale digitale centralizzato per la compliance è generalmente più efficace della distribuzione delle policy come PDF o allegati e-mail. I dipendenti possono sempre accedere all'ultima versione da un unico luogo affidabile.
Le organizzazioni possono migliorare la compliance combinando policy accessibili, sintesi concise, formazione interattiva, promemoria regolari e canali di segnalazione chiari. Misurare il coinvolgimento dei dipendenti aiuta inoltre a individuare dove è necessario un supporto aggiuntivo.
Trusty Compliance App è una piattaforma centralizzata che offre a dipendenti e partner commerciali un accesso semplice a policy di compliance, formazione, conferme di lettura, risorse per il whistleblowing e altri strumenti di compliance da qualsiasi dispositivo. Scoprila qui.
La nostra piattaforma La aiuta a generare sintesi delle policy, creare verifiche di conoscenza, redigere domande di formazione, tradurre i contenuti in più lingue e ridurre il tempo necessario per creare e mantenere i programmi di formazione sulla compliance.
Letture correlate: formazione sulla compliance per i dipendenti che dimostra la comprensione, perché nessuno segue le policy che ha, e la Compliance App per la distribuzione delle policy e la conferma di lettura.
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